沖縄ゼロックス株式会社取材日 2018年12月13日

取引先に電子請求書のメリットを伝え、電子化を促進。
発行業務の負担が減り、時間に余裕がうまれました。

利用サービス 請求書(発行) | エリア 沖縄 | 事業内容 情報・通信
沖縄ゼロックス株式会社

沖縄県内で富士ゼロックス社の複合機などOA機器の販売や保守を担う、沖縄ゼロックス株式会社様。沖縄最大手の総合建設業、國場組のグループ企業でもあり、県内企業の約1/3と取引されています。毎月6,000通近く発行する請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』で電子化。半年あまりで、電子化を案内した取引先への請求書を60%以上電子化されました。その効果と、電子化率を高める工夫を伺いました。

ココがPOINT!

末日に締めた4,000通の請求書を10日かけて発行

― 沿革と事業内容を教えてください。

取締役管理本部長:弊社は、富士ゼロックス株式会社の県別特約店として、沖縄県内のゼロックス社製品の総合代理店をしています。株式会社國場組の、ゼロックス社製品を扱っていた事業部が前身になります。國場組と富士ゼロックス社の共同出資による設立で、2018年に創業30周年を迎えました。複合機などのOA機器の販売とアフターメンテナンスのほか、事務用品やオフィス家具の販売も行っています。

取引先は、一般企業、病院や学校、金融機関まで多岐にわたります。富士ゼロックスから委託されている定期点検・保守も含めると、請求書の発行は毎月6,000通近くあります。

取締役管理本部長取締役管理本部長

― 膨大な量ですね。電子化前の発行作業は大変だったのではないですか?

管理本部 総務ブロック 総務・経理課係長(以下、係長):請求の内容は、大きくわけて3種類です。機械や部品などの販売によりスポットで発生する「販売品請求」、e-Qix(インターネットショップ)で購入いただいた商品に対する「物品購入請求」、そして最も多いのが、複合機によるコピーや印刷の枚数をカウントして請求を立てる「保守料金請求」になります。

複数台のご契約をいただいている取引先が多く、ひとつの企業でも1台ごとにわけて発行してほしいという要望もあるため、どうしても大量になってしまうのです。

管理本部 総務ブロック 総務・経理課係長管理本部 総務ブロック
総務・経理課係長

管理本部 総務ブロック 総務・経理課主任(以下、主任):締め日は月に4回あり、最も集中するのは末日締めで、4,000通前後を発行します。お客様によっては、保守料金と消耗品代金の請求書は別々で発行してほしいといった、個別対応が必要になることもあります。その場合、請求書の作成とチェックに時間がかかります。他の経理業務もやりながら作業するため、末日に締めた請求書の発行処理に、3人で10営業日ほどかかっていました。

また、締め日の翌営業日には届けてほしいというご要望もあります。その場合は末日を待たず、必着日基準で早めに締めて順次郵送していました。県外の取引先だと届くまでに4、5日かかることを見込まないといけません。早く金額が知りたいという場合は、メールなどでお伝えしていましたが、誤送信が心配でした。月末から発行が完了するまでは、残業も続くし、体調を崩して休むわけにもいかないし、常にピリピリしている状況でしたね。

複合機

管理本部 総務ブロック ブロック長(以下、ブロック長):使っている封緘機(ふうかんき)が古くて、明細が複数枚ある場合は機械にかけられず、手で折って封筒に入れるしかありません。実は、発行業務の効率化を目指し、封緘機の買い替えを検討したことがあります。他県のゼロックス社特約店が使っている機械の視察にまで行きました。特約店同士の横のつながりというか、みんな同様の課題を抱えているものですから、請求書の発行の仕方や、どれくらい残業しているのかといった情報交換をしていたのです。

ただ、封緘作業が楽になっても、取引先に届くまでの時間が短縮されるわけではありません。ちょうどその頃に『BtoBプラットフォーム 請求書』を知り、封緘機を新しくするよりは請求書を電子化するほうが、取引先にとっても利便性が高くなるのではないかと感じました。

導入から8カ月で、残業も郵便コストも半減

― どんなきっかけで『BtoBプラットフォーム 請求書』を知ったのでしょうか。

ブロック長:きっかけは、取引のある宮崎県の企業からの紹介でした。その後、弊社の取引先でもある、県内大手の小売・百貨店業の株式会社リウボウホールディングス様が、請求書の受取業務に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されたのです。その説明会に参加し話を聞いているうちに、我々も導入したいと俄然、興味がわきました。

それに、小売業では沖縄の大手であるリウボウ様は取引業者が多く、説明会にも、弊社の取引先がたくさん参加していました。この追い風に乗らない手はない、とも思いましたね。

管理本部 総務ブロック 総務・経理課主任管理本部 総務ブロック
総務・経理課主任

― 導入による効果はいかがですか?

