中華、エスニック料理を中心に、世界のグルメシーンに必要不可欠な調味料や食材を提供する、グローバル総合食品メーカーのユウキ食品株式会社。創業以来「安全」「本質」「健康」をスローガンに食卓に喜びを与える多彩な商品を積極的に生み出し、取扱商品は今や1,000を超えるという同社に、『BtoBプラットフォーム 規格書』の活用方法などについて伺いました。
ココがPOINT!
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1
最新の規格書情報をもとに、即、お客様対応ができる
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2
規格書情報の質が社内で標準化できる
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3
登録された規格書が営業ツールになり、営業力の強化ができる
豊富なアイテム数に苦慮。情報整備ツールとして導入。
ご担当者
当社の設立は1974年。社名の「ユウキ」は、当時はまだあまり注目されていなかった「有機栽培食品」に由来しています。食の安全と本来のおいしさを追求する商品づくりを目指し、中華・エスニック料理の調味料メーカーとして、できるだけ天然素材を用いた商品開発を武器にスタートしました。当時の主力は業務用食品。のちに家庭用商品を強化すべくアメリカのスパイスブランド「マコーミック」と提携して以来、小売店での売場面積も拡大させています。
現在、業務用と小売商品を合わせて1,000アイテムを超える種類の商品を扱っています。この品揃えの豊富さは当社の売りでもあるのですが、商品管理の観点からすると、頭の痛いところです。今のように、データベース化する前は、一つひとつのアイテムをファイル管理していたので、お問い合わせがあるたびに、さまざまに拡散された紙ベースの情報をかき集め、必要な情報を探すという、多大な労力をかけて取り組んでいました。さらに問題なのは、その情報が微妙に変化すること。つまり ""情報の鮮度"" も常にチェックしなければならないのです。業務用商品に関しては、私たちの商品を原料としてお客様が新たなオリジナル商品を作られますので、情報の要求も厳しくなるため、さらに多くの深い情報を管理しなければならないのです。
ご担当者
まさに、紙ベースでは限界を感じていた頃、別システムでお付き合いも長かったインフォマートさんの『BtoBプラットフォーム 受発注』導入に続き、2007年にはお客様のご要望により『BtoBプラットフォーム 規格書』を導入。翌年には、カスタマーサービス部を設立させ、システムの本格運用を開始いたしました。
情報鮮度だけでなく、情報の標準化もポイントに。営業ツールとしても昇華した「規格書」。
現在『BtoBプラットフォーム 規格書』には全アイテムの約9割の商品規格書を登録。まさに商品規格書データベースとして活用しています。
運用を始めてから感じた一番の利点は、導入前の問題点でもあった ""情報の鮮度"" が管理しやすくなったこと。日々、約1,000社のお客様からお問い合わせをいただきますが、食の安全・安心に関わる事件が発生した際は社会的関心度が高まり、その件数は一気に上がります。いつでもそうした事態に対応できるよう、日頃から情報メンテナンスを行うことは非常に大切だと考えています。
また、もう一つの利点は、会社として情報の標準化ができるという点。導入前は、お問い合わせに対して営業担当者がレポートを作って提出していたのですが、オフィシャルな情報に個人の報告や表現を加えて規格書が発信されている、というのが実情でした。情報をデータベース化することは、単に効率化という利点だけでなく、こうした「情報の質の標準化」という大きなメリットがあると感じています。
規格書へのアクセスと作業管理は私たち専任部隊が行い、構築した情報をダウンロード機能でエクセルに落とし込み、コールセンターのオペレーターが活用できるようにしていますが、同時に営業担当者が閲覧できるようにしています。例えば、モバイルパソコンを持ち歩いている営業担当者が社内のサーバーへアクセスすることで、営業ツール制作のデータとして活用することが可能なのです。営業担当者は、商談の際には規格書を持っていくことが日常化しています。今や規格書は、顧客からのお問い合わせに応える「守り」のツールから、ある意味で「攻め」のツールとなっているといっても過言ではありません。
また、インフォマートさんのシステムを導入しているお客様が情報を閲覧できる『食品情報DB』の機能にも注目しています。現在、営業方針、経営方針等を鑑みつつ、少しずつではありますが活用するための準備を進めているところです。この機能をうまく活用し、作業効率の向上とさらなるサービスの向上を図っていければと考えています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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