株式会社ヤマダ電機取材日 2019年12月16日

電子請求書の導入による業務効率化で、
年間コストの大幅削減を実現しました。

利用サービス 請求書(発行) | エリア 全国 | 業種 小売業
株式会社ヤマダ電機

家電流通業界のリーディングカンパニー、株式会社ヤマダ電機様。個人のお客様はもちろん、法人のお取引先様も多く、毎月1万通以上の請求書を発行しています。同社では各部署で書式の異なる請求書の発行、会社印の押印に時間がかかるなどの課題を抱えていました。そこで請求書フォーマットの統一、承認フローの簡素化を目指し、電子請求書を導入。導入の効果や今後の展望などを伺いました。

ココがPOINT!

月間1万件以上発行する請求書業務で抱えていた課題

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されたのはなぜですか?

導入責任者(導入当時:株式会社ヤマダ電機 管財本部 財務部 部長)現:株式会社ヤマダホームズ 執行役員 平井様:大きくは、業務効率化とコスト削減、そして、お取引先様の利便性向上が狙いです。

弊社で発行する請求書は、2種類あります。全体の9割以上を占めるのが、全国に約200ヶ所ある法人事業部の営業所から企業や官庁、教育機関などのお客様へ発行する売掛請求書です。もう1種類が、本社で各部署が発行する請求書です。お取引先様やテナント、関係会社などに対し、家賃や手数料など、月に100件前後、請求書を発行しています。

執行役員 事業統轄本部 法人事業部 ソリューションビジネス部 部長 藤田様:法人向けの売掛請求書の発行・送付業務は、外部委託していました。弊社の法人顧客数は、約20万社におよびます。すべてのお客様と毎月のお取り引きがあるわけではないものの、取り引きは、月に数万件以上発生します。そのため、毎月外部委託で発生する多額の発行コストが課題になっていました。

導入責任者(導入当時:株式会社ヤマダ電機 管財本部 財務部 部長)現:株式会社ヤマダホームズ 執行役員 平井様導入責任者
(導入当時:株式会社ヤマダ電機 管財本部 財務部 部長)現:株式会社ヤマダホームズ
執行役員 平井様

執行役員 事業統轄本部 法人事業部 ソリューションビジネス部 部長 藤田様執行役員 事業統轄本部
法人事業部
ソリューションビジネス部
部長 藤田様

管財本部 財務部 吉田様:本社で発行する請求書は、作成からお取引先様へ届くまで10日ほどかかっており、もっと簡素化したいと思っていました。

社内フローでは、まず、各部署の担当者が上長、事業部責任者の承認印をもらった書類を法務室へ提出します。さらに管理室、管財本部の承認を経て押印された請求書を取りにいき、封入作業後、投函となるのが一連の流れです。

法務室へ提出して戻ってくるのは、早くて2日ですが、承認者がいつも席にいるとは限らないため、投函までの日数が10日を越えることもあります。

請求書のフォーマットも部署ごとにバラバラだったことから、電子データ化して一元管理ができればと考えていました。

管財本部 財務部 担当者 吉田様管財本部 財務部
担当者 吉田様

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を選ばれた理由を教えてください。

平井様:導入当時は、私が財務部の部長を務めていました。電子請求書のサービスは、何社か比較検討しました。承認フローや部署別管理方法が他社に比べ、求める条件に合っていたのが理由のひとつです。

また、電子データが低コストで保存でき、2023年に始まる「インボイス制度(適格請求書等保存方式)」に対応しているのもポイントでした。

決め手になったのは、『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用しているユーザー数の多さです。約35万社が導入しているということは、それだけ電子化に応じていただけるお取引先様が多いと考えられます。紙で発行する請求書を削減でき、コスト面の効果も早期に期待できます。

複数による承認体制、承認リレーの見直し

― 請求書の電子発行にあたって、社内の反応はいかがでしたか?

平井様:導入を検討した段階で、法務室だけではなく、内部監査室、IT事業部の事業部責任者など、関係者ひとりひとりに説明をし、意見集約を行ったところ、導入に対して前向きな意見ばかりでした。近年では、電子データでのやりとりも電子帳簿保存法に対応するなど、安全性が担保され、普及が広まっていることを、どの部署も理解していました。

法務室は、毎回、大量の書類をチェックし、押印しなければなりませんでしたが、電子化により、押印作業が激減します。内部監査室は、チェックを行う際に、誰が何に対して請求しているか、一括でデータチェックができるようになるのがメリットでした。IT事業部は、「これからは、電子化の時代だと思います。」、「社内ワークフローは構築しています。社外向けは、ぜひ進めてください。」と。以前から電子化をテーマとして考えていて、この取り組みに良いイメージを持ってくれました。

運用責任者 上席理事 管財本部 財務部 部長 坂入様:承認フローの導入が厳しかったのは、部署ごとに請求内容が異なり、フォーマットが統一できなかったからです。電子請求書の導入によりフォーマットが統一されたうえ、電子データ化されたことで、承認フローもシンプルになりました。

吉田様:部署によって多少ルールは異なりますが、基本的に発行承認は、各部署の上長が行います。導入前のように、請求書への押捺申請が不要となり、作業効率向上とスピードアップに繋がりました。お取引先様へ請求書が届くまでの日数も平均2日と大幅に短縮されています。

運用責任者 上席理事 管財本部 財務部 部長 坂入様運用責任者 上席理事
管財本部 財務部
部長 坂入様

― お取引先様の反応はいかがですか?

