日本を代表する総合不動産会社、三菱地所株式会社様。本拠地である東京・丸の内をはじめ日本や海外のまちづくりで新しい価値を創造し続けています。本社の移転に伴う新しいワークプレイスは、従来の「不動産業は紙が多い」というイメージを刷新し、ペーパーレス化、DXを推進する空間となり、請求書業務は受取も発行もデジタル化。三菱地所グループ全体にイノベーションが広まっています。
ココがPOINT!
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1
請求書へのエビデンス添付を見直し、発行業務を効率化
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2
支払通知書を発行する運用変更で、協力会社の負担軽減
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3
業務整理とシステム連携で、業務自動化を目指す
本社移転を機に動き始めたペーパーレス化、DXの潮流
三菱地所本社のある東京・丸の内エリアの開発も、大きく進んでいますね。
加瀨 慶明氏
DX 推進部 グループ IT マネジメントユニット マネージャー 加瀨 慶明氏（以下、加瀨氏）：
三菱地所は、「まちづくりを通じた社会への貢献」を基本使命に掲げる総合不動産会社です。大丸有（だいまるゆう／大手町・丸の内・有楽町エリアの略称）に代表されるオフィスや商業施設の開発・賃貸・運営管理をはじめ、住宅の開発・分譲、設計監理や不動産仲介、海外事業、投資マネジメント事業、空港事業やホテル開発といった多岐にわたる事業を展開しています。近年は、新事業創出やDXにも力を入れています。
2021年6月には、DXでより暮らしやすさを実感できる、新しいまちづくりを目指す「三菱地所デジタルビジョン」を策定しました。これは多様化する個々人のライフスタイルに寄り添うような、オンラインとオフラインを融合させた顧客体験の提供と、その体験から蓄積されるデータを各種サービスの開発・最適化に活かし既存アセットの価値を向上させる取り組みです。そのために三菱地所グループ内のIT基盤を、セキュリティ、インフラ、アプリ、データ利活用など、さまざまな面で強化を図っています。
所属されているDX 推進部が、その役割を担っているのでしょうか。
加瀨氏：
三菱地所デジタルビジョンの実現と併せて、社内のプロセスイノベーションを図るために、役割別にユニットを組成しサイバーセキュリティやインフラ整備などを担っています。私が所属しているユニットは、グループ全体のIT戦略、計画を策定する部隊です。さらに経理システムや決裁システム等の各種ソリューション、アプリケーションを活用した業務効率化、生産性向上にも取り組んでいます。
DX 推進の大きな転機のひとつに、2018年1月の本社移転がありました。働き方改革の推進と、急速に変化するオフィス環境の先進事例の発信が移転の目的です。従来の部署ごとに区切っていた空間から、業務内容に合わせ座席を自由に選択できるグループアドレスへとワークスタイルは大きく変わりました。多彩な共有スペースが特徴で、カフェテリアやオープンなソロワークスペース、集中するためのブースなどの用途に合わせた空間設計にデジタルの力を借りています。
私は2020年に入社しましたが、本社移転前はとにかく紙が多くて大変だったと聞いています。
三菱地所プロパティマネジメント株式会社 業務企画部 事務企画ユニット長 中村 和日子氏（以下、中村氏）：
三菱地所のグループ会社である三菱地所プロパティマネジメント（以下、MJPM）は、三菱地所所有の物件を含むオフィスビルや商業施設を、運営管理しています。MJPMでもグループアドレスを導入してオフィス環境は大きく変わりました。不動産業は紙の多い業界ですが、「紙を削減し、ペーパーレス化する」と業務整理の大号令をかけ、紙の書類をデジタルスキャンし新しいオフィス環境を整えました。実際、紙の出力枚数やキャビネットの本数はかなり削減されています。
三菱地所グループはエコシステムの形成にも取り組んでいますし、ペーパーレスは効率化だけでなく働き方にも影響を与えていると考えています。ニューオフィスという環境を整えることで、ペーパーレスをはじめとした新しい働き方を進めることができたと実感しております。
請求書業務に『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入したのも、デジタル化推進の一環ですか？
中村氏：
MJPMは、物件の運営管理という業務上、オーナー様へのレポート作成や請求書の発行、あるいはオーナー様に代わって支払業務を行うといった事務処理が多く、早い段階から、会社全体で電子化を含めたシステム導入に積極的でした。
私の所属する業務企画部の大きなミッションのひとつが、業務の運用変更による効率化です。特に、紙の量が多い請求書業務の電子化をできないかと検討していました。
請求書は主に、工事施工業者や設備保守といった協力会社から受け取りますが、管理するビルが多く、月に5,000通ほど届きます。支払決裁を取るために、基幹システムから出力される支払票という紙に請求書をクリップ止めした紙の束を回覧していくのですが、量も多く、届いていない請求書の依頼・支払票と請求書を突合する目検チェック作業に膨大な時間を要していました。
