創業105年目を迎える老舗印刷会社、株式会社プロゴワス様。印刷業にとどまらず、発送代行やデータ入力、文書のデジタル化など幅広いBPOサービスを提供しています。DXにも注力し、『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入。コスト削減を実感し、インフォマートのパートナー企業として同サービスの提案・販売も手がけています。印刷業だからこそ分かる、デジタル化の利点を伺いました。
ココがPOINT !
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1
受け取る請求書の確認・処理が12日⇒9日に短縮
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2
請求書の発行にかかる業務時間が1日半⇒30分に短縮
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3
紙で届く請求書はAI-OCRでデータ化し、紙の保管が不要に
印刷業にとどまらず、時代に合わせたBPOサービスをお客様へ提案
創業が1918年と、100年以上の歴史をお持ちですね。
管理部 チーフ グループ長（以下、グループ長）：
当社は大正時代に鹿児島で「和田印刷」として創業しました。今年で105年目を迎え、現在の社長で3代目になります。印刷物の製作はもちろん、デザインから管理、発送代行など、印刷に関連するトータルサービスを提供してきました。早くから「ビジネスフォーム」といわれる帳票や伝票、個人情報を印字する印刷に取り組み、行政など高いセキュリティが求められる印刷物にも強みがあります。
10年前に社名を「プロゴワス」に変更しました。ペーパーレスの時代に合わせ、印刷業以外にも幅広くBPOサービスを展開していくためです。現在ではデータ入力や文書のデジタル化、マーケティング支援やWebコンテンツの企画・制作など、さまざまな取り組みを積極的に進めています。
また、「社員が働きやすい環境を作りたい」という社長の思いから、いち早く働き方改革にも着手してきました。時差出勤や短時間正社員制度の導管理部チーフ グループ長入など、多様な働き方を広めていくと同時に、勤怠管理システムを導入するなど業務のペーパーレス化も進めています。こうした改善はトップダウンというより社員からの提案が多く、小さな提案でも声を上げやすい社風であると感じています。
印刷会社ですが、業務のデジタル化を進めていらっしゃるのですね。
グループ長 ：
社内業務に関しては、デジタル化のメリットが大きいと考えています。もちろん紙には紙の良いところがありますが、企業間で行う請求書のやり取りなどはデジタル化した方が効率的です。そうした考えから、社内で請求業務のDXを進めるため、請求書のデジタル化を検討しました。
『BtoB プラットフォーム 請求書』は過去にお得意先様からの依頼で利用したことがありましたし、何よりデータでやり取りする「デジタルデータ型」という点に惹かれました。請求書の入力から送付、受け取りから処理、保管まで、すべての工程がデジタル上で完結するので、アナログ作業のムダを完全になくせるのが魅力だと思います。利用企業数の多さによる安心感もあり、『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入しました。
請求書のデジタル化で、受け取り・発行業務にかかる時間を大幅短縮
『 BtoB プラットフォーム 請求書』を導入してみて、効果はいかがですか？
管理部 経理担当者（以下、経理担当）：
まずは受け取る請求書の約4割をデジタル化し、残りの紙で届いた請求書もAI-OCRオプションの『invox 受取請求書』で自動読み取りしてデジタル化したことで、業務フローが大きく改善されました。というのも、以前は毎月100通近い紙の請求書がバラバラのタイミングで届き、担当部署ごとに振り分ける作業からスタートしていたからです。「これはあの人かな」「これはどこの部署かな」と考えながら、間違えた場合はその都度教えてもらうなど手間がかかっていました。振り分けた後は、担当部署が発注した商品・サービスが発注通りに納品されているのかを請求書と照らし合わせてチェックします。チェックが終わったら、請求書をまた管理部に戻してもらうというフローでした。
請求書のうち約7割は、工場の資材や外注先などの生産管理部門が関係しているので、そこに渡して確認してもらいます。残り3割は他の部署も絡むので、また少し複雑になります。この複雑なチェック体制が、デジタル化によって大幅に改善したのです。経理担当への戻りも、3日ほど早くなりました。システムを見れば、今誰が請求書を確認中なのか即座に分かるので、本当に助かっています。
グループ長 ：
紙で受け取った請求書は、『invox 受取請求書』で保管しています。過去にどんな明細だったかを確認する際も、書庫を探すのではなく『invox 受取請求書』を検索すれば簡単に閲覧できますし、企業単位での推移も一目瞭然なので便利ですね。紙では月次の推移など長期的な変化が分からないので、デジタル化して良かったと思います。請求書の保管スペースも削減できました。
その後、請求書の発行業務と郵送代行も導入されています。
グループ長 ：
当初は請求書の受取・発行を同時にデジタル化しようと考えていましたが、基幹システムの刷新のタイミングが影響し、発行業務は約1年後に導入となりました。
経理担当 ：
現在は9割が『BtoB プラットフォーム 請求書』での発行です。これまでは約300通の請求書を発行し、今月請求が発生しない取引先や、別ルートで発送する官公庁などを手で省き、残りの150通あまりを上長に回して印鑑をもらい封入するというフローでした。私1人で担当していたため、1日ではなかなか終わりません。翌日10時の郵便の集荷に間に合うよう、急いで作業を進めることも多かったですね。
今は、システムからCSVで出力してインポートボタンを押し、内容を軽くチェックして発行ボタンを押すだけなので30分で完了です。以前は1日半かかっていたことを考えると、月初の業務がだいぶ楽になりました。
自社で感じたメリットを、お客様への提案に活かしたい
パートナー企業として顧客に『BtoB プラットフォーム 請求書』をご提案されていますが、印刷業への影響はありませんか？
グループ長 ：
お客様へはBPOサービスの商材のひとつとして、『BtoB プラットフォーム 請求書』を提案しています。ご指摘のとおり、請求書の台紙印刷をご依頼いただいているお客様に『BtoB プラットフォーム 請求書』をご提案すれば、その台紙はいらなくなり印刷の仕事が無くなるかもしれません。ただ、弊社から提案しなくても、他社さんのサービスを導入され、紙の発注が無くなる可能性はあります。それなら当社からデジタル化をご提案した方がよいと考えているのです。
『BtoB プラットフォーム 請求書』をご提案する際は、御社での経験についてもお話しされるのですか？
グループ長 ：
実際に活用しているからこそ、実務的な問い合わせにもお答えしやすいと思います。特に最近ではインボイス制度への対応に苦労されているお客様も多く、請求書のデジタル化で対応がスムーズになることをお伝えしています。当社も以前は、複写式の伝票印刷に使われるドットプリンタを使っていましたが、そのままでは台紙の変更や改修にコストがかかっていたと思います。デジタル化の経験やメリットをお客様にもお伝えし、法改正への対応も含めペーパーレスの利点を共有していきたいですね。
とはいえ、紙の印刷物は今後も無くなくならないとは思います。自治体による通知物や投票券など、広く全員に届けるためには紙が必要な部分もあるでしょう。そうした紙ならではの「コアの価値」はしっかりと深めつつ、紙でなくてもいい企業間の書類などは積極的にデジタル化を進めたいと思います。属人化した業務を減らし、従業員がよりコア業務に集中するためのサービスを、今後も提案していきたいですね。
※掲載内容は取材当時のものです。
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