得意先のニーズに合わせて、水産品の加工を細分化。
業界標準の製品規格書で、食の安心・安全を守ります。

志村社長：時代の変化という点では、食の安心・安全への社会的な意識も高まりました。以前であれば簡単な情報で済んだ原材料の表示も、食品表示法が改正されて厳密になっています。正しい知識と理解をもって食の安全に取り組まなければならない時代です。

営業第二部 部長：お得意先のご要望にあわせ加工は複雑化し、商品は細分化しています。弊社の取扱商品数は現在、PB品も含め約1,000アイテムです。添加物やアレルゲンの有無などの情報管理が一層求められる中、輸入者である我々は、責任を負う立場を常に意識しなければなりません。

実は以前の規格書は営業用途の意味合いが強く、正直なところ、すべてを網羅した情報管理はできていない状況にありました。
といいますのも、工場から届くのは詳細な情報を含まない規格書で、その書式も工場ごとにバラバラ。さらに、依頼を受けて提出する書式の入力項目も得意先ごとに異なります。

必要な情報が足りない場合は、営業担当者が改めて工場へ問い合わせ、情報収集しなければなりません。専門的な言葉をお互い第2外国語の英語でやりとりするので、伝わらないこともあります。規格書をひとつ作成し、得意先へ提出するのに、かなり時間を費やしていました。

そこで、以前から得意先からの依頼で利用していた『BtoBプラットフォーム 規格書』を活用し、システムによる商品情報の一元的な管理に取り組むことにしたのです。

― システムの導入で、情報管理はどのように変わりましたか？

品質管理 主任：まず、2016年に商品規格書をクラウドで管理するために『BtoBプラットフォーム 規格書』の『自社管理機能』を導入しました。そして、業界の標準規格書に基づいた、自社基準の書式を定めたのです。

新商品の規格書を作成する際は取引先の工場にエクセルファイルでひな型を送り、必要な情報を入力してもらいます。その内容を品質管理室で精査し、自社の規格書を作成します。これにより、確実な情報収集ができるようになりました。現在は取引の多いエビなどの主力商品を中心に、クラウド上へデータの登録を進めています。

実際、『BtoBプラットフォーム 規格書』での提出依頼は年々増えています。情報管理は集める側にとっても大変です。共通のデータを、統一された書式で管理できるのは、作成する弊社側だけでなく、受取る側にとっても大きなポイントといえるでしょう。

― システムを導入して感じる変化はありますか？

品質管理 主任：『自社管理機能』による統一書式の規格書は、入社したばかりで自社商品を把握していない社員の教育にも活用しています。たとえば、どんな商品があって、どのように製造されているのか、一覧で見ながら具体的に説明できるようになりました。

営業第二部 主任：営業の視点から申し上げますと、以前の規格書は、各担当者が個々のローカルフォルダにエクセルファイルで保存していました。そのため、古い情報をお得意先へお渡ししてしまうリスクがあったのです。今は品質管理室を通じてプラットフォーム上に常に最新のデータを集約しているので、安心して営業に専念できます。システムに登録された商品は時間や場所を問わず画面上で簡単に検索できるので、営業としても活用しやすいです。

営業第二部 部長：工場ではない事業者が取得する例はあまりないのですが、必要なことだと思っています。何かを生産しているわけではない我々には、マネージメントの立場としての責任があります。何が安全で何が危険なのか、正しい理解もないままに販売することはできませんから。

志村社長：これからの時代は、ますます変わっていくと思います。労働人口も減少し、お得意先も変化していくでしょう。今後企業に求められるのは、そんな変わる時代への適応力、対応力だと思っています。