請求書の発行も受取もデジタル化へ。
取引先にもメリットのある業務改革を進めていきます。

― 皆さまが所属されている業務部はどのような部署でしょうか。

福島業務課長：関彰商事はエネルギー事業やモビリティ事業等さまざまな事業ごとに業務部があり、私たちが所属しているのはエネルギー関連を中心とした業務部です。それぞれ拠点となるエリアごとに販売や売掛の管理業務を行っています。毎月膨大な処理が必要になる請求書業務に課題を感じ、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しました。サービス自体は、以前から一部の取引で、受発注管理システム『BtoBプラットフォーム 受発注』を使ってほしいという依頼を受けていたことで知っていたと聞いています。

業務部つくば業務課主任（以下、つくば業務課主任）：私は実際に『BtoBプラットフォーム 受発注』で食品関連の取引先様へのガスの販売等を処理しています。また当時、個別に『BtoBプラットフォーム 請求書』での請求書発行を希望される取引先様もいらっしゃいました。それで紙でやりとりしなくてもシステム上で請求書を処理できるサービスがあると把握していた私の当時の上長ふくむ数名で、東京で開催された会計・財務ソリューションの展示会へ情報収集に行きました。

― 他のサービスとの比較検討もされた上で『BtoBプラットフォーム 請求書』を採用されたのでしょうか。

業務部 水戸業務課 参事（以下、水戸業務課参事）：いくつかサービスの説明を受けましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』の受取も発行もどちらもデジタル化できる点が決め手になりました。請求書の受取業務の課題解決のツールを探していたのがきっかけですが、いずれは発行業務もデジタル化していけたらという展望を描いての導入でした。

― 導入後の効果はいかがですか？

水戸業務課参事：現在、全取引の50％ほどの請求書をデジタルで受け取っています。早いところでは月末に、多くの取引先は第2営業日までに請求書を送ってくださるようになりました。加えて、社内の承認も早くなったと感じます。上長が出張や他の地区へ出かけて不在であっても、出先で承認をもらえますので、それに関してはすごく楽になりました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』受取モデルの導入は2018年4月、その後、2020年2月に発行モデルを導入しました。コロナ禍で出社が制限された際、私たちもテレワークを実施しました。半数近くをデジタル化していたので在宅での対応が可能でしたが、もし紙のままだったら出社する必要があったでしょうから、その点も良かったと感じています。

― 発行業務に関してはいかがでしょうか。

つくば事業所主任：請求書は全体で約1万3000社宛に発行しています。そのうちおよそ3000社は官公庁や先方の指定フォーマットのある取引先のため、残り1万社の『BtoBプラットフォーム 請求書』による発行を目指し、現在は半数近くをデジタル化しています。

請求書が膨大な枚数になるので、導入前は毎月基幹システムで締め処理を行って作成した請求書データをPDF化して、印刷業者へ依頼して印刷してもらっていました。夜にデータを渡せば翌朝には印刷・納品されていましたが、段ボール箱3箱分というボリュームです。それを、自社の、燃料配送等を行う物流部門が印刷所へ取りに行って各地区に振り分けていました。

地区によって多少差はありますが、平均して1カ所3000通ほど処理しています。請求書は受注した営業担当者ごとに振り分けて、営業自身が封入作業を行っていたので手間も時間もかかっていました。

今は、これまで1時間かかっていたものが30分でおわる、またデジタル化した請求書に関しては封入ミスや郵送中の紛失による支払漏れなどのリスクがなくなり、かなり楽になったと実感しているようです。取引先にも郵送で数日かけて届いていたものが、締め処理からその日のうちに発行し即日届くようになり、先方の業務負担の軽減にもつながっていると思います。

デジタル化したのは半数近くですが、膨大な明細の印刷も減ったぶん、残っている紙の請求書は段ボール箱3箱だったのが１箱ほどと、格段に減りました。郵送費用や印刷代など発行にかかるコスト、作業時間ともに50％近い削減効果が得られています。

― 会社として長い歴史をお持ちで、その中でずっと紙ベースで行っていた業務を短期間で半数近くデジタル化するのは大変だったのでは？

福島業務課課長：請求書の発行は特に、お客様にこれまで紙でお送りしていたものをデータ化するので、お客様と直接関わる営業担当者に「そのほうがいいよね」という共感がないと社内にもなかなか浸透しません。

デジタル化はお客様にとってデメリットではないということ、社会的にもデジタルシフトの流れだと、若手からベテランまで「そういう時代だ」と意識に変化がみられるようになって、デジタル化率も向上していったように思います。

― 今後の展望をおきかせください

福島業務課課長：受取、発行ともにデジタル化率はいっそう高めていきたいです。現時点で、お客様の中にはデータで受け取ると、PDFで印刷する際に明細が増えてしまう、たとえば車両1台につき1枚の請求書といった出し方ができないといった理由で紙の請求書を希望されるケースもまだ多いです。車両の台数が増えてもダウンロードしたデータを加工すれば金額は出せますよとお伝えしているものの、企業それぞれの方針もあります。
ただ今後、インボイス制度が始まれば計算方法ふくめ処理の仕方も変わりますので、お客様側のデータ出力の形式も変更されデジタル化はより進んでいくのではと期待しています。まずは50％超を目標に、デジタル化をはたらきかけていきたいです。