電子請求書と会計システムの連携で金額入力がゼロに。企業成長に貢献する月次決算早期化が実現しました。

100円ショップ「DAISO/ダイソー」を国内外で約6,000店舗展開する株式会社大創産業様。国内直営店約3,200店舗（2022年2月末）の工事費用などを集約する本社の経理部では、毎月紙で届く約3000通の請求書を時間をかけて手作業で処理していたそうです。請求書の受取をデジタル化したことで、早期受領やAPI連携によるデータ自動取込などが可能に。目標だった月次決算早期化が実現しました。

ココがPOINT!

• 1

  月次決算の締めまでの日数が半分に

• 2

  出張先やテレワークでも請求書の承認が可能に

• 3

  API連携で会計システムにデータを自動取込

100円ショップのリーディングカンパニーを支える経理業務のミッション

100円ショップという業界を開拓し、首位を保ち続けておられます。

請求書の受取に『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入した経緯を教えてください。

経理部長代理：

大きな理由のひとつに月次決算の早期化があります。生活のインフラたる企業として毎年出店を続け、毎月新商品を開発し適切な事業拡大を行っていくには管理会計の高度化が必須です。その機運は社内でも年々高まっており、経理部として決算早期化は急務の課題でした。そのため処理のスタートを早める「請求書の早期受領」および「処理の効率化」として、請求書業務のデジタル化が有効ではないかと考えたのです。

経理部門で債務関係に携わっているのは12名で、毎月3,000通近い請求書を処理しています。基本は月末締めですが、20日締めや都度支払もあり、1カ月ほぼなんらかの支払業務を行っていました。

中でも、固定資産課が担当する内装や修繕といった店舗の工事関係や陳列の什器に関する請求書を月末締めではなく、発生ベースで受領できればより早く処理できます。ただ、同じ取引先様に、複数の物件を担当していただくケースが多く、工事完了の都度請求書を紙で発行となると、事務作業や郵便代といった負担をおかけしてしまう懸念がありました。

一方、デジタルデータなら、郵便代のコストは削減できますし発行後すぐに受取が可能です。そこでまず取引先様にアンケートを実施し、請求書のデジタル化による都度請求で請求書の早期受領ができないか、検討し始めました。電子請求書システムはいくつかありましたが、受取に対応したサービスは当時ほとんどない状態でした。

『BtoB プラットフォーム 請求書』は、発行も受取も可能で導入企業数がもっとも多く、弊社の取引先の多くでも既に導入されていた点が採用の決め手でした。

『BtoB プラットフォーム 請求書』と会計システムの API 連携で金額の入力不要に

月に約3,000通とのことですが、紙で受け取っていた時はどのような業務フローでしたか？

固定資産課担当者：

請求書は本社の各部署宛てに届きます。担当者がそれぞれ部署内で上長の承認をもらい、経理にまわってきたものを経理内で処理していく流れですが、全社的にペーパーレス化が進んでいるとはいえず、ピーク時の月初などはその他の郵便物も含め大量に届くので開封作業だけでも1日では終わらない作業です。部署名のない請求書は担当部署探しからはじめねばならず、間違って東京本部や各店舗など別の拠点に届いてしまうと、余計に時間もかかる上に紛失リスクもあります。承認する上長が出張で不在にしていて押印ができないなど、まず経理にまわってくるまでに時間を要していたのが課題でした。

経理にまわってきた請求書の会計システムへの入力は、固定資産課と一般経費などを扱う経理課で行うので、まず請求内容でそれぞれの課の担当に振り分けます。これはある程度経験則に基づいた勘で取引先を見ながらの手作業でした。

会計システムへの入力は、取引先ごとに仕訳をパターン登録したり、明細が多い取引先からはエクセルで請求データをもらって取り込んだりと工夫はしていましたが、件数も多く、請求額や店舗コードの間違いなどもあって確認に時間をとられていました。

また、一般経費は支払債務を入力し支払処理を行えば業務完了ですが、固定資産課は債務計上の後に資産計上という別の処理もあってさらに時間がかかっていたんです。

『BtoB プラットフォーム 請求書』の導入でそれらの課題は解消しましたか？

経理部長代理：

2021年3月より、取引額が大きく明細の量も多い取引先様から順次導入を進め、現在デジタルデータで受け取っている請求書は全体の45％ほどです。導入にあたって会計システムを改修し API 連携で請求データを自動で日々取り込むようにしたため、金額の入力はなくなりました。仕訳作業も取引先ごとの勘定科目パターンと明細項目ごとの勘定科目パターンを登録して手入力を極力減らし、負担を軽減しています。処理時間は圧倒的に短縮しました。請求書業務以外の効率化も進み、月次決算の確定までの日数が導入前の半分に短縮しています。

固定資産課担当者：

10人で行っていた入力作業も半分ほどの人数になり、そのぶん照合作業など他の業務に手をかけられるようになりました。負担はかなり減っています。これまで請求書が各部署に届いているかどうか経理からはわからないので、「届いているなら早くまわしてください」と促していました。今は受領が可視化され、どの部署が何の請求書を受け取ってどういうステータスなのか画面上で確認できます。請求書のボリュームも把握しやすくなったと感じています。

急務だった月次決算の早期化は達成。目標は次のステージへ

今後の展望をお聞かせください。

経理部長代理：

当初課題としていた月次決算早期化はひとまず達成しましたが、経営層からはさらなる早期化も促されています。現在は営業日ベースでカウントしているので、それをカレンダーベースにできないかと。ただ、発行する取引先様の営業に依存する部分もありますので、さまざまなアプローチを考えていく必要があると思っています。

新規の取引先様には『BtoB プラットフォーム 請求書』での発行をお願いしていますが、一度移行をお願いして断られた取引先様への再度の打診をどのように行うかも悩ましいところです。

社内では、請求書の受取件数の多い部署ほどメリットを感じてくれています。上長が出張先からでも承認でき、テレワークも可能な点が助かるようです。請求書デジタル化の推進は今、各部署にゆだねている部分もあるので、今後は改めて経理が舵取りしてデジタル化率を高めていく必要があるでしょう。

2023年にはインボイス制度もはじまります。制度に対応したシステムで請求書を発行していただくほうが当社としてもありがたいので、取引先様の動向も伺いながらではありますが、今後も『BtoB プラットフォーム 請求書』への切り替えをご案内していきたいと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。