沖縄県内で土地活用を通じ「まちづくり」カンパニーを目指す、大鏡建設株式会社様。協力会社約100社から、月に約700件の請求書を受け取っています。紙の請求書は本社と現場を行き来する煩雑な工程を経て、処理完了まで半月がかりだったそうです。業務負担を軽減すべく、請求書の受取に『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入。業務フローの改善で課題解決、コスト削減も実現しました。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 請求書の処理を完了するまで工程が多く、手間や時間がかかってしまう
- 紛失や手作業による入力ミスなど、属人的作業によるリスク
- 膨大な量の紙を保管するスペース確保の問題
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決め手
- 導入済の会計ソフトやネットバンキングとデータ連携できるサービス
- 取引先は無料で利用できるため、協力を得やすい
- 長年の実績があるシステムであり、導入企業社数が国内トップクラス
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効果
- シンプルな業務フローへ改善、承認や差戻もパソコンで完結
- デジタルデータのやりとり（DtoD）で手入力が不要、作業時間は1週間⇒数分
- 年間360時間の作業時間短縮、150万円のコスト削減効果
月700件届く請求書、半月がかりの煩雑な支払業務
沖縄県内で、賃貸向け共同住宅の建築など、民間工事を中心に成長されてきたと伺っています。
常務取締役 末吉氏（以下、末吉常務）：
弊社は1975年に沖縄県浦添市で創業し、2023年に50期を迎えました。創立当初は公共工事を主軸としていたものの、90年代以降は民間工事にシフトし、1994年には自社設計施工第一号の賃貸マンションが完成しました。現在は賃貸建物や商業施設、医療施設建設など、土地活用を通じての設計施工から不動産管理、相続支援など、お客様の「暮らし」につながるサービスを一貫した体制で提供しています。
建物は、そこに住む人、働く人、集まる人がいます。ですから建てて終わりではなく、無料定期点検やアフターメンテナンス、不動産管理、将来起こりえる相続のお悩みなども含め、将来にわたってお客様の幸せな暮らしを支えていけるよう、事業を展開しています。
私は常務取締役として経営補佐にあたりながら、全社の中でも技術系の部門である設計や積算、見積、工事の現場等も統括的に管理し、また一部、経理部門の管理にも携わっています。
現場によって協力会社様へ工事を発注することもあり、取引のある事業者は全体で100社あまり、請求書の受取は、多少前後するものの毎月700件ほどです。すべてを紙で受け取っていた頃は、添付資料を含め月3500枚ほどの紙を処理していました。
請求書の受取業務をシステム化される前は、どのような課題があったのでしょうか。
総務部 担当者（以下、総務担当）：
最も大きな課題だったのは、請求書の処理を完了するまでの多くの工程に、手間や時間がかかってしまう点でした。さらに、紛失や手作業による入力ミスのリスク、膨大な量の紙を保管するスペース確保の問題もありました。
工事部 担当者（以下、工事担当）：
工事部は、現場監督として建築工事の施工管理を行う部署で、私は工事現場に係わる事務業務を担当しています。請求書はすべて本社に届くので、まず総務部が開封し中身を確認してから、工事部に届きます。
工事部では、現場担当者に内容や金額の確認をしてもらうため、担当者別に請求書を仕分けて、各現場まで直接届けに行っていました。現場担当者の確認が済んだ請求書が戻ってきたら工事部内で確認と承認作業を行って、総務部の経理へまわす工程でした。
総務担当：
工事部から戻ってきた請求書を経理でも3人くらいで内容を確認して、会計ソフトヘの入力や金額の集計、ネットバンキングヘの入力などを全て手作業で行います。支払いが済んだ請求書はファイリングして保管する流れで、請求書が届いてから最終的な処理まで、紙の場合だと半月ほどかかっていました。各部門とも、限られた時間の中で多大な業務量をこなさなくてはならず、とても大きな負担がありました。
『BtoB プラットフォーム 請求書』導入の背景を教えてください。
末吉常務：
すべてを手作業で行っていると、たとえば同一事業者で複数の案件がある場合の集計なども時間がかかっており、何らかのシステム化が必要だと思っていました。弊社で既に利用している会計ソフトやネットバンキングと連動してデータ入力ができるシステムはないかと探していたところ、インターネット検索でみつけたのがインフォマートの『BtoB プラットフォーム 請求書』です。
