株式会社LOCUS取材日 2018年5月29日

支払通知書の活用で、取引先であるフリーランスの負担も軽減。月次決算早期化にもつながりました。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 関東地方 | 業種 広告・メディア
株式会社LOCUS

2010年の創業以来、質の高い動画の企画・制作でマーケットを牽引している株式会社LOCUS様。制作を担う約600人のクリエイターはフリーランスも多く、請求書が届かなかったり不備があったりといった課題があったそうです。『BtoBプラットフォーム 請求書』『通知書機能』で、正しい内容の請求書を簡単に受け取れるようになったという活用方法を、情報システム部 部長とご担当者の方々に伺いました。

ココがPOINT!

いつまでも届かない請求書。確定できない月次決算

― まず、事業内容を教えてください。

情報システム部 部長(以下、部長):弊社は、動画を起点としたコンサルティングを行う、動画マーケティング会社です。企業の採用や教育・研修、プロモーションやブランディングなど、クライアント様の目的にあわせた動画を制作しています。お取引先は大手上場企業から新進ベンチャー、自治体など、1,000社を超えています。

質の高い動画制作を支えるのが、書類選考と面接で厳選した、フリーランスのクリエイターの皆さんです。映像ディレクター、カメラマン、スタイリスト、ナレーターといったさまざまな職種のクリエイター約600名に登録いただいています。各クリエイターの特性を把握している社内のプロデューサーが、案件ごとに適したクリエイターを選んでチームを組み、制作を行うのです。

情報システム部 部長情報システム部 部長

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』では、『通知書機能』を利用されていますね。

部長:クリエイターへお支払いする金額の通知に、『通知書機能』を使っています。弊社が送った支払金額通知書を、クリエイターは画面上で確認し、内容が正しければボタンひとつでそのまま請求書として返送します。通知から請求書の発行・受取まで、Web上で完結する仕組みです。

取引先がフリーランスの場合、請求書関連業務に通常の企業間取引とは違った難しさがあり、その課題を改善するために導入しました。

― どのような課題があったのでしょうか?

セールス&クリエイティブ局 オペレーショングループ マネージャー(以下、マネージャー):クリエイターへのお仕事の依頼は、案件を担当するプロデューサーが行います。自社システムに案件の依頼内容や報酬金額などを入力して案件依頼書を発行し、クリエイターはそれをメールで受け取ります。案件が終了したら、クリエイターは当月のうちに依頼書の内容に基づいて、弊社が用意したエクセルの請求書フォーマットに必要事項を入力して印刷、捺印した請求書を郵送する、これが請求書を受け取るまでのフローでした。

しかし実際は、プロデューサーはクリエイターに電話で案件の内容や報酬金額を伝えて打診を行うため、自社システムへの入力や依頼書の送付を忘れている場合もありました。そのためクリエイターは請求内容がわからず、請求書を当月内に送ることができないといった事態が発生していました。

セールス&クリエイティブ局 オペレーショングループ マネージャーセールス&クリエイティブ局
オペレーショングループ マネージャー

クリエイターに依頼した内容が、自社システムに正しく入力されていれば、請求書が届いているか否かを把握することができますが、入力されていなければ、依頼が発生しているかどうかもわかりません。そのため、毎月、どの案件にどれだけの支払いが発生しているのか正しく把握できない状態が続いていました。

情報システム部 ITサポートグループ担当(以下、システム担当):エクセルで作成した弊社指定の請求書フォーマットは個人事業主向けの場合、報酬から源泉所得税を差し引いた金額が請求金額になるよう、関数を入れています。ところが、関数を消してしまって源泉所得税の計算ができないとか、そもそもオフィスソフトがパソコンに入っておらずファイルを開けないといった問い合わせの電話が、よくクリエイターからありました。

マネージャー:源泉所得税が差し引かれていない独自形式の請求書を送ってくるケースや、捺印漏れなどのケアレスミスもありました。受け取る請求書は月100~120枚ですが、大半の請求書に不備があったため、負担は大きかったです。

クリエイターに修正してもらうのも時間がかかりますし、いつ誰からどの請求書が届くかわからないのはストレスでした。請求書が揃わないと経理部へまわすことができず、締め日を設けていても期日までにすべての請求書が届くこともないため、月次の支払い額は25日に概算で確定させていました。

情報システム部 ITサポートグループ担当情報システム部
ITサポートグループ担当

社内ルールの徹底と通知書発行で、月次決算の確定が半月早まる

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』はどのように導入していきましたか?

マネージャー:最初に、通知書の機能を使えば、クリエイターから簡単に請求書を発行してもらえると知った時、「これだ!」と思いました。

システム担当:自社システムを『BtoBプラットフォーム 請求書』と連携させる改修を担当しました。クリエイターが法人か個人か、また請求額により源泉徴収額を変更する必要があるため、自社システムとBtoBプラットフォームの仕様を見比べながら、慎重に改修を行いました。さほど期間はかかりませんでした。

マネージャー:導入を期に、クリエイターへの発注から請求書の受取までのフローを見直しました。まずは、プロデューサーの案件データの入力を、遅くとも支払い当月の月初5営業日目までに終えるよう徹底しました。その内容をCSVデータで『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードして支払通知書を発行し、それをクリエイターが返送手続きを行うと、請求書として弊社に届きます。

これまでのように請求書を待つのではなく、通知書発行の段階で支払い金額が確定します。プロデューサーは期日までにクリエイターへの依頼内容を自社システムに入力するよう意識を変えてくれ、いつ届くかわからないクリエイターからの請求書を待つこともなくなりました。

部長:請求書の到着を待たずに、発行した通知書の内容が支払い額として確定するので、月次決算が月初の7営業日で確定できるようになりました。これまで25日頃まで金額が確定できなかったので、10日から半月ほど短縮されたことになります。

取引先の負担も軽減。ストレスからの開放

― 導入による効果は実感されていますか?

マネージャー:大満足です。戻ってくる請求書は支払通知書の内容そのものですから、中身を確認する必要もありません。不備は指摘するのもされるのも、双方にストレスがかかります。以前は、請求書を開封した瞬間に不備がわかると、つらかったです。

クリエイターの皆さんには、マニュアルをお送りしてBtoBプラットフォームへの利用登録をお願いしました。フリーランスという働き方のため他にも仕事を持っていて忙しい方も多く、最初は印影登録がなかったり、銀行口座情報がなくてエラーになることもありました。しかし、一度情報を登録すれば送られてきた通知書を確認して、ボタンひとつ押すだけで請求書を返送したことになるという点に驚かれた方もいらっしゃいます。「紙で送らなくていいんですか?」というお問い合わせも受けました。

今は、皆さん喜んでくださっていて、お会いする機会があった時には、口々に「請求書の発行が楽になった」とおっしゃってくださいます。嬉しいですね。

システム担当:導入後は請求書に関する問い合わせの電話も、ぱったりなくなりました。通知書はWeb上で確認できるので、それぞれのパソコンの動作環境に関係なく利用できるのがいいですね。

― 今後、取り組んでいきたいことがあれば教えてください。

部長:導入からちょうど1年経ちますし、弊社の会計システムとの連携も視野にいれています。実現すれば、支払通知書の発行から支払いまで一本化でき、ますます便利になるのではないかと思っています。

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株式会社LOCUS
設立2010年4月2日
事業内容動画制作・映像制作・動画コンサルティング
代表代表取締役社長 瀧 良太
本社所在地東京都渋谷区道玄坂2-10-7 新大宗ビル2号館15階
企業サイトhttps://www.locus-inc.co.jp/
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