ギフトカードとして、一般消費者の認知度92.1％※を誇る「QUOカード」の発行会社、株式会社クオカード様。創業以来、発行された枚数は累計約10億枚にのぼります。取引先も多岐にわたる中、少人数で契約書を管理する法務総務課は業務にかかる負荷が課題となっていました。電子契約システムを導入し、書面締結の書類をクラウドに格納することで、人的ミスを減らし業務改善が実現したといいます。
※全国10万人を対象にクオカード調べ
ココがPOINT!
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1
書面締結・電子締結ともに同一のクラウドで一元管理
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シンプルな操作性と高い検索性で、誰でも迷わず使える
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期限が近い契約はアラートを自動発信、更新漏れを予防
書類管理にかかる高い負荷。電子契約というより紙の書類をどうにかしたかった
提供されている「QUOカード」は、全国共通のギフトカードとして抜群の知名度ですね。
人事・総務部 法務総務課長（以下、法務総務課長）：
1987 年の誕生以来、QUO カードの発行枚数は累計で約 10 億枚にのぼります。全国のコンビニエンスストアやドラッグストアなど身近な店舗でご利用いただけるギフトカード（商品券）として、多くの方にご利用いただいています。また、2019年3月からスマートフォンで使えるデジタルギフト「QUO カード Pay」の提供を開始しました。専用のアプリや個人情報の登録といった手間が不要で、利用シーンの拡充と利便性が向上し、多種多様なギフト需要に対応できるデジタルギフトとして採用事例も増えてきています。
QUO カードの用途は多岐にわたるため、取引先はコンビニなどの加盟店や、代理店企業にとどまりません。さまざまな業種の企業キャンペーンのインセンティブ、株主優待、挨拶品でのご利用のほか、地方自治体や NPO 法人、学校法人等の各種助成を目的とした利用も増えています。たとえば大阪府では、新型コロナウイルス患者に対応する医療従事者や関係者の支援として配付されました。
加盟店などの取引基本契約は、規約などが変わらない限り更新は原則不要です。その他に、キャンペーン実施時の運営会社との業務委託契約や、カードのデザインで版権元との著作権に関する契約といった幅広い契約が月間50 件ほど発生し、法務総務課で対応しています。
所属されている、法務総務課について教えてください。
法務総務課長：
人事・総務部に属し、当社の法務、総務全般、コンプライアンス、個人情報保護、BCP、安全衛生など多様な業務を担っています。メンバーは総勢 5人の少人数編成のため、書面による契約も電子契約もともに、チーム全員で対応しています。
契約書の電子化の検討から導入にいたるまでの経緯を教えてください。
法務総務課副主任
人事・総務部 法務総務課副主任（以下、法務総務課副主任）：
導入の背景には、長年の課題となっていた、書面の契約書の管理にかかる高い業務負荷があります。契約書はこれまで、自社サーバー上にスキャンしたデータを格納していました。このファイル格納と台帳管理、および現場部署からの問い合わせ対応に、日々かなりの手間と時間を費やしていたのです。
たとえば、異動で所属部署が変わって以前見ることができていた書類にアクセスできなくなった、必要なファイルがどこにあるかわからないといった問い合わせの対応に常に追われるのです。また、ファイルの閲覧権限が無く、本来閲覧すべき人のために一部の契約書は、コピーファイルを作って各部署専用のフォルダに格納する場合もあります。マスタデータは法務総務課が管理しているので、複数の場所に同じ契約書が存在している状態なのも気になっていました。
それに、著作権に関する契約など期限があるものはエクセルで台帳を作成し、期限が近づいたら担当部署にメール等で都度、注意喚起を行っていましたが、このやり方ではチェック漏れやメール送信・確認漏れ、誤入力といった人的ミスが発生してしまいます。どうにかしようという考えはあったものの、人手は限られ、その他の業務にも追われ、結局ずっと同じ方法でした。
書面の契約書の業務自体、時間をとられますし、収入印紙代が年間100万円程度かかるという課題がありました。が、電子契約書を導入したいというより、紙の書類をどうにかしたいというのが強かったですね。
法務総務課長：
