自動車用アルミホイールを主軸に、自動車部品・用品を販売する株式会社ウェッズ様。独自性の強い自社ブランドを中心に、豊富なアイテムを扱っておられます。取扱品目の多さから請求書の明細は膨大で、1社で100枚を越えることもあったといいます。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入がもたらした効率化と、取引先の高い電子化率への工夫を、担当者のお2人に伺いました。
ココがPOINT!
-
1
毎月2200枚も印刷していた紙の量が大幅減
-
2
取引先が請求書をすぐに受け取れるため、FAX送信が不要に
-
3
請求明細をデータでダウンロードでき、取引先の入力業務がラクに
膨大なアイテム数と取引先数で、請求書を月に2200枚発行
事業内容を教えてください。
経理部 係長（以下、係長）：
弊社は、自動車の足まわりをドレスアップする、カスタムホイールなどの企画開発型商社です。委託製造のオリジナル商品を販売するだけでなく、代理店として幅広いメーカーのパーツを取り扱っています。ホイールメーカーと認識されることも多いのですが、商社機能とメーカー機能を兼ね備えた事業展開で、取り扱う商品は、自社ブランドだけで200アイテムほど、他社をあわせると数え切れません。ホイールという商品は、同じデザインでも大きさや幅、色など様々な組み合わせで何百通りと規格が変わるので、アイテム数が非常に多くなるのが特徴です。
1,600社あまりあるお取引先は、大手タイヤメーカーやその販売会社、小売店が中心です。小売店は全国規模の大手カー用品店から小さなタイヤショップまで幅広く網羅しており、近年は通信販売を手がけるタイヤショップなどとのお取引も増えています。インターネットの発達で、地元に取り扱い店舗がない遠隔地のエンドユーザー様でも通販で購入し、それをタイヤショップなどで組み付けてもらうスタイルが増えているようです。通販店は大量に仕入れて安く販売するため、請求書の明細も膨大な枚数になります。多い時は1社で明細が120枚あまりにのぼることもありました。
請求書の発行業務は相当な負担になりそうですね。
係長：
全国12拠点ある営業所の請求書を、本社が集約して発行しています。紙で発行していた時は人手が足りず、月末締めは近隣営業所の経理担当者を駆り出すほどでした。月初の第1営業日に基幹システムで請求データを作り、翌営業日で3～4人が終日かけて発送作業を行っていました。
経理部 課長代理（以下、課長代理）：
A4の請求書をプリントして、折り機にかけて封詰めする作業だったのですが、取引先が多岐に渡ると送り方もそれぞれご要望があります。複数の拠点の分をまとめて送ってほしいとか、別の住所に送ってほしいとか。明細が多いと封筒には入りきらないので、レターパックで送っていました。
係長：
枚数が多いと誤発送のリスクも高まります。間違いは絶対にあってはならないので、時間的な余裕もない中、緊張を強いられながら作業していました。発行業務のアウトソーシングもいくつか検討したのですが、あまりにも取り扱いアイテムが多く明細も膨大なため、圧着ハガキを使うようなサービスでは対応できませんでした。専用システムを導入しようと見積りもとってみましたが、開発にかなり時間がかかるうえ初期コストが何百万円にもなるので断念しました。請求書業務の効率化は無理かと、あきらめかけていたのです。
目指していた効率化を低コストで実現。取引先の7割が電子化へ。
『BtoB プラットフォーム 請求書』を選ばれた理由は何ですか？
係長：
上司から「こういうものがある」とパンフレットが回ってきたのがきっかけです。当初は、今まで検討して見送ってきたアウトソーシング企業のひとつかと、あまりポジティブではなかったのですが、目を通してみると、Web上で見る請求書のフォーマットが紙で発行している請求書の体裁に近いことに興味をひかれました。さらに話を伺い、弊社の基幹システムと簡単に連携できるうえに導入費用がほぼかからない点も、大きなポイントになりました。
導入の効果はいかがですか？
係長：
これまで3～4人で毎回10時間ほどかけて行っていた業務が、2人ですむようになりました。時間に余裕をもってやっても3時間ほどの作業です。今は、月初の第1営業日に請求データを作ったら、それを夕方までに『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードし、ボタンひとつで発行できるのはとても便利ですね。
課長代理：
忙しいと、なかなか細かいところをチェックするのは大変なので、誤発送などのミスの心配がなくなったのも嬉しいですね。明細が多いお客様は、紙でお送りした後に、エクセルでも送ってほしいというご要望があったのですが、『BtoB プラットフォーム 請求書』ならお客様ご自身でCSVファイルをダウンロードしていただけるのも便利です。
係長：
発行した請求書をお客様にすぐご確認いただけるのは非常に大きいと思います。これまで本社のある東京から全国に郵送していましたので、遠隔地は届くまで数日遅れが生じます。早くほしいというお客様には、あらかじめFAXでお送りすることもありました。速達で送ったり、大量の明細をレターパックで送ったりという個別対応は、手間もコストもかかっていました。明細の枚数が多くなるような主要なお取引先ほど電子化が進み、今は全取引の約7割が電子化されています。これまでどおり紙でお送りしているのは、規模も小さくパソコンも持っていないというお客様なので、手間やコストはほぼゼロになっています。
事前のフォローで取引先もスムーズに移行。業界全体への広がりを期待
全取引の7割を電子化されるにあたり、何か工夫されたことはありますか？
係長：
電子化は正直なところ、こちらからお願いして対応していただいているというイメージもあったので、スムーズな移行を促せるようなフォロー体制を整えることを意識しました。具体的には、お問い合わせの時間を確保しやすい時間帯に、電子化のご案内FAXを送信するようにしました。また、営業所に問い合わせが行っても対応窓口を本社に一本化することで、各営業所の負担を減らし、どのお問い合わせにも差異のない対応ができるようにしました。
課長代理：
我々も手探り状態でしたが、納得のいく回答ができなくて電子化が進まないという状況は避けたいと思っていました。お問い合わせをいただいたお客様はほとんど、ご納得されて、FAXでのご案内でそのまま登録していただきました。
係長：
長年のおつきあいのあるお取引先が多いので、その信頼関係もあったのではないでしょうか。
今後の取り組みを教えてください。
係長：
電子請求書は発行側だけでなく、受取側も便利だと思います。弊社も一部で導入しており、最初は違和感があっても慣れてくるとこちらの方が便利だと感じるようになりました。紙で保管しなくてもよいうえに、何カ月も前の請求書でも見たいと思えば検索してすぐ見つけられますし、メリットは多いです。電子化の良さはもっと広めていきたいですね。
課長代理：
弊社との電子取引での受取をきっかけに、電子発行システムの導入を検討しはじめたお客様もいらっしゃいます。共通で使う取引先が増えるほど『BtoB プラットフォーム』の便利さは加速していくと実感しており、今後は業界全体で電子化を盛り上げていければと思っています。
※掲載内容は取材当時のものです。
シェアする
