トヨタ自動車株式会社の100%出資子会社で「IP（知的財産）」「計測シミュレーション」の領域に特化した技術会社、トヨタテクニカルディベロップメント株式会社様。約280社の仕入先に対し、『BtoBプラットフォーム 請求書』の支払通知機能を利用した発注書を発行。業務効率化を実現しました。さらにワンインプットで見積から支払処理まで完了する未来を目指し『BtoBプラットフォーム TRADE』を導入。本格始動を前に、展望を伺いました。
ココがPOINT!
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1
キャビネットを占領していた書類をペーパーレス化
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システム連携とRPAによる自動化で入力作業を削減
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3
人の目による納品実績、買掛実績の突合作業が不要に
『BtoBプラットフォーム 請求書』の支払通知機能を利用し、仕入先に注文書を発行
事業概要を教えてください。
経営企画部 調達G プロフェッショナルエキスパート 岡田誠 氏(以下、岡田誠 氏)：
当社は、「IP(知的財産)」と「計測シミュレーション」の2事業に特化した技術の専門会社です。2006年にトヨタ自動車株式会社の子会社3社の合併で設立しました。トヨタの車づくりで培ったノウハウで、グループ内外の幅広い顧客に対し、商品開発や価値創出の支援を行っています。
IP(知的財産)事業は、著作権や特許権、意匠権、それに商標権といった知的財産に関するサービスを扱っています。たとえば、出願前の調査や技術動向の解析、外国への出願、権利化などです。様々な業界用語や表現に精通した翻訳・通訳は、英語や中国語をはじめ30言語以上の対応実績があります。
計測シミュレーション事業では、顧客の開発現場に最適な計測機器や装置、設備の開発、ソリューションのご提案を行っています。計測機器の校正から検査、修理まで、精度の高い開発事業の実現への貢献が、主な事業です。
会社組織としては、このIP事業本部と計測シミュレーション事業本部、さらに私たちが所属する経営本部と、あわせて3つの本部があります。経営本部には、会社の人事や総務、IT、経理といったいわゆるバックオフィスに関わる部署が集まっています。
業務内容が幅広いだけに、発注先、仕入先のパートナーも多岐にわたります。IP事業では、翻訳や特許出願に関わる業務を依頼する専門業など、計測シミュレーション事業だと計測器の開発やシミュレーションのソフトウェアの設計に関わる多くの仕入先があります。ハードウェアの納品もありますが、どちらかというとソフトウェアの関連企業が多く、私たちも製造業というより情報・通信が主軸です。仕入先はフリーランスからさまざまな規模の会社まで、全体であわせて約280社あり、毎月膨大な発注・納品業務が発生して
います。
請求書支払業務に『BtoBプラットフォーム 請求書』の支払通知書の発行機能をご利用ですね。
経営企画部 経理G 鈴木俊和 氏(以下、鈴木俊和氏)：
従来、受領した請求書は基幹システム「OBIC7」(株式会社オービック)に登録されている支払額と請求書に記載された金額に差異がないか調達部門で確認し、さらに経理部門でもダブルチェックをした上で支払処理を進めていました。取引先によっては、膨大な明細で請求書が束になることもあり、2人がかりで1日半かけて電卓を叩きながら確認していたのです。これを効率化するために、こちらから支払金額を提示できる支払通知書に変えたいと以前から思っていました。
ただ、支払通知書は支払金額決定までのプロセスは楽になっても、発送の手間とコストが新たにかかってしまいます。なかなか踏み切れずにいたところ、トヨタグループの経理関連のコンサルティング会社より、『BtoBプラットフォーム 請求書』を紹介され、クラウド上で支払通知書を送付できると知りました。そこで、2020年からフリーランスの仕入先20件には『BtoBプラットフォーム 請求書』で支払通知書を送るようにしました。
鈴木秋生 氏
経営企画部 調達G グループ長 鈴木秋生 氏(以下、鈴木秋生氏)：
また、支払通知書の機能を利用すれば、仕入先に対して発注書の発行もできることがわかりました。そこで、私たち調達グループで基幹システムに発注内容を入力、RPAで『BtoBプラットフォーム 請求書』に自動連携して、「発注書」として仕入先に発行するという仕組みを構築したのです。フリーランスと企業あわせて約280社の仕入先への発注は、月に1,000件近くにおよびますが、現在8割以上の取引がデジタル化しています。
請求書受領だけでなく、発注業務もデジタル化を考えたのは理由がありますか?
