自動車のメンテナンスリース事業を展開する、株式会社イチネン様。全国約8,000の整備工場と契約し、お客様に定期的なメンテナンスサービスを提供しています。整備工場との新規契約は、毎月30〜40社。年間100万円以上かかる印紙代や郵送費のコスト、またエリアマネージャーが直接、整備工場へ足を運ぶなどの時間的コストも課題でした。電子契約の導入で、契約締結にかかる費用はほぼゼロに。かかる手間も3分の1になりました。導入までの経緯や効果について、具体的に伺います。
ココがPOINT!
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1
年間80万円以上の印紙代が削減
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2
全国で展開する取引先とのスムーズな契約締結
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3
「当事者型」のサービスながら、誰でも使いやすい
全国約8,000の提携工場と契約
株式会社イチネン様と、イチネンホールディングス様、それぞれの事業内容について教えてください。
株式会社イチネンホールディングス 審査法務部審査法務課 山田様（以下、山田様）：
弊社はグループの管理部門の位置づけで、株式会社イチネンは、自動車リース事業が主たる事業です。リースは金融的な要素が強く、一度自動車リースを契約すると5年ぐらいで債権の回収が発生します。当部においては、取引前の与信審査や法務、契約書のチェックや訴訟案件、法改正などに関する業務を行っています。
サービス部西日本サービス課
松岡様
株式会社イチネンサービス本部サービス部西日本サービス課 松岡様（以下、松岡様）：
当社は、主力である自動車リースメンテナンス関連事業を展開しています。整備工場は当社の事業を継続するにあたり核となる部分であり、なくてはならない存在であり、サービス本部では全国にある整備工場と取引をし、自動車のメンテナンス管理の部分を担っています。サービス本部は「サービス管理部」と「サービス部」という2つの部署に分かれており、サービス管理部では、メンテナンスを担う整備工場からの請求関係の手続きやお支払いに関する業務、また、点検に関する管理などを主体にしています。その整備工場の窓口となるのが、我々の「サービス部」です。お客様の安心・安全を守る為に整備工場とともにサービスネットワークを構築し、自動車のメンテナンスを通じて管理・指導を行い、またお勧めする物販なども手掛けるなど、工場との契約を始め、工場との対応全般を行っております。
整備工場との契約は、具体的にどのようなものですか。
松岡様：
当社がおすすめする工場以外に、お客様から「今までお願いしていた工場がここだから、ここで契約をして欲しい」というご指定をいただいた際には新規で契約を結びます。また、我々の強みは整備工場とのネットワークにあるのですが、あるエリアに工場が欲しいとなれば独自に開拓することもあります。この2つのパターンで、新規の提携工場が増えているのです。
株式会社イチネンサービス本部サービス部西日本サービス課 中村様（以下、中村様）：
契約している整備工場は、北海道から沖縄まで全国約8,000以上になります。おかげさまでどんどん提携先が増えており、電子契約数は月間38件ほど。現在、電子契約の締結が完了しているのが340社くらいで、案件を進めているのは380社くらいになります（2022年1月現在）。
アナログな契約によるコストが課題に
契約フローについて教えてください。
サービス部西日本サービス課
中村様
中村様：
紙の書類でやり取りしていた頃は、整備工場の担当エリアマネージャーが直接訪問して、その場で締結、紙の協定書を回収するパターンと、遠方やタイミングが合わない場合などは郵送で契約書を回収するパターンの2種類で契約を結んでいました。訪問して説明するとなると、1回につき30分から1時間はかかります。書類だけ郵送して電話で説明するにしても、やはり契約内容の説明などが必要ですので同じくらいの労力が必要です。その後、契約書類の回収がスムーズにできなければ、督促や訪問をする手間が発生してしまうので、契約締結までに1～2週間かかることもよくありました。最初のメンテナンスが始まるまでには契約書を回収しなければいけませんので、アナログなやり方で発生するリードタイムは大きな課題でした。
