株式会社アスク取材日 2018年6月27日

請求書の受取・発行ともに、ペーパーレスを実現。
社内フローの電子化で、承認スピードが大幅に上がりました。

利用サービス 請求書(受取・発行) | エリア 関東地方 | 業種 生活サービス
株式会社アスク

高級マンションのフロントで見かけるようになった、マンションコンシェルジュ。株式会社アスク様はそのフロントサービスの先駆けとして、業界を牽引されています。取引先も多いため、請求書の受取・発行で毎月大量の社内書類が発生していましたが、Webで一元管理することで、フローの改善にもつながったそうです。その効果について、経理財務部のみなさまに伺いました。

ココがPOINT!

課題は毎月発生する膨大な紙の量と10人がリレーする承認フロー

― まず、業務内容を教えてください。

執行役員 経営支援本部長 経営企画室長:弊社は1991年の創業以来、マンションでの暮らしやオフィスの従業員をサポートするフロントサービス事業を展開しています。全国に現在約870物件あるマンションにフロントカウンターを設置し、コンシェルジュと呼ぶスタッフが、クリーニングのお預かりや宅配の取次などの生活支援を行っています。物件によってはマンション内ミニショップや、焼き立てパンをご提供するカフェなどもありますし、おもてなしのノウハウを活用した、オフィス向け、法人・自治体向けのフロントサービスもはじめました。

目指しているのは単純に人を置くだけではない、コミュニケーションの要となるサービスです。マンションの場合、デベロッパーと共にマンションが建つ前の段階から、実際にここにお住まいになったらどういうニーズがあるか検討することもあります。たとえば、子育て世代の方が多くお住まいの物件であれば、年間を通じてイベントの企画などもご提案しています。

執行役員 経営支援本部長 経営企画室長執行役員 経営支援本部長
経営企画室長

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されたのはなぜですか?

経理財務部長(以下、部長):請求書は、サービスを提供する上で必要な食品や備品などの仕入先、イベント業者などから受け取る一方、デベロッパーやマンション管理組合などへ発行しています。『BtoBプラットフォーム 請求書』はその両方で利用しており、それが弊社の主要な取引先ということになります。しかし、本当のお客様はその先の、実際にサービスを受けられるマンション居住者様です。

昨今の「働き方改革」の一環としても、煩雑で手間のかかる870件近い物件に関する請求書の受取・発行を効率化する。そこで生まれた時間を有効に使い、マンション居住者様に対しての付加価値につなげていくことを考える必要があると思ったのが、導入を検討したきっかけです。

経理財務部長経理財務部長

― 請求書業務でどのような苦労がありましたか?

経理財務部 課長(以下、課長):まず受取業務からお話しますと、取引先は全国に約600社あり、毎月400社ほどと取引が発生しています。

請求書は各部署の担当者が受け取った後、「支払依頼書」という書類を添付して社内承認にまわします。支払依頼書は承認者の押印のために1社につき必ず1枚作成しなければならず、手間も時間もかかります。

経理は承認フローを経て届いた請求書を一度エクセルに入力し、会計ソフトに取り込みます。2人がかりで3~4日かかっていました。また、請求書は本来は5営業日までに手元にほしいのですが、まずすべては揃いません。催促の電話を毎月40~50件かけて、10営業日くらいにやっと揃う状態でした。

経理財務部 受取担当者(以下 受取担当者):社内承認は、各部署の担当、上長、経理担当、経理の上長などの承認を経て支払担当にまわっていき、最終的に10人の承認が必要です。まわした先の担当者が休みだとそこで承認リレーは止まってしまいますし、上長が不在だと決裁ができません。支払完了までのタイムラグが大きな課題でした。

経理財務部 課長経理財務部 課長

― その課題は、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で解消できましたか?

課長:今はWeb上で承認が進みますので、支払依頼書を作成する必要はなくなり、各部署の担当者の負担は大きく減りました。また、導入前は経理まで請求書が回ってくるまで、どこからどんな内容の請求書が届くかわかっていませんでした。現在は経理に届く前に、社内承認が進まなくて届かないのか、請求書自体が来ていないのか、画面上で確認できます。催促の電話も半分以下に減りました。

取引先は、食材の受発注などでもともと『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用したことがある企業も多く、電子化への対応はわりとスムーズでした。現状では約7割が電子請求書に移行しており、5営業日目には請求書が届いている状態です。もちろん、その分の会計ソフトへの入力は不要になっています。

受取担当者:一部まだ紙で受け取っている請求書も、各部署の担当者や経理がオプションの『自社作成機能』を使って、電子化しています。すべての請求書を電子で一元管理して、会計システム上にアップロードしていますので、紙で保管する請求書はありません。

毎月A4ファイル6冊分発生していた保管書類が1冊分に。

― 請求書の発行もシステム化されていますが、どのような課題があったのでしょうか。

経理財務部 発行担当者(以下 発行担当者):管理会社やデベロッパーに対して月におよそ1000~1200枚程度の請求書を送っています。メインはフロントサービスの受託料などのほぼ定額のもので、加えてスポットで発生する請求がだいたい200件ほどあります。月末に締めているのですが、発送のタイミングは取引先の希望にあわせるため、発行作業は1ヶ月通じてずっと発生している状況でした。

作業自体は、販売管理システムのデータを印刷して封詰めして発送する単純なものですが、とにかく量が膨大です。そのため、経理が請求書を発行(印刷)した後、発送作業自体は各部署にお願いしていました。

課長:発行に関しても承認の押印のために「請求発行依頼書」という書類を作成し、6人の承認を経る必要がありました。さらに納品書や先方の発注書などの証憑類が1件につき10~20枚添付されます。その原本は各担当部署が保管するため、経理は請求の根拠としてすべての書類をコピーして保管していたので、コピー作業だけでも大変でしたし、その量は毎月A4ファイル6冊分ほどありました。

経理財務部 発行担当者経理財務部 発行担当者

― システム化の効果は感じてらっしゃいますか?

発行担当者:発行機能はまだ導入して日が浅いのですが、経理で一番の変化は書類のコピーが不要になった点です。保管書類がファイル1冊にまで減りました。もともと保管書類が多く、請求書以外の関連書類もあわせると年間で書類保管用ダンボール約120箱あったのですが、今後はこの箱の量も減っていくと思います。また、各部署は入力や請求発行依頼書の作成がなくなったので、「ありがとう」という言葉ももらっています。

課長:また、受取・発行ともに、大きく変わったのはWeb上で承認状況が確認できる点です。出張や会議などで社外にいることが多い役員も、スマートフォンからでも決裁ができるようになりました。

電子化で目指す月次決算の早期化

― 今後の展望や取り組みをきかせてください。

課長:我々もそうでしたが、不動産業界はどちらかというと紙を重視する業界です。ですが最近は少しずつ電子化への理解も高まりはじめており、今は大手企業も何社か弊社との電子取引へ向けて、準備を進めてくださっています。発行の電子化率も今後高まっていくのではないでしょうか。

部長:BtoBプラットフォームという名のとおり、加入企業がもっと増えて企業間同士の電子取引が進むことで効果も増していくシステムだと感じています。請求書の電子化を突破口に、月次決算の早期化を進めていきたいですね。

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株式会社アスク
設立1997年6月5日
事業内容マンションコンシェルジュ事業、カーシェアリング事業、人材派遣事業
代表代表取締役会長兼社長 泉澤 豊
本社所在地東京都中央区銀座8-14-14 銀座昭和通りビル3階
企業サイトhttps://www.asq-fs.co.jp/
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