取引先へ協力を依頼し、全取引の7割の請求書を電子化。
作業時間も大幅に短縮しコスト削減につながりました。

― 事業内容を教えてください。

弊社は、自動車の足まわりをドレスアップする、カスタムホイールなどの企画開発型商社です。委託製造のオリジナル商品を販売するだけでなく、代理店として幅広いメーカーのパーツを取り扱っています。ホイールメーカーと認識されることも多いのですが、商社機能とメーカー機能を兼ね備えた事業展開で、取り扱う商品は、自社ブランドだけで200イテムほど、他社をあわせると数え切れません。ホイールという商品は、同じデザインでも大きさや幅、色など様々な組み合わせで何百通りと規格が変わるので、アイテム数が非常に多くなるのが特徴です。

1,600社あまりあるお取引先は、大手タイヤメーカーやその販売会社、小売店が中心です。小売店は全国規模の大手カー用品店から小さなタイヤショップまで幅広く網羅しており、近年は通信販売を手がけるタイヤショップなどとのお取引も増えています。インターネットの発達で、地元に取り扱い店舗がない遠隔地のエンドユーザー様でも通販で購入し、それをタイヤショップなどで組み付けてもらうスタイルが増えているようです。通販店は大量に仕入れて安く販売するため、請求書の明細も膨大な枚数になります。多い時は1社で明細が120枚あまりにのぼることもありました。

― 請求書の発行業務は相当な負担になりそうですね。

全国12拠点ある営業所の請求書を、本社が集約して発行しています。紙で発行していた時は人手が足りず、月末締めは近隣営業所の経理担当者を駆り出すほどでした。月初の第1営業日に基幹システムで請求データを作り、翌営業日で3～4人が終日かけて発送作業を行っていました。

A4の請求書をプリントして、折り機にかけて封詰めする作業だったのですが、取引先が多岐に渡ると送り方もそれぞれご要望があります…