システム連携は問題なく、発行先の協力会社様は無料で使え、メリットは十分にあると確信出来ました。他のサービスとも比較しましたが、長年の実績があるシステムであり、導入企業社数が国内トップクラスであるという点は非常に信頼度も高く、最終的に導入の決め手となりました。
『BtoB プラットフォーム 請求書』導入にあたり、工夫したポイントはありますか？
工事担当：
運用開始前にまずは、自分たちがステムを理解するように努め、実際に運用を開始しても、社内からの質問や問題にすぐに対応できるように備えました。新しいシステムを導入する際は、どうしても現状維持を望む心理が働きがちです。使用する皆さんが使い方を覚えるまで負担にならないように、メリットを理解してもらい、取り組みやすい環境づくりを心がけました。
また、協力会社様へは、基本的には1社ずつ電話でご協力をお願いしました。システムは無料でご利用いただけること、操作方法がわからない場合はいつでもご連絡くださいとお伝えして、「安心して利用できる」と思っていただける対応を心がけました。
社内でも社外でも、不安をもたれた時はその場に伺って操作方法を説明しました。
システム導入でシンプルな業務フローへ改善し、業務時間が大幅短縮
導入によって、これまでの課題は解決しましたか？
工事部 部長（以下、工事部長）：
現在、会社に届く請求書のうち約80％を『BtoB プラットフォーム 請求書』で受け取っています。導入前はさきほど申し上げたように、請求書を受け取ってから支払い完了までにかなりの工程と時間を要していましたが、導入後の業務フローは、かなりシンプルになりました。
これまで事務担当が仕分けして現場へ届けていた請求書は、『BtoB プラットフォーム 請求書』では現場担当者に直接届きます。協力会社様が請求書を発行したら、担当者はすぐに確認作業を実施できるようになりました。社内承認もシステム上でできるので、工事部での承認と経理の承認が紙のやりとりもなく完了し、スムーズです。処理がパソコン上で完結するので、リモートワークもできるようになりました。
工事担当：
請求書を各現場まで届けに行く必要がなくなっただけでなく、請求書の受取・承認・支払業務がすべてパソコン上でできるので、請求書の紛失といったトラブルの心配もありません。協力会社様からも、切手が不要で郵送の手間がかからない点を評価いただいており、「請求書の訂正があった場合でも差戻しと再発行がすぐにできるので提出期限に余裕ができた」といったお声をいただいています。
総務担当：
経理では『BtoB プラットフォーム 請求書』からダウンロードしたCSVを会計ソフトに取り込むことで会計入力が完了します。支払いも、『BtoB プラットフォーム 請求書』から全銀データをダウンロードし、ネットバンキングに取り込みすることで完了できるので、手入力による作業がなくなりました。
これまで半月ほどかかっていた請求書処理は導入後、1週間程度に短縮できています。特に、経理部門での業務時間の短縮や業務負担の軽減が大きく、今まで確認や手入力などに1週間ほどかかっていた作業も、『BtoB プラットフォーム 請求書』と会計システムの連携により、数分で完了しています。
また、電子帳簿保存法にも対応しているので、紙での保管も不要になり、ファイリングや保管場所の確保等の問題も解決できました。
工事部長：
現時点では、月に50時間ほどかかっていた支払業務が20時間ほどに短縮され、年間360時間が削減できたと考えています。人件費や印刷代などを含め年間150万円ほどのコスト削減効果がありました。
AI-OCRの活用も視野に、目指すは電子請求書の受取100％
今後の展望をお聞かせください。
工事部長：
まだ紙の請求書が全体の2割ほど残っており、業務時間は1週間ほどかかっています。今後、『BtoB プラットフォーム 請求書』での受取率を高めていけば、さらなる業務時間の短縮、業務負担の軽減ができると期待しています。
末吉常務：
多くの協力会社様に、『BtoB プラットフォーム 請求書』導入のご協力をいただいていますが、パソコンに馴染みがなかったり、インターネット環境がなかったりと、条件によってどうしても導入が難しいケースもあります。その場合は現在、これまでどおり紙の請求書を受け取っていますが、今後は『BtoB プラットフォーム 請求書』のオプション機能のAI-OCR、『invox』の導入を検討しています。紙で受け取った請求書も『invox』でデータ化すれば手作業によるミスがなくなり、確認作業の時間もさらなる短縮が可能です。AI-OCRも併用しながら、本年度中に電子化率100％を実現したいと考えています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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