末広由美子 氏
経営企画部 調達G シニアプロフェッショナルエキスパート 末広由美子 氏：
きっかけのひとつに、親会社であるトヨタ自動車株式会社が打ち出した業務のペーパーレス化、デジタル化推進の方針があります。国内外に高いシェアを持つ自動車メーカーの社会的使命として環境負荷低減を目指すトヨタは、グループ全体でもペーパーレス化、電子化を進めています。そのため、2018年ごろから、私たちも何らかのソリューションの導入を求められるようになりました。
メールにPDFを添付するだけでもペーパーレス化、電子化は図れますが、それではこれまで人手で行っていたことをツールに置き換えるだけです。これからの時代を見据えるなら、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も担保された『BtoBプラットフォーム請求書』システムによるデジタル化が望ましいと考えました。
鈴木秋生氏：
ちょうどコロナ禍で出社が制限されるようになった2020年ごろは、出社しないと送信できないFAXや、メールに添付するPDFよりも、システムを利用して自動連携でビュンビュン発行するほうが良いのではという流れになりました。仕入先にも「デジタル化していいですか」と確認したところ、「ぜひ」という声が多かったです。「こちらもFAXで送られても出社しないので困るんです」と。コロナ禍はひとつのきっかけになりましたね。
経営企画部 調達G 岡田智恵 氏(以下、 岡田智恵氏)：
発注と受注に関わる書類の保管で、キャビネットを年間2本使用するなど、とにかく紙の量が多かったので、ペーパーレス化は命題でした。今は紙で届いたものもスキャンしてPDFで保存しているので、紙での保管はゼロです。
鈴木俊和氏：
経理部門も、2人で1日半かけていた確認作業が不要になりました。税金の計算や決算業務、分析といった、難易度が高く、これまで若手が手を出せなかった業務にも、支払業務に費やしていた時間を使って注力できるようになり、彼らのスキルアップにもつながっているかなと感じています。
『BtoBプラットフォーム TRADE』への移管で、さらなる効率化を目指す
2023年1月からは発注業務から支払処理まで集約できる『BtoBプラットフォーム TRADE』を導入されていますね。
岡田誠氏：
『BtoBプラットフォーム 請求書』で注文書を発行することで、ある程度は業務効率化を図れましたが、課題も残っていました。納品書は、仕入先から発注担当者宛に紙やメールで届くため、調達グループでは確認できません。そのため、発注担当者から納品の通知を受けてから仕入れの承認をしており、この工程も効率化したいと考えたのです。
『BtoBプラットフォーム TRADE』を導入することで、将来的には仕入先への見積依頼から、発注、納品通知、検収、そして支払通知と、すべてをワンインプットで『BtoBプラットフォーム』上で完結できればと思い描いています。
現在、『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行している注文書を、『BtoBプラットフォーム TRADE』での発行に切り替えるトライアルを、仕入先各社にご協力いただきながら進めています。
岡田智恵氏：
月あたりの発注の量がとにかく多い中でシステムが変わると、新しいことを覚える必要があるのではと、正直不安もありました。実際は、画面が変わるだけで操作自体はほとんど同じです。特に『BtoBプラットフォーム 請求書』をすでにご利用の仕入先は、違和感なくすぐ慣れていただけるのではと思います。
経営企画部 調達G 石原広美 氏：
基幹システムから『BtoBプラットフォーム TRADE』への発注データの入力は RPAで自動化しているので、手間なく業務が進みます。また、これまで発注担当者からの納品連絡がないと、確認漏れのおそれがあった検収も納品通知がメールで届くので、支払漏れリスクがなくなるのではと期待しています。
これからはじまる本格的な業務デジタル化で一気通貫を目指して
今後の展望をお聞かせください。
岡田誠氏：
我々が取り組んでいる電子化・デジタル化は、まだ過渡期です。『BtoBプラットフォーム TRADE』の導入によって、我々が目指している本当のデジタル化に向かって進んでいけるのかなと思っています。2018年ごろからソリューションの導入とうたって取り組みはじめましたが、いわゆる電子化、ペーパーレス化にとどまっていました。データをワンインプットで最初から最後まで流す、『BtoBプラットフォーム TRADE』を使ってDXの入口に立ちたいと考えています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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