請求書のデジタル化で受取・発行どちらも業務効率化。
電子帳簿保存法とインボイス制度にも対応できました。

― 事業内容と、所属されている部署の業務についてお聞かせください。

パチンコホールの運営をしており、2023年10月現在、全国に312店舗を展開しています。よりスピーディーな事業経営、意思決定をするべく、2021年4月からは組織体制に社内カンパニー制を導入しました。「北日本カンパニー」、「東日本カンパニー」、「西日本カンパニー」と、金融サービスを担う「金融カンパニー」、本社管理部門の一部機能を担当する「グループユニット」という5つの組織です。

経理部は子会社の管理をメインに行う経理一課と、私が在籍するマルハン単体の決算が中心の経理二課にわかれています。

情報システム課では、店舗へのネットワークシステムの導入から各店舗のインフラの手配やパソコンの導入など、幅広い業務を担当しています。パチンコホールの運営は、通信ネットワークが重要です。店舗のコンピューターを経由して、売上などを毎日集計し、経理が売上を確認した上で、経営陣に毎日、売上の日計表を報告しています。

― 請求書の受取業務において、以前はどのような課題があったのでしょうか。

最も大きな課題は、膨大な件数の請求書類の保管コストでした。弊社では支払い方法が2種類あります。一定の契約に基づいた経費支払いと、都度見積りをいただき発注する購買発注への支払いです。いずれも各部門担当者および発注者本人が弊社独自のワークフローシステム（以下、WF システム）を通じて申請します。

経費支払いは主に保守費やメンテナンス費などで、月末から月初にかけて届く請求書を月初3営業日までにWFシステムに入力する流れです。入力の際には、紙やPDFで届く請求書を添付します。PDFはそのまま添付できますが、紙の場合は各店舗や部署でスキャンしていました。もう一方の購買発注は、店舗での広告やチラシの印刷、修繕や細かな設備など都度必要なもので、年間20万件ほど発生しています。WFシステムへの入力は、取引先から受領した見積りを元…