システムインテグレーション事業とサービス＆サポート事業で企業のオフィスDX 推進をサポートする、株式会社大塚商会様。国内各地に支店・営業拠点があり、本社経理に届く請求書は月に3,000枚を超えます。チェックと承認に関わる人数も多く、処理に約800時間かかっていました。請求書の受取業務のデジタル化で、月あたり約500時間の業務時間削減を目指します。
ココがPOINT !
-
1
ペーパーレス化で転記ミス・原本紛失のリスクをゼロへ
-
2
承認フローを可視化し、請求書の状況を確実に把握
-
3
真正性が担保されたデータでチェック業務の負担を軽減
競合よりも協業で、お客様の求める最適な情報システム環境づくりを
所属されている業種SIプロモーション部とは、どのような部署でしょうか？
プロモーション部 部長代理 藤本夢二 氏
マーケティング本部 業種SIプロモーション部 部長代理 藤本夢二 氏（以下、藤本部長代理）：
株式会社大塚商会は1961年に複写機販売会社として創業、以来、お客様のオフィス業務の情報化や生産性向上、コスト削減の支援に務めてきました。主要事業は、ネットワーク・インフラや複合機といったソフトウェア、ハードウェアをお客様に最適化してご提供するシステムインテグレーション事業と、その運用の保守や業務支援に携わるサービス＆サポート事業の2軸で展開しています。
私たちの所属するマーケティング本部 業種SIプロモーション部は、基幹業務システム「SMILE」シリーズ、また情報系システム「eValue」シリーズを、DX統合パッケージとしてお客様にご提案する部署です。お客様のオフィスまるごとを支えるソリューションとして、自社製品にとどまらず、当システムと親和性が高く連携可能な他社ベンダー製品もあわせてご提案するケースもあります。特定のメーカーにこだわらない、お客様の環境にあわせた最適なシステムの実現が私たちのメインミッションです。
プロモーション部 業種ストック・インフラ課主任
齋藤雅樹 氏
マーケティング本部 業種SIプロモーション部 業種ストック・インフラ課 主任 齋藤雅樹 氏（以下、齋藤主任）：
業種SIプロモーション部の中でも、私が所属している業種ストック・インフラ課では、DX統合パッケージのインフラ基盤となるネットワークやパソコンサーバー等を扱っています。DX統合パッケージの機能を補完する、他社SaaSサービスなどのいわゆるストックビジネスの情報収集を行っています。インフォマート社のクラウド請求書システム『BtoB プラットフォーム 請求書』も、お客様へご提案するサービスのひとつです。
昨今の電子帳簿保存法の改正やインボイス制度への対応もあり、お客様の請求書業務のデジタルシフトへの関心は高まる一方です。『BtoB プラットフォーム 請求書』は、クラウド請求書システムの中でも高いシェア率で、当社のDX統合パッケージとも親和性が高いのが特徴です。もともと当社でも請求書受取業務で導入していたとこ、「これだけメジャーなサービスだから、商材として扱いたい」という社内の声もあって、インフォマート社のパートナー企業として、請求書業務に課題をお持ちのお客様にご提案することになりました。
お客様へのご提案で、『BtoB プラットフォーム 請求書』をお勧めするポイントはどういった部分でしょうか。
藤本部長代理：
コスト面やシステム連携のしやすさは当然ポイントになりますし、導入企業数が圧倒的で、発行側も受取側もスムーズに効率化が図れる点も魅力です。受取と発行、どちらもそろっているソリューションは少なく、我々も課題に思っていたところでした。
インボイス制度が始まれば、受取・発行、双方のデジタル化による一気通貫の対応が可能な部分は非常に重要になってくると考えています。
ただ、他にも優れた電子請求書システムがある中、ずば抜けていると感じるのは、我々パートナー企業への対応力です。
大塚商会のお客様は、全国の中小規模の企業が中心です。情報システム部門が無かったりIT人材が足りなかったりというお客様が多くいらっしゃいます。パソコンに馴染みのない方が経理も総務も担当されているといった場合でも、一緒に細やかなDXのご支援ができる信頼性が『BtoB プラットフォーム 請求書』にはあります。商談の際にパッと頭に思い浮かぶ存在です。
請求書の受取業務を9割デジタル化し、処理時間を大幅に短縮
