沖縄県内で富士フイルムビジネスイノベーション社の複合機などOA機器の販売や保守を担う、富士フイルムBI沖縄株式会社様。沖縄最大手の総合建設業、國場組のグループ企業でもあり、県内企業の約1/3と取引されています。毎月6,000通近く発行する請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』でデジタル化し、60％以上の取引先が賛同しています。その効果と、電子化率を高める工夫を伺いました。
ココがPOINT!
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1
請求書発行の作業時間が大幅減
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2
個別のメール対応がなくなり、誤送信のリスクもゼロに
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3
電子請求書なら県外のお客様へも、その日に届く
末日に締めた4,000通の請求書を10日かけて発行
沿革と事業内容を教えてください。
執行役員 兼 管理本部 管理部 部長（以下、管理部長）：
弊社は、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社の県別特約店として、沖縄県内の総合代理店をしています。株式会社國場組の、富士フイルムビジネスイノベーション社製品を扱っていた事業部が前身です。複合機などのOA機器の販売とアフターメンテナンスを行っています。
取引先は、一般企業、病院や学校、金融機関まで多岐にわたります。富士フイルムビジネスイノベーションから委託されている定期点検・保守も含めると、請求書の発行は毎月6,000通近くあります。
膨大な量ですね。デジタル化前の発行作業は大変だったのではないですか？
管理部 部長
管理部長：
締め日は月に4回あり、最も集中するのは末日締めで、4,000通前後を発行します。他の経理業務もやりながら作業するため、末日に締めた請求書の発行処理に、3人で10営業日ほどかかっていました。
どんなきっかけで『BtoB プラットフォーム 請求書』を知ったのでしょうか。
管理部長：
きっかけは、取引のある宮崎県の企業からの紹介でした。その後、弊社の取引先でもある、県内大手の小売・百貨店業の株式会社リウボウホールディングス様が、請求書の受取業務に『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入されたのです。その説明会に参加し、話を聞いているうちに、我々も導入したいと俄然、興味がわき2018年4月に導入しました。
導入による効果はいかがですか？
売上管理係 係長
管理部 総務・経理課 売上管理係 係長（以下、係長）：
「とにかく早く送らなくては」と、追われるような必着日のプレッシャーがなくなったのは大きいです。取引先もすぐに請求内容を確認できるので、急ぎでほしいお客様ほど電子請求書、デジタル化のメリットを実感されていると思います。特に県外のお客様への郵送は時間がかかっていましたが、電子請求書であればその日にお届けできますとご案内すると、「ではデジタルでお願いします」とおっしゃるお客様も多くいます。
また、誤送信の心配がないのも安心です。アップすれば先方の手元にすぐ、安全に確実に届くのは、双方にとって一番のメリットです。
総務・経理課 主任
管理本部 総務ブロック 総務・経理課 主任（以下、主任）：
なにより請求書の発送業務の作業時間が体感で半分ほどに短縮されました。それにより残業や郵便コストも半減しています。コロナ禍以降、今もテレワークを一部導入していますが、出社する者は郵送分を、テレワークする者は電子請求といったように効率的に業務分担できるのは、『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入していたからこそです。
管理部 総務・経理課 売上管理係 担当者：
私は異動で経理課に配属され、請求書の発行枚数に驚きました。でもそれはすでにデジタル化した後で、以前はすべて紙を折って封入していたと聞いて気が遠くなったほどです。今は、発行業務にストレスを感じることもないですね。
コロナ禍を乗り越え、変わる電子化への風向き
導入から約6年、どのような変化がありましたか？
売上管理係 担当者
管理部長：
2018年4月に導入し、当初は1年半後にデジタル化に応じてくれそうな取引先のうち、60%くらいが電子請求書に移行してくれたらと思っていました。ところが、導入から8カ月で目標のデジタル化率を達成しました。現在では、全取引先でもデジタル化率が60%を超えています。
導入当初のデジタル化率は良かったのですが、その後、停滞期がありました。ところがコロナ禍になり弊社もお客様もテレワーク環境となったことで、電子請求書のニーズが高まりました。お客様の反応もよく、受け入れに対する風向きが変わりました。それに加えて、世の中の流れとして請求書のデジタル化が認知されてきているのを感じます。ご提案の際も、お客様が電子請求書を知っている前提でおすすめできるので、説明がだいぶ楽になりました。
係長：
昨年から今年にかけては、インボイス制度も大きなきっかけになっています。お客様も、「インボイスもあるしね」という感じで拒否反応はなくなりました。県内の事業所は支店で、請求書を東京本社などへ送るケースもあり、県外の企業とのお取引も着実に増えています。
デジタル化率を高めるために、工夫されたことはありますか？
主任：
新規のお客様にはじめて請求書を送る際、デジタルと紙の両方を送っています。導入当初から、紙の請求書には、『BtoB プラットフォーム』の仮IDとパスワードを同封していますが、ここ3年行っているのが、ログイン方法と電子請求書の見方を説明した簡易的な手順書を同封する取り組みです。お客様は、手元に届いた紙の請求書と、ログインで確認できる同じ内容の電子請求書を比べて、どちらがいいか選べます。手順書を同封するようになって、デジタル化率がさらに高まっているのを感じます。実際にログインしていただくと、デジタル化の利便性や効果を実感していただけますからね。
時代に適合したサービスをお客様にご提案
御社はインフォマートのパートナー企業として、『BtoBプラットフォーム』シリーズを御社が提供するサービスの中に加えてくださいました。
執行役員 営業本部長（以下、営業本部長 ）：
弊社の売上構造を見ると、複合機の販売と保守が多くを占めます。保守に関しては、お客様がたくさん印刷するほど弊社の利益につながります。ただ、世界的な潮流のなかでペーパーレスが叫ばれており、弊社では20年前から複合機の販売をしつつもデジタル化推進に取り組んできました。
とはいえ紙はすぐにはなくなりませんでしたが、コロナ禍があり、DXに取り組む企業も増え、さらに電子帳簿保存法とインボイス制度を目前に控え、デジタル化の流れが一気にきたのです。そうした環境変化のなか、紙を出さずに業務ができる仕組みをお客様に提供する一環として、インフォマートの製品はとても時代に適合していると思いました。
今後の展望について、お聞かせください。
営業本部長：
弊社でも2018年から『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しており、商材としての魅力を感じていました。弊社は親会社が建設会社ということもあり、建設会社との取引も多く、『BtoB プラットフォーム 請求書』をはじめとしたサービスで、県における建設業界の業務改善の一助を担いたいと思っています。
今後は、請求書だけでなく、契約書やその他の紙のやりとりを『BtoB プラットフォーム』シリーズとして、広くご提案していきたいと思っています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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