営業担当のLINEに届く商品注文を『TANOMU』で受注。
個別処理の手間がゼロに

― 最近、受注業務に課題があると伺いました。

当社は営業所ごとに受注の専門部署を設けて、電話、FAX、インターネットの注文サイトを案内して注文を受け付けています。ただ、ここ１年は営業個人のLINEやショートメール宛てに注文が入るケースが増えてきました。毎日ひとりあたり3件前後、営業所全体で50件ほどです。

現在はコロナ禍ということもあり飲食店様からのお酒の注文は落ち着いているのですが、LINEでの注文は処理にやや手間がかかるのが難点です。営業担当が毎朝の受注処理時間までにLINEで届いた注文内容を書き直し、受注部署にチャットツールで指示を出し、受注部署は内容を販売管理システムに入力しなければなりません。

飲食店様の所在地によっては、営業担当が受け持つ営業所とは別の配送エリアから商品をお届けする必要があるため、住所も考慮する必要があります。営業担当が起きている時間に注文が入れば即座に対応できますが、夜中や休日も注文は届きます。

また、LINEでいただく注文内容はアバウトなことが多く、ミスに繋がりかねないのも懸念点でした。たとえば「ビール1本」と連絡をいただいても、どのような銘柄かはっきりしなかったり、サイズも書いていなかったりするので確認が必要です。これは電話での受注と同じくらい効率が悪く、画像をお送りいただいても判別が難しいこともあります。

LINEによる発注はお取引先様にとっては便利ですし、これからも増えるでしょうから、2021年12月にLINEでの注文を処理する受発注システム『TANOMU』を導入しました。

― 貴社がIT化をすすめる背景は何でしょう？

物流業界ではマンパワーが不足する時代になることは以前から言われています。ドライバー不足もそうですが、事務スタッフも集まりにくくなっています。そのため、手間が省ける工夫や人の代わりになるツールなどの情報収集をしてきました。

私は18年ほど前に今の会社に入社しましたが、当時は伝票の処理で残業が当たり前になっていました。そこにインフォマートの『BtoBプラットフォーム受発注』などの受注システムを使ったことで「こんなに早く帰れるんだ」と、ITを使えば楽になることを知りました。

特に受注ミスや在庫切れは当社としてもまず解決すべき課題で、ITを導入してでも、質の良いサービスを提供できるようにと追い求めてきました。もちろん、費用対効果を検証する必要がありますし、それが私の役目です。これからもシステムの受注比率を高めると同時に、お取引先様の細かなニーズに合った配送を手掛けていきたいと思います。