事業統轄本部 法人事業部 法人業務管理部 延沢様:今回、継続して紙の請求書をご希望のお取引先様へは、オプション機能の『郵送代行サービス』(電子請求書を利用されていないお取引先様へ、自動で発行・郵送される紙の請求書)を利用しています。もともと外部委託していたため、発行業務自体に大きな変化はなく、お取引先様も紙で受け取るため、今までと変わることはありません。試算では、25%以上のお取引先様に電子請求書へ切り替えていただくと、郵送料分のコスト削減になります。

藤田様:お取引先様は、無料で利用できるとはいえ、電子請求書を受け取るためには、IDをご登録いただく必要があることから、正直、スムーズに切り替えていただけるとは思っていませんでした。しかし、実際は、導入からたった2ヶ月で、切り替えの最低目標ラインに近いところまでお取引先様に郵送から電子請求書へ移行していただいています。思っていた以上に、電子データで受け取ってもいいというお取引先様が多く、導入の手ごたえを感じました。

事業統轄本部 法人事業部 法人業務管理部 担当責任者 延沢様事業統轄本部 法人事業部
法人業務管理部
担当責任者 延沢様

事業統轄本部 法人事業部 法人業務管理部 担当者 山口様事業統轄本部 法人事業部
法人業務管理部
担当者 山口様

事業統轄本部 法人事業部 法人業務管理部 山口様:法人事業部と各部署、いずれからの発行も、データをセットして即日、金額を確認できる点が、お取引先様にとってもメリットになっていると思います。特に、北海道や九州、沖縄と遠方のお取引先様は、郵送すると到着に何日もかかります。年末年始や大型連休などを挟んでしまうと、お取引先様も動けませんので、入金もどんどんずれてしまっていたのです。締め処理などが忙しいお取引先様ほど積極的に電子化していただきたいと考えています。

延沢様:紙の場合は、紛失のリスクもありますが、電子データなら、その心配はありません。受領されたかどうかの確認も『BtoBプラットフォーム 請求書』の画面で確実に行えますし、メリットは多いと思います。

入金状況の見える化で、各部署の当事者意識がアップ。早期現金化への改善も

― 今後の展望をおきかせください。

坂入様:請求書の本来の意味に立ち返ると、発行すること自体が目的ではなく、請求金額がお取引先様から入金されることが最終的な役割です。本社の各部署はこれまで、入金後は、財務部の仕事という意識がありました。入金確認は、セキュリティ上、財務部でしかできなかったためです。それを電子請求書の発行とあわせて部署ごとに入金状況が即日わかる仕組みにし、当事者意識を高めることができました。

今後も請求した各部署は入金に責任を持ち、早く現金化する、そうした取り組みの改善をしていきたいです。

延沢様:法人事業部では商慣習で請求書兼納品書とは別に、利用明細書の発行を郵送で行っていました。経費がかかっていた利用明細書の郵送を止めたいと思っており、今回、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を機に利用明細書を電子化することで、結果として、早くもゴールにたどりついてしまった状態です(笑)。今後は、引き落としも自動化できるような仕組みになれば、営業所もお取引先様もより楽になるでしょう。営業担当者も入金確認や突合作業などに時間を割かれることなく、本来の業務に集中することができるようになると考えています。

藤田様:今後、法人事業部は、インフォマート社のパートナー企業として、『BtoBプラットフォーム 請求書』のソリューション自体をお客様にご提案していく予定です。自社での導入効果に大きな手ごたえを感じており、自信を持ってお勧めできます。「発行」「受取」双方のメリットをぜひ感じていただきたいですね。

平井様:財務部は、利益を直接生み出すことはなかなか困難です。どれだけ経費削減を推進できるか、どれだけ効率化できるかが業務改革のポイントです。今後もさまざまな書類の電子データ化に取り組んでいきたいです。

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株式会社ヤマダ電機
設立1973年4月
事業内容家電、インテリア・家具、住宅・リフォームなど、住まいに関する総合サービス・販売
代表者代表取締役社長 三嶋 恒夫
本社所在地群馬県高崎市栄町1番1号
企業サイトhttps://www.yamada-denki.jp/
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