玉野総合コンサルタント株式会社取材日 2019年5月22日

注文書・請書を電子化し、発注業務の時間と書類が半減。
印紙代や郵送代が不要になった取引先にも、喜ばれています。

利用サービス 契約書請求書(受取) | エリア 中部地方 | 事業内容 建設
玉野総合コンサルタント株式会社

愛知県名古屋市に本社を置く玉野総合コンサルタント株式会社様。国内最大手の総合建設コンサルタント、日本工営株式会社のグループ企業として、都市整備など日本の“まちづくり”を支えています。全国の協力会社と交わす注文書・請書といった契約書類を電子化し、運用開始から半年で発注業務にかかる時間が半減したそうです。業界に電子化の波を期待する、経理のみなさまに伺いました。

ココがPOINT!

きっかけは請求業務の効率化。契約の電子化にも期待

― 事業概要とみなさまの業務内容を教えてください。

経営管理部次長 兼 経営管理部財務・経理課課長 (以下、次長):弊社は名古屋に本社を置く、総合建設コンサルタントです。1951年の創業以来60年以上、全国の土地区画整理事業や道路・橋梁・河川砂防などの社会資本整備に関わる計画・調査・設計・管理などの“まちづくり”に貢献してきました。

これまで関わってきた区画整理面積は、名古屋市の面積とほぼ同じ、約3万ヘクタールあまりです。中部地方を中心に、東北から沖縄まである営業拠点で、事業計画の基本構想から維持管理まで総合的に担っています。

経営管理部 財務・経理課システム担当(以下、システム担当):我々、経営管理部財務・経理課は、資金調達や運用管理、債権債務の管理保全、そして決算業務と関連税法上の計上業務全般を行っています。

弊社の購買に関する出納業務や仕訳入力業務は、親会社である日本工営株式会社の経理部門にすべて委託しています。ただ、設計図書や測量などを協力会社に発注する際の、委託・請負契約に関する注文書・請書のやりとり、納品確認後の一部購買関連業務は我々が行います。

協力会社への発注件数は月間で300件ほどあり、今は、この業務の効率化に取り組んでいるところです。600社あまりの取引先のうち、現在は取引の多い6割ほどの企業に対し、『BtoBプラットフォーム 契約書』を利用した電子契約で発注を行っています。

経営管理部次長 兼 経営管理部財務・経理課課長経営管理部次長 兼
経営管理部財務・経理課課長

経営管理部 財務・経理課システム担当経営管理部
財務・経理課システム担当

― 注文書・請書などの契約書のやりとりをシステム化されたきっかけを教えてください。

次長:最初は契約書ではなく、仕入業者から受け取る請求書の業務効率化から始まりました。紙ベースではどうしても、委託先である東京の親会社へ郵送し、仕訳入力してもらうまでに日数を要します。すると原価計算が月次決算に間に合わず、精度の悪い決算報告になってしまうのです。

どうにかならないかと思っていたところ、テレビの経済情報番組の合間に流れていたコマーシャルで、『BtoBプラットフォーム 請求書』を知りました。すぐに、「これは試す価値があるのでは」と直感したんです。

当時、『BtoBプラットフォーム 契約書』はリリース前でしたが、まもなく新サービスとして提供がはじまると聞きました。そこで両方の導入を前提に、まず先行して請求書の受取業務の電子化から取り組みました。

この10年あまり、社内ではペーパーレス化を進めていたものの、やはり紙の文化が根強い業界です。特に、協力会社と取り交わす注文書・請書、それと請求書は紙のままでしたので、合わせ技で電子化したかったのです。

1日の大半を費やす契約書発行の負担を減らしたい

― 電子契約を導入する前には、どのような課題があったのでしょうか?

経営管理部 実務担当(以下、実務担当):注文書・請書をはじめとする各書類は、自社システムから印刷していました。1件の発注につき、A4サイズで9枚の書類(<発注に伴い郵送する書類一式>を参照)が必要で、書式の様式をそろえるためにすべて弊社が用意して郵送します。書類の量が多く定形外の専用封筒になるので、郵送料がかかっていました。

印刷の前には、技術部から紙で届く見積書や作業依頼書、外注指示書の内容と相違がないかチェックが必要です。また、注文書に上長の押印をもらうため、1件あたり20分ほどかかる作業でした。月間約300件の発注を平均すれば、1日に約15件です。単純に計算して毎日処理に300分、およそ5時間を費やしていたんです。