主任:「とにかく早く送らなくては」と、追われるような必着日のプレッシャーがなくなったのは大きいです。あらかじめ、必着日順に取引先をグループ化しておき、グループ順に作業の段取りができるため、落ち着いて作業が進められるようになりました。取引先もすぐに請求内容を確認できるので、急ぎでほしいお客様ほど電子請求書のメリットを実感されていると思います。

また、誤送信の心配がないのも安心です。アップすれば先方の手元にすぐ、安全に確実に届くのは、双方にとって一番のメリットです。

係長:『BtoBプラットフォーム 請求書』とほぼ同じタイミングでフレックスタイム制も導入しました。業務効率化は全社をあげた取り組みです。残業時間も導入前に比べると半分以下に収まっています。郵便代などのコストもほぼ半減できました。

ブロック長:2018年4月に導入し、当初は1年半後に60%くらいの取引先が電子請求書に移行してくれたらと思っていました。ところが、導入から8カ月後の現時点ですでに電子化率は60%を超えています。思っていた以上に取引先が抵抗なく受け入れてくださった印象です。

管理本部 総務ブロック ブロック長管理本部 総務ブロック
ブロック長

取引先のメリットを伝え、電子化率を高める

― 電子化が進んでいる理由はどのようにお考えですか?

主任:やはり、取引先にメリットをご理解いただいているからだと思います。電子請求書への切り替えのご案内をした際、多くのお客様が「こういう時代だからね。いいよ、電子のほうが助かるし」とおっしゃってくださいました。

なかには、パソコンの操作が苦手な方など、「なぜそっちが勝手に決めるの」というお声をいただくこともありました。その場合は、電話で「すみません、言葉が足りなくて」とお詫びしたうえで、請求書の画面にログインしていただくよう改めてお願いしました。操作がわからないようであれば、わからない部分をうかがいながらサポートし、先方の不安が解消されるよう努めました。

ブロック長:弊社の単純なコスト削減策だと思われるとお叱りを受けます。先方のメリットも、請求書が早く届くだけではありません。過去の請求書もいつでも確認でき、データもダウンロードできるといった点を、丁寧にお伝えしていく体制作りは必要です。導入前には営業からお客様にご案内できるように、営業向けの説明会も開催しました。

係長:導入のご案内時に、ペーパーレス化は全社的な方針であることをしっかり伝えました。実際には、先方の税理士さんの方針や、切り替えに時間がかかる状況などもあります。ですから、すぐにすべての紙の発行をやめたわけではありませんが、基本的には電子請求書で、請求内容を確認していただくことへのご協力をお願いしておりました。

― 今後の取り組みを教えてください。

ブロック長:最終的に目指しているのは、発行するすべての請求書の電子化です。そのためには、さきほど申し上げたように、いかに取引先に利便性を伝えていけるかだと思っています。経理部門だけでなく、お客様に直接関わることが多い営業担当者が、もっと電子化への理解を深めていくことが必要と感じております。導入時に行ったような営業向けの説明会の再開も含め、全社をあげて意識を共有できるような取り組みを考え、電子化率を高めていきたいです。また、近い将来、『BtoBプラットフォーム』のパートナー契約を締結する予定です。弊社のお客様に社内で蓄積した電子化のノウハウを提供し、電子化のお手伝いができればと考えています。

沖縄ゼロックス株式会社が利用しているサービスはこちら

関連リンク
沖縄ゼロックス株式会社
設立1988年11月18日
事業内容富士ゼロックス商品・パソコン関連商品の販売及びアフターメンテナンス
代表代表取締役 國場 幸也
本社所在地沖縄県那覇市おもろまち1丁目3番12号
企業サイトhttp://www.okixerox.co.jp/
>この企業情報とニュースを見る