また、規模の大きなビルでは、担当者が多いため、支払票への捺印が、スタンプラリーのようになることもあり、最終的な回覧を経て戻ってくるまで1週間ほど掛かるケースもありました。締め日近くには、請求書の紙の束が山盛りになって回覧されることもあり、どうにか紙を減らしたいというのが恒常的な課題でした。
請求書の受取も発行も、運用フローの変更で見えた業務効率化
『BtoB プラットフォーム 請求書』の導入で、その課題は解決しましたか？
中村氏：
2019年、社内の基幹システムのリプレイスに伴い、集中事務センターという仕組みを新設し、その仕組みの中で、請求書の電子化という大きなプロジェクトに取り組みました。協力会社から請求書が届くのを待つ従前のプロセスから、弊社から支払通知書を発行し、協力会社は画面上で金額を確認して承認すれば請求書として返送される運用に変更することで、これまで営業部で受け取っていた請求書を集中事務センターに集約しました。現在、集約可能な5,000通の請求書の約8割、4,000通ほどを『BtoB プラットフォーム 請求書』で電子化しています。
導入後、これまでのような、郵送で届かない請求書の確認作業や大量の紙から開放されました。また、すでに『BtoB プラットフォーム 請求書』を使っていた協力会社も多く、社内外における請求書発行業務の効率化が進みました。残り2割の支払い先の電子化が、今後の課題だと考えます。
請求書の発行にも導入いただいていますが、どのような課題があったのでしょうか。
中村氏：
弊社からテナント企業などへ月に1万5,000通ほど発行する請求書も、『BtoB プラットフォーム 請求書』での運用に移行しています。膨大な発行枚数にかかる業務負担の削減が一番の課題でした。
テナント様によっては、請求書に金額の根拠となる「エビデンス」の添付を希望される場合があり、それを同封する運用をしていました。規模の大きいビルの場合、例えば、10種類の「エビデンス」をテナント様ごとに手で振り分け封入するケースもありました。封入作業にあたる業務職は、月初、100セット以上の書類をまとめ、ミスがないよう翌日もう一度確認するなどかなり負担がかかっていましたが、これが、テナントサービスであり、当たり前だと思っていたのです。ところが、『BtoB プラットフォーム 請求書』導入の業務整理の際、テナント様に改めて確認してみると、以前は必要だったのかもしれないが、不要になっていたケースも多くありました。
必要ないエビデンスは削減し、一部、必要なエビデンスは、請求書のデジタル化を機に導入した、テナント様とのコミュニケーションツールで配信する運用に変更することで、請求書発行業務のほとんどを電子化できました。
『BtoB プラットフォーム 請求書』は基幹システムと連携しているので、業務職は請求書を選択し、ボタンを押すだけです。紙で受け取りたいテナント様には、オプション機能の「郵送代行サービス」を利用しており、発行に関して封入封かんといった作業はなくなりました。弊社は育児中の担当も多くいる為、業務職からは、「繁忙期の月初は、『必ず出社しなければならない』とプレッシャーがかかっていたけれど、在宅勤務も可能になりました」と喜びの声を聞いています。
これまで各部署で行っていたバックオフィス業務を、集中事務センターに集約させたことで、月2,000時間もの労働時間短縮を実現しました。その中でもかなりの比重を占めている請求書業務は、大きなインパクトです。
MJPMでの導入後、三菱地所グループでは『BtoB プラットフォーム 請求書』の採用が広がっていますね。
加瀨氏：
弊社グループ内では、同じようなシステムを導入する場合は、効率を高めるためになるべく同じ製品で揃えられる仕組みを用意しています。もちろんグループ会社の規模や環境も様々なので、大規模向けや小規模向けなど、複数のシステムを用意しているソリューションもありますが、『BtoB プラットフォーム 請求書』は企業規模に関わらず使えます。弊社やMJPMのように1,000人を超える規模から、100人前後の会社まで、現在、グループ7社で利用しています。
新しいシステムを導入する際は、単体で動かしてもあまり効果的ではありません。API連携などで、基幹システムやその他の外部システムとの連携が容易か、RPAによる自動化といった拡張性があるかが、システム選定の1つ重要なポイントになると考えています。
DXの力で目指す、シームレスなビジネスプロセスと自動化
今後の展望をお聞かせください。
中村氏：
集中事務センターは、各部署の似たような業務を標準化の上、集約、そして、集約した業務自体を減らしていくことで、会社全体の効率化を進める目的で設立されました。可能な限り、DXを活用し、人の手を介さず、効率化を進めていきたいです。将来的な労働人口の減少が予測されている中で、営業部門がコア業務に集中できる様、人で担う作業を削減する仕組みを進めていきたいと考えます。
加瀨氏：
あらゆる業務をシームレスにつなげたいという思いがあります。請求業務の前の部分にあたる決裁や契約も含めた、データ入力やチェック作業といった一連の流れを色々なソリューションでつなげ、ビジネスプロセス全体を自動化するハイパーオートメーションという概念、それを私たちのグループは目指しています。デジタルの力で弊社グループ全体のプロセスイノベーションを進めていきたいです。
※掲載内容は取材当時のものです。
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