経営管理部 実務担当経営管理部 実務担当

<発注に伴い郵送する書類一式>
①書類送付ご案内
②注文書/請負条項
③請書/請負条項
④納品書兼受入検査証明
⑤請求書
⑥秘密保持約款の運用に伴う書類送付のご案内
⑦秘密保持約款の運用に伴い提出いただく書類について
⑧請負契約手続きの流れ/秘密保持約款
⑨誓約書/秘密保持約款

発注に伴い郵送する書類一式

システム担当:我々も席を外していてすぐには押印できず、机の上に置きっぱなしということがありまして。「15時までに郵便局に持っていかないといけないので早く押してください」といわれ慌てて押したりしていました。場合によっては、間に合わなくて1日遅れてしまい、発注にタイムロスが発生してしまうこともありました。

また、請書が戻ってくる日数もまちまちで、遅いと納品書や請求書と一緒に郵送されてきます。戻ってきても、貼ってある収入印紙が発注金額とあっていなければ送り直さなければなりません。

さらに、返送された請書、請求書、誓約書を保管するスペースにも限りがあります。定期的に外部の倉庫に運んでおり、手間もコストもかかっていました。

印紙代、郵送代不要。契約書の電子化は取引先にもメリットあり

― 『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入した効果はいかがでしたか?

システム担当:自社システムと『BtoBプラットフォーム 契約書』を連携させ、注文書・請書の発行から締結まで、画面上で完結します。別途提出が必要な秘密保持誓約書や納品書などの書類は、ボタンを押すだけでPDFを作成し圧縮し、一括でアップロードできます。

実務担当:瞬時に完結するので、これまで印刷や封入にとられていた時間がなくなりました。承認も電子での押印になり格段に業務効率が向上し、作業時間が半減しました。

発行後は先方が確認して承認すれば、締結です。電子取引を開始する際にあらかじめ法人印を設定いただいているので、先方が締結に必要な作業もボタンひとつです。すぐに承認してくださる取引先が多く、契約締結までの時間も早まりました。

システム担当:締結までがスピーディになっただけではありません。先方は請書、秘密保持に関する誓約書、納品書、請求書を、都度こちらへ返送する必要があり、そのたびに郵送代もかかります。また請書には収入印紙も必要です。電子契約ではこれらが一切不要になるのも、先方にとってメリットといえるのではないでしょうか。

― その他に感じるメリットはありますか?

次長:IT化を進めると、機能ごとにバラバラのシステムを導入してかえって煩雑になる場合があります。弊社は使ってくださいとお願いする側ですので、協力会社が電子化は面倒だと思われては困ります。『BtoBプラットフォーム』が、契約と請求をひとつのIDで使える点が非常に良かったです。

『BtoBプラットフォーム 請求書』 の併用で、たとえば契約締結後に作業量の増減などが発生して、金額に変更が発生した場合なども、紐づけられたデータが画面上で確認できます。請求内容の突き合わせ作業も負担が減りました。

システム担当:保管する紙の量も減りました。年間で最も集中する3月分4月払いで、大きなファイル2つ分が半減しています。現在紙で受け取っている請書も、PDF化し、『電子保管(自社保管)機能』でアップロード登録すれば、データベースとして利用できるでしょう。

税務調査などで数年前の書類が必要になると、これまではわざわざ倉庫までいって探さなければなりませんでした。今後は画面ですぐ検索できるので、確実に効率化や時短につながるはずです。

電子化前の1カ月分の保管書類、電子化後は半分の1冊に。上:電子化前の1カ月分の保管書類
下:電子化後は半分の1冊に。

― 今後の取り組みを教えてください。

次長:業務が効率化し、経理本来の業務である、決算や業績管理等に注力する時間を増やせました。今後は、年間取引の少ない企業や、新規取引先へもご案内して、電子化率をあげていきたいです。

紙の文化が根強いものの、建設業の所管官庁である国土交通省がトライアルで電子契約に取り組むなど、確実に電子化の波は訪れています。業界全体で電子化率が高まればと期待しています。

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玉野総合コンサルタント株式会社
設立1951年10月1日
事業内容都市政策、都市計画、都市整備などの総合建設コンサルタント他
代表代表取締役社長 牧村 直樹
本社所在地愛知県名古屋市東区東桜二丁目17番14号
企業サイトhttp://www.tamano.co.jp/
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