さらに、収入印紙や郵送にかかるコストも見逃せません。1契約につき2,000円を先方の整備工場で貼っていただき、弊社でも貼りますので、印紙代だけでも年間80～100万円くらいかかっていました。それに加え、郵送費が1契約につき370円。こうしたコストと手間が、大きな課題でした。
『BtoBプラットフォーム契約書』導入の経緯を教えてください。
サービス部西日本サービス課
松岡様
山田様：
イチネンホールディングスでは、電子契約書サービス導入を前向きに検討していました。その中で、今回、提携整備工場との契約書を電子化する事で印紙等のコストを下げる事ができるのではと考えていました。電子契約にすれば、毎月40件近い契約書に対する印紙が削減できます。契約書管理の面でも、電子契約は活用できそうだと考えました。そうした折、コロナ禍によるDXの流れもあり、具体的に契約書の電子化サービスについて何社か比較してみました。当初は「第三者立会い型」を検討していたのですが、まだ法的には認められていなかったため、インフォマートさんのような「当事者型」なら法的にも担保されているので安心だと感じました。「当事者型」のサービスを比較した中でも、『BtoBプラットフォーム契約書』は法人認証の手間が少なく、ユーザーインターフェース（UI）も非常に使いやすい。営業担当の方が熱心に回答してくれたこともあり、導入を決めました。
契約にかかる時間が3分の1に
電子契約に対しては、どのようなイメージをもっていましたか？
松岡様：
近年、DXの流れで電子契約が増えているとは認識していたものの、直接聞くまでは「今すぐに導入する必要はないだろう」という印象でした。いざ初めてみて、その便利さを強く実感しています。年間80～100万円の印紙代がゼロになるなど、契約にかかるコストも大幅に削減できました。
契約のスピードは、どう変わりましたか。
サービス部西日本サービス課
中村様
中村様：
もともと契約締結まで早くて約2週間、平均1ヶ月ほどかかっていたのが、最短0日で可能になりました。平均では10日程度となり、約3分の1に短縮されたと感じています。整備工場にアポイントをとって訪問し、書類を郵送、返送していただくためのリードタイムがなくなりました。取引先は全国津々浦々にありますが、新規契約はWebで行うため全国どこでもカバーできます。より多くの整備工場と早く締結を結べるということは、より早く多くのお客様にサービスを提供できることにつながりますので、満足度の向上にも直結すると思います。
松岡様：
これまでは整備工場の契約順にファイリングをしており、新規契約の整備工場が子会社の場合などは、すでに契約した親会社のファイルを探してファイリングするなど、年間で換算すると多くのファイリング業務に時間が取られていました。また、契約書を封筒に詰めて送る作業など毎月のルーティンがゼロになり、働き方改革の側面も含めて、複合的に満足しています。
グループ会社間での契約にも導入を検討
今後の展望をお聞かせください。
中村様：
売買契約をはじめとするいろいろな契約を『BtoBプラットフォーム契約書』で行うことも検討したいと考えています。サービス本部内では、すでに業務委託契約書以外でも何件か進めているところです。
山田様：
今回、サービス本部で導入してみた結果、コスト削減効果が非常に大きいことを実感できました。イチネンホールディングスでも、情報システムの部署でパソコンのリース契約を電子化しようという動きが出ています。個人的にはまず、グループ間の契約や備品等のリース業者との契約など、導入しやすい契約から少しずつ広げていくのが良いと考えています。アフターコロナを見据えた働き方において、電子契約は大きな武器になると考えます。
松岡様：
当社のリースメンテナンス事業にとって、整備工場はなくてはならない存在です。一方で、この業界にはまだまだDXに抵抗をもつ方も少なくありません。そんな中でも『BtoBプラットフォーム契約書』の導入は、ひとつのきっかけになりました。これを機にITによる効率化をさらに進めていけるよう、環境を整えていきたいと考えております。それから、電子契約書によって手間とコストは削減できましたが、これからも整備工場へは足を運び、顔の見える信頼関係をしっかりと築いていきたいと思います。
※掲載内容は取材当時のものです。
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