実際に導入検討に向けて動きはじめたのは、2019 年 3 月ごろです。当時はそこまで電子契約サービスは普及していませんでしたが、書類の電子保存の機能やサポート体制、運用コストなどで5社ほど比較検討した上で『BtoBプラットフォーム 契約書』に決定しました。
決め手は法令対応、手厚く迅速なサポート体制。紙と電子の一元管理が実現
『BtoBプラットフォーム 契約書』を選ばれた理由は何ですか？
法務総務課長：
選定にあたってはいくつか条件があり、そのすべてを満たしていたのは当時、『BtoBプラットフォーム 契約書』だけでした。まず、大前提は当社が掲げる法令遵守に則ったサービスであることです。取引先も利用するものですから、安心して使えるものでなければと考えていましたが、ベンダーによってはあいまいなお返事で不安になるケースもありました。インフォマートの担当者さんは、電子契約の電子帳簿保存法対応については国税庁に確認済みであるとしっかり説明してくれたため、信頼できると感じました。代理店経由ではないので、当社からの問い合わせだけでなく取引先に対しても直接、丁寧で的確なフォローをいただけ、解決までが早くて助かります。
また、同じプラットフォーム上で書面の契約書データと、電子契約書データが一元管理できる点もポイントです。閲覧権限の設定なども別途費用がかからず使え、その付与方法などの手順がシンプルで使いやすいのも良かったです。
操作性はいかがでしょうか？
ご担当者
人事・総務部 法務総務課 ご担当者：
実は私は、半月前に法務総務課に配属されたばかりで、その前は販売部署にいました。以前は契約書の確認が必要になると自社サーバー上で管理されたものを一生懸命探していたんです。『BtoBプラットフォーム 契約書』は、タイトルや社名から簡単に検索できるので「便利なものをいれたんだな」と使いやすさを感じています。法務総務の業務にはついたばかりですが、今は締結前の契約内容のチェックなどに活用しています。
法務総務課長：
現在、電子データのやりとりで締結する契約は全体の 10％程度です。これまで書面では押印、発送し、先方から戻ってくるまで1週間以上かかっていたところ、電子なら申請から電子発行～締結完了まで1日以内で完結しています。業務上のスピード感は確実に高まりました。
導入の背景にあった課題、書類の管理についてはいかがですか？
法務総務課副主任：
『BtoBプラットフォーム 契約書』の「自社保管機能」を利用して、書面で締結した契約書をスキャンして電子データ化し、クラウド上に保管しています。ひとつのクラウドサービス上で、書面締結も電子締結も一元的に格納しているので、必要な書類をあちこちのフォルダから探さず見つけられるようになりました。
閲覧権限は全社開示と人事のみとシンプルに切り分けて管理しています。管理する立場でいえば参照者の権限付与が簡単ですし、法務総務以外の社員も必要な契約書をすぐ確認できます。また、以前は目検でチェックしていた契約期限の管理も、今は有効期限が迫ると自動で各担当宛てに警告配信がなされます。手動で行っていたメール配信の手間やミスをなくすことができました。
法務総務課長：
契約内容に関しては、プラットフォーム上に必要なことはすべて揃っている、そんな認識を社内全体で持てたことで、全員が使いやすいサービスになり、業務プロセスが『BtoBプラットフォーム 契約書』に基づいているとすらいえます。いわば『BtoBプラットフォーム』が業務上の共通言語のようになり、スムーズに話が通じるようになったことに非常にメリットを感じます。
コロナ禍の影響は電子契約書にも。新しい時代を見据えた業務改革を
今後の展望をお聞かせください。
法務総務課長：
コロナ禍が長引き、社会全体で働き方に変化が起きています。我々も、会社に来なければできない業務以外はテレワークを導入しました。ただ契約書業務は、作成して郵送する営業担当者ふくめ、出社が必要です。そこで、取引先向けに「電子署名による契約締結のご協力のお願い」をリリースしたところ、電子契約への切り替えが進んでいます。
また、クラウドサービスに対するイメージも以前とは変わってきたように感じます。かつては社内でも、セキュリティ面からクラウド利用を危惧する声がありましたが、堅牢性が担保されたシステムならむしろ不正や改ざんを抑止できるといった認識が浸透してきました。『BtoBプラットフォーム 契約書』も当然、そういった高い信頼性があるからこそ利用しています。電子契約はお客様の同意があって使えるサービスですが、今後も認知度を高め電子化率の向上を目指していきたいです。
※掲載内容は取材当時のものです。
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