総合食品商社として、ホテルやレストラン、居酒屋などの外食をはじめ、病院や高齢者施設などの給食分野、お弁当やお惣菜といった中食分野にも幅広く事業を展開されている尾家産業様。全国に46ある事業所を中心に、新規の取引先との売買基本契約が日々交わされます。それらを管理する本社では、業務負担や印紙代をはじめとする費用に課題があったといいます。電子契約書の導入は、食品卸売業にとってどのような効果をもたらしたのか、担当者のお二人に取り組みを伺いました。
※2022年11月現在
ココがPOINT!
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1
導入から半年で新規取引の8割を電子化
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2
53時間以上の作業時間と印紙代を削減
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3
営業担当者の業務負荷を低減
課題は、契約書の製本作業と印紙代にかかわる業務効率化と経費削減
御社の事業内容と、ご所属の部署での担当業務を教えていただけますか？
小川 真俊様
経理部 課長 小川 真俊様（以下、小川様）：
食品総合卸売として、外食ではホテルやレストラン、焼肉店、居酒屋、専門店など、幅広いお客様がいます。中食やオフィスの社員食堂などの給食分野にも力を入れており、現在では、病院や高齢者施設といったヘルスケアの分野もターゲットとしています。私が所属する経理部では、決算業務が主たる業務ですが、お客様との売買基本契約の関連業務も担当しています。
売買基本契約に関する業務で、課題となっていたことについて教えてください。
小川様：
昔の話ではありますが、お客様と契約書を交わすことなく取引が始まるということもありました。
昨今はコンプライアンスの観点から、取引にあたっては売買基本契約をしっかりと締結しなければいけません。そのため古くからお付き合いのあるお客様については、営業担当者が直接伺い、改めて契約書を交わすお願いをすることもありました。
契約書を電子化する以前の契約関連業務の流れについて教えてください。
関谷 文梨様
人事総務部 総務課 関谷 文梨様（以下、関谷様）：
全国にある事業所の営業担当者が新規のお客様を獲得し、取引をスタートする際には売買基本契約を結んでいきます。契約締結の際は、まず、社内で利用しているワークフローのシステムを使い、営業担当者が契約書を申請します。契約書の雛形に沿って、お客様の情報や取引内容などを入力し、上席が確認していくような流れとなります。
総務課では週に3日間は売買基本契約書の申請がアップされているかを確認して、契約書押印業務を進めていました。具体的には、印刷して製本、収入印紙を用意して、管理本部長に押印してもらうための準備をします。押印が済んだものから、事業所ごとに振り分けて発送するという流れになります。
一連の契約関連業務では、どのような課題があったのでしょうか。
関谷様：
やはり作業時間とコストの負担です。製本作業に時間がかかりますし、印紙代はもちろん、発送費用もかなりの額でした。多い日には1日に100件の契約書を発行するということもありました。
その時には、まだ契約書を電子化していなかったため、印刷をするグループ、製本をするグループと数名ずつグループ分けして作業を進めました。もしあの時にインフォマートの『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入していれば、どれだけ楽だっただろうと思います。
数字の部分だけではない電子化によるいくつかのメリット
契約書を電子化するに至る経緯について教えてください。
小川様：
ペーパーレスの推進と印紙代、郵送費用の削減、一連の契約書業務や署名捺印作業も含む業務削減による効率化、それから電子帳簿保存法への対応といったこともあり、『BtoB プラットフォーム 契約書』で電子化をすることになりました。
2022年1月の導入ですが、電子化率はどれほどでしょうか。
小川様：
導入から半年で新規の売買基本契約に関しては8割が電子化できています。2割は従来通り紙で行っています。
『BtoB プラットフォーム 契約書』導入により、どんなメリットを感じていますか。
関谷様：
押印の部分では、製本作業の時間と印紙代、発送費用が大幅に削減されました。印刷して製本し、印紙を貼って発送準備をするだけで、1件につき10分はかかります。導入から約320件を電子化で処理したので、作業時間だけで約53時間の削減になっています。
小川様：
製本などの作業以外に、管理本部長への押印申請の際、実際に契約書を持っていって、また取りに行く時間も積もり積もれば大きいですし、管理本部長が押印作業に費やす時間もあります。それらを作業時間と考えれば、およそ53時間以上の削減効果はあります。もちろん、印紙代や郵送代もかなり削減できています。
そうした作業面や費用面のほかに、契約書が電子化されたことで営業担当者も手元ですぐに契約内容を参照できるようになったことは、大きな意味があると思います。
例えば、不良債権が発生した場合、弁護士に最初に確認されるのは、売買基本契約はどうなっているかということです。契約書のなかに不良債権に関する条項が入っていれば、次のアクションを速やかに進めることができます。
お客様と実際に契約を進める営業担当の方々に、電子化はどう受け止められていますか。
小川様：
電子化以前は、営業担当者は契約書の原本を郵送して、お客様から戻ってきたら、その内容について本部に問い合わせをしてという流れがありました。ただ、大規模支店では日に約数百件もの郵送物が届くため、その中に契約書が埋もれてしまい確認が遅れるといったことも起きていました。
電子化によって、そういった時間のロスや、それに伴うステータスの管理から解放されたことで、仕事がだいぶ楽になったと、現場の営業担当者からも話を聞いています。
現在は、営業担当者から本部に「この内容で契約を進めたい」と申請すれば、その後の段取りは本部がすべて処理できるので、現場の負担は相当減ったと思います。本部としても、集約できる仕事があれば集約して、現場の負担を減らしたいと思っていますので、電子化は進めなければいけません。
最後に今後の展望についてお聞かせください。
小川様：
まずお得意先様に対する売買基本契約書から電子化しましたが、お得意先様からは、契約締結と返送に関わる時間や手間が削減できて、とても便利になった、というお声も頂戴しています。
次の取り組みとして仕入先に対する売買基本契約書の電子化を進めています。具体的に社内のワークフローの修正も完了し、仕入先の協力も得られそうですのでスムーズに稼働できると思います。
あとは既存のお得意先様のなかで、契約書がまだ締結できていないところを確認して、電子契約を締結するためのアクションを起こそうと考えています。そのほか、秘密保持契約も電子化したいと思っています。
電子帳簿保存法への対応を考えても、今後も電子化は重要課題となってきますので、より一層注力していきたいと思います。
※掲載内容は取材当時のものです。
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