実際に『BtoB プラットフォーム 請求書』をご利用とのことですが、導入によって請求書業務はどのように変化しましたか？
経理部 経理課 課長：
経理部経理課は、経営管理本部に所属しています。政令指定都市を中心に全国にある支店・拠点の経理業務担当者は、各事業部の所属です。『BtoB プラットフォーム 請求書』導入前は、紙で受け取った請求書の内容を、各拠点の担当者が債務管理システムに手入力し、原本と帳票は社内便でマネージャーや主管部署のチェックと承認を経て、月に3,000通以上が本社経理へ届くフローでした。
各拠点から処理に関わる全員の対応時間を合わせると約800時間ほどかかっていました。人の手が介在すると、転記ミスや原本紛失といったリスクも課題です。
本社経理は、締め日から月次決算の締め日まで非常にタイトなスケジュールで処理しなければならず、業務の見直しは大きな課題だったのです。
2019年11月より、『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入し、オプション機能の、紙で届く請求書をスキャンしてデータ化するAI-OCRサービス『invox』（株式会社Deepwork）を併用しながら、月間3,000通以上受け取っている請求書の約9割をデジタル化しています。
請求書をデータで受け取れば、そのまま社内の承認フローに回せます。現在残っている紙の請求書も100％のペーパーレス化を目指しています。
ゆくゆくはAI-OCRの比率を下げてデジタルデータでの受取を増やし、月に500時間もの処理時間削減が実現する試算です。
経理部 経理課 係長：
私は経理課で請求書業務をメインに担当し、『BtoB プラットフォーム 請求書』の社内展開を推進する部内プロジェクトのマネージャーも務めています。導入からまもなく部員の選抜メンバー13人でプロジェクトが立ち上がり、業務担当者へのオンライン説明会も実施しました。
マネージャー、ゼネラルマネージャーといった承認決裁を行う役職者へはオンラインで個別に操作方法の案内などを行い、普及させてきました。多忙な業務の合間でも操作方法が確認できるようマニュアルも整えています。
デジタルで受け取れば、取引先が発行したデータそのものなので、転記ミスや金額の間違いは発生しません。特に承認する立場からは、チェック業務の負担が減り、一括承認が楽であると好評です。
紙の原本にひとつひとつハンコを押していた時よりも、細かく確認がなされている印象があります。
私自身もはじめて操作した時、ひとつのシステムで受け取りから承認まで一元管理できる点に感動しました。請求書が今どこにあるのか、そもそも請求自体が発生しているのかこれまで経理課では原本がまわってくるまで把握できませんでした。
承認フローの可視化により、請求書の所在管理という、本来必要のない作業に費やしていた時間を本来の経理業務に使え、とても助かっています。
システム連携で生まれる効果を高め続け、協業で顧客企業の課題解決を導く
今後の展望をお聞かせください。
経理部 経理課 課長：
『BtoB プラットフォーム 請求書』で電子請求書を発行する企業も増えており、インボイス制度や改正電子帳簿保存法といった法制度対応も追い風になっています。
デジタル化が進むこれからの経理の業務改革において、有効なソリューションとして期待しています。
藤本部長代理：
中小企業のお客様の多くは、本来の業務を抱えながら、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を行っています。経営者ご自身や、長年紙の書類で処理してこられた経理担当者など状況はさまざまで、加えて働き方関連法案の改正で残業時間の削減も大きな課題です。
「業務改革はやらなければならないとはわかっているけど、何をどう、どこまで取り組めばいいのかわからない」というお声は、非常に多くいただいています。パートナー企業として一緒にフォローいただければこんなに心強いことはありません。
業務改革とはシステムの導入がゴールではありません。それだけにとどめないように、『BtoB プラットフォーム 請求書』をはじめとする、多様なソリューションとの連携も含めて、新しい試みに取り組む、新しい仕組みで今までの仕事をより楽にするように、取り組み続ける。連携によって生まれるシナジー効果を、もっと強化をしていきたいと思っています。
※掲載内容は取材当時のものです。
シェアする
