東京・銀座に本社を置き、オフィス・商業ビル・各種大型施設等の建築や、太陽光発電所の建設を中心に展開する、坪井工業株式会社様。月に2,000件発生する請求支払・発注業務のデジタル化に向け、『BtoBプラットフォーム TRADE』 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しました。取引先の視点に立ったマニュアルづくりで高いデジタル化率を実現。社内の業務負担を減らし、残業時間削減も目指します。
ココがPOINT!
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契約から支払いまで一気通貫でデジタル化
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取引先の協力も得て導入当初から高いデジタル化率に
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発注の半数、支払処理の2/3を電子取引に変え業務負担軽減
発注業務と請求処理業務のデジタル化から、DXの推進を目指す
事業概要と、所属部署の業務内容を教えてください。
経理部 主任 兼 管理部 DX 推進室 中川氏(以下、中川氏)：
坪井工業株式会社は、東京・銀座に本社を置く1932年創業の総合建設業の会社です。首都圏を中心に東北や名古屋にも支店を置いています。
事業は「建築」「土木」「環境」「不動産」の4分野です。メインとなる建築事業では、商業ビルや病院・介護施設、大型物流倉庫、図書館や学校等の公共施設も手がけています。大型物件だけでなく、銀座を中心に繁華街の狭小地の建物も多く施工してきました。また土木事業では、創業以来、鉄道の新線の敷設やメンテナンス工事を請け負っており、橋梁・道路工事にも多くの実績があります。環境事業では太陽光発電所の建設・メンテナンスを請け負っています。そして、総合建設業として築いてきた実績やノウハウを活かして展開しているのが不動産事業です。
経理部では、工事現場で発生する請求書の支払処理を担っています。請求は1つの工事で億円単位のものから、100万円以下の小さなものまで様々です。取引業者は500社以上にわたり、請求書自体は月に2,000件以上届きます。経理部には6名が所属し、また工事部にも事務担当者を配置していますが、紙請求書の現場処理を経て経理部に届くまでの負担は大きく、時間を要しているのが現状でした。
管理部 DX 推進室 坪井氏
不動産事業部・企画開発部 兼 管理部 DX 推進室 坪井氏(以下、坪井氏)：
私は、2022年10月まで工事部の現場事務を担当していました。発注や請求書業務にあたっていたため、同年11月に新設したDX推進室のプロジェクトメンバーとして、『BtoBプラットフォーム TRADE』と『BtoBプラットフォーム 請求書』、『BtoBプラットフォーム 契約書』の導入に携わっています。
どのような経緯でDX推進室を立ち上げられたのでしょうか。
中川氏：
近年のDXの流れの中で、まずは注文書や請求書をデジタル化できないかと考えたのが始まりです。加えて、2023年10月から始まるインボイス制度や電子帳簿保存法への対応等、各種デジタル化による業務効率化も念頭にありました。将来的には攻めのDX対応を目指しています。
『BtoBプラットフォーム TRADE』をはじめとするシリーズは、弊社の顧問アドバイザリー企業から勧められました。正直、ずっと紙のやりとりで行っていた業務を変えることに不安はありましたが、デジタル化は今後必然の流れです。
坪井氏：
私は、デジタル化にはポジティブなイメージでした。前職で勤めていた企業で、かなりデジタル化が進んでいる先例を目の当たりにしていたこともあります。
特に現場担当者は、忙しい業務の合間に請求書の内容確認等をしなければなりません。建設業界は、2024年4月より働き方改革関連法で時間外労働に罰則付きの上限が設けられますので、デジタル化による業務時間の短縮は必要不可欠です。
中川氏：
『BtoBプラットフォーム』シリーズを検討してまず、導入コスト・月々のランニングコストが非常に低いと感じました。また、導入企業数84万社と国内最大級のシェアがあるサービスだという点は、決め手のひとつになりました。
使いやすさもポイントです。注文請書や請求書を実際に発行するのは取引先である各業者なので、なるべく手間がかからないようにという意識はありました。注文請書に貼付する収入印紙の負担がなくなるのも利点であると思いました。
発注の半数、支払処理の2/3を電子取引化し業務負担を大幅軽減
システム導入後、業務はどのように変化しましたか?
坪井氏：
これまでは注文書をエクセルで作成し、当社指定の注文請書と一緒に郵送していました。現在は、取引のある約800社のうち500社以上と『BtoBプラットフォーム TRADE』でやりとりしています。たとえば「工事一式/◯億円」と入力して必要な資料を添付します。取引先が内容を確認して承認ボタンを押せば注文請書として戻ってくるので受領もクラウド上で完結し、便利です。
郵送にかかる手間と時間はなくなりましたし、紛失のリスクもありません。電子署名の連携機能を利用して、『BtoBプラットフォーム 契約書』にも電子契約書として同じデータが残ります。
中川氏：
請求書につきましても、月2,000件届く請求書のうち、1,300件を『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っています。各現場に届いていた請求書は、システム導入を機に、工事部で集約して受け取るフローに変えました。工事部から、それぞれの現場担当者に割り振って内容を確認してもらい、担当と上長の承認を経て工事部へ戻してもらいます。
建築施工部 事務担当者：
弊社では月末に締めた請求書は翌月5日を締め切りとして工事部に提出してもらっており、これまではその頃になると各現場から請求書が紙の束になって届いていました。請求書を1枚ずつ計算したり確認したりして、事務担当者の承認後、工事部の部長承認を経て社内原価管理システムに支払内容の金額などを入力し、書類をまとめて経理部に回すという流れでした。
現在、私が担当する工事部の請求書600件のうち400件を『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っています。請求データをCSVで出力後、エクセル上で加工して一気に原価管理システムに取り込めるので、手入力の手間が大幅に減りました。
運用当初から半数の賛同を得られていますが、何か秘訣はありますか?
中川氏：
取引先が使いやすいよう、当社仕様のマニュアルを作成して操作方法をお伝えしました。操作画面のキャプチャを盛り込み、PC作業が不慣れな方でも見れば操作できるよう心がけて極力、抵抗感なく使っていただけるようにしています。
積極的なデジタル化を社内に浸透させたい
今後の展望をお聞かせください。
中川氏：
DX推進の取り組みは始まったばかりです。『BtoBプラットフォーム TRADE』も、建設業界特有の商習慣である「出来高請求」に対応した機能の有効活用はこれからです。『BtoBプラットフォーム 請求書』との連携によって、見積や発注のデジタル化だけでなく、出来高報告書の発行、それに基づいた請求データの受領といった一連のやりとりがスマートにデジタルで繋がればと考えています。
坪井氏：
請求業務に関連していえば、紙で受け取っている請求書や納品書、領収書等の国税関係書類の電子保存の検討を進めています。検索要件に必要な記録項目を正確にデータ化して、改正電子帳簿保存法に対応していく予定です。
デジタル化の推進にはまず『BtoBプラットフォーム』シリーズの一層の社内浸透が必要です。DXの取組を進めビジネス環境の激しい変化に対応すべく、データとデジタル技術を活用して、労務そのものやプロセス等を見直しながら優位性を確立していけたらと考えています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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