『TANOMU』の導入で受注の8割をデジタル化。
労働環境の改善で離職率を減らしました。

―野口社長が起業された経緯を教えてください。

以前勤めていた食品会社でラーメンスープ事業を立ち上げました。その後、独立してラーメンスープ専門の当社を2012年に設立しました。当初は、飛び込み営業でお取引先様を増やしました。企業経営でラーメン店を複数展開しているような会社です。当社のスープを使っていただければ、次の新業態を作る際に、スピーディに業態開発ができますから。

そのためスープ開発にも力を入れました。毎日お店のアイドル時間を狙って、企業経営のラーメン店のほか、個人店も含めて日に15、16軒へ伺いました。そのうち5、6軒は厨房でスープを試飲させていただき、当社のスープの中にお店と近い味があれば、使っていただくということをしていました。

そんな営業方法を4、5年続けるうちに、こういうスープが売れるという感覚と知識が私の中で蓄積されていきました。その知識をベースに当社の工場で商品開発を行い、同時にお客様の要望を受けたオリジナルの商品も作るようになりました。結果的に、現在では百数十を超える種類のスープを作っています。その他、チェーン展開をされている企業とも商品開発を行っています。

―お客様の数も相当な数になっているそうですね。

現在、当社でスープを販売しているお取引先様は5,000件ほどです。コロナ禍前と比べると、売り上げで1.6倍ほど増加しました。受発注システムを導入する前は、電話やショートメールによるアナログなやり方での受注でしたので、正直、従業員は残業も多かったですし職場の雰囲気も殺伐としたものになっていました。

そもそも、受注業務を長年うちで働いてくれていたベテランの従業員にまかせっきりにしていました。受注は基本的には電話やスマートフォンのショートメールで受けていました。その後、LINEで受けるようになっていたのですが、土日の休み明けに会社へ来るとLINEに100件を超える注文が入るような状況でした。

しかも、注文内容が「黒いの１個」とか、「豚ちょうだい」「いつものお願い」など、お客様の名前を調べ、注文内容と照らし合わせなければならず、とにかく煩雑でした。しかも、1台のスマホですべての注文を受けていたので、結局、事務処理できるのは１人だけです。注文内容を確認しているうちに、そのスマホに電話での発注が入るとLINEでどこまで確認したかも分からなくなり、余計に時間がかかるという悪循環に陥っていました。そんな状況でしたから、昼休みもなく、夜7時、8時まで残業というのが日常化してしまい、離職率も高くなってしまったのです。

―その状況を改善するために、受発注のシステム化をされたのですね。

実は長年勤めた従業員が退職する際に、厳しいことを言われました。「誰がやっても同じように処理できるシステムを導入しないと、このままでは会社の存続は難しい。いまメスを入れないと、どんな人が会社に入ってくれても業務の大変さに辞めてしまう」と。この言葉に、私も深く反省しました。そこで、受発注システム『TANOMU』を導入したのです。

『TANOMU』を導入してから、業務も職場の雰囲気も本当に大きく改善されました。殺伐としていた職場でしたが、今では笑い声が聞こえるほどにまでなりました。

まずは受注の際にお客様の名前や店名を調べるのが圧倒的に楽になりました。というのも、取引先5,000件のうち同じような名前のお店が大量にあるので、リストを確認するだけでも一苦労だったのです。

『TANOMU』では、受注する際に、メモ欄にお客様情報を書き込むことができるので、初めてのお客様でも、最初の注文時に住所や正しい店名などを打ち込むようにしています。そうすることで、注文書を印刷する際に一緒にお客様情報が記載でき、以前まであった受注時の間違いがなくなりました。

そして商品名による間違いもなくなりました。システム導入前は、ショートメールや電話で、「とんこつ黒いのと、茶白を1個ずつ」といった熟練した従業員でも判断に迷う注文がたくさん入っていました。しかも、注文内容を聞き返すと気分を害されるお客様もいるので、結局は従業員が店名などから過去の注文を見直して、注文書を作るしかなく、間違いも出てしまいます。それでは時間の浪費ですし、従業員の精神衛生上もよくありません。『TANOMU』を導入してからは、商品マスターにある商品の数量を入れて注文いただくので間違いがありません。今では受注の8割は『TANOMU』で受けています。

―ほかにも、効果を感じていることはありますか。

我々にとって画期的であり、まさに求めていたのがメッセージ機能です。これまで入金の遅れは、お客様へ電話やショートメールでお知らせしていました。ですがショートメールでは「見てない」と言われることもあり、また当社が忙しいと支払いの催促が遅れてしまうこともありました。

メッセージ機能は取引先に一斉送信ができますので、遅延なく入金のお知らせができます。お客様も『TANOMU』から発注しているので、「支払いのお願いのメッセージを見ていない」とは言えません。業務も楽になりましたし、実際に入金が遅れる方はほぼなくなりました。

―コロナ禍で大変なこともあったそうですね。

2022年7月に私も新型コロナウィルスに罹患してしまい、従業員も出社できなくなってしまいました。その間もお取引先様からの注文はあります。『TANOMU』で業務がかなり効率化されていたため、受注内容を工場に送るくらいであれば無理なくできました。これが、LINEをいちいち確認して、お客様情報と過去の発注内容を照らし合わせて注文書を作成し…という以前のやり方では到底、受注を捌けなかったでしょう。『TANOMU』は救世主といってもいいくらいです。