創業120年を超える歴史で“街づくり”に関わってきた総合不動産会社、東京建物株式会社様。2024年1月より始まる「電子取引における電子保存」の完全義務化を前に、どんな国税関係書類でも電子保存できる『BP Storage』を導入しました。検索の必要項目や訂正削除の履歴や申請・承認の記録など、法令の要件を満たした正確なデータ化と保存を実現しています。
ココがPOINT!
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アップロードするだけで電子帳簿保存法に手軽に対応
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月300件の請求書や領収書を簡単に電子保管
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直観的に使え、マニュアルなしでもすぐに運用できる
手間なく改正電子帳簿保存法に対応すべく、クラウドサービスを導入
事業内容と、所属されている部署の業務についてお聞かせください。
経理部 経理グループ主任（以下、経理主任）：
東京建物株式会社は、「ビル事業」と「住宅事業」を主軸に事業を展開しています。1896（明治29）年に設立した創業120年を超える日本で最も古い歴史を持つ総合不動産会社です。東京建物グループでは、お客様の様々なニーズに応え、不動産流通事業や駐車場事業、リゾート事業など、幅広い事業を展開しています。東京を重点エリアとして「Brillia（ブリリア）」ブランドの分譲マンションの販売や、創業以来本社を構える、東京駅前の八日京（八重洲、日本橋、京橋の通称YNK（インク）エリア）の大規模再開発プロジェクトを通じた街づくりに取り組んでいるところです。
本社経理部には20数名が所属し、事業ごとに担当が分かれています。私の主な担当は住宅事業に関する経理が一部と、インボイスや電子帳簿保存法等といった税務関係の業務です。デベロッパーとして、ゼネコン会社などへ発注する立場ですので、請求書業務は受取が多いですが、ビル管理なども請け負っており、発行する請求書もあります。
住宅業務統括部 アカウントグループ 課長 石川氏（以下、石川課長）：
住宅業務統括部は、住宅部門の物件に関わる請求書を扱う部署です。不動産物件は基本的に、1つのプロジェクトごとに請求書を処理するため、私たちの部署に集約しています。
住宅業務統括部 アカウントグループ 課長 廣野氏（以下、廣野課長）：
同じ住宅業務統括部アカウントグループの中でも担当が分かれており、私はマンションの販売センターなど、本社から離れた拠点に届く請求書の処理を担当しています。
2023年9月から『BP Storage』で電子取引の請求書・領収書を電子保管されていますね。
経理主任：
取引先は約8,000社あり、経理部では月に300件ほど書類をデータ化し保管しており、9割あまりが請求書です。領収書については、従業員の立替は経費精算システムで別途電子保存しているため、それ以外のたとえば公共料金や部署でのネット通販を利用した物品購入といった一部の領収書の保管で利用しています。
廣野課長：
住宅業務統括部では、月に30件ほど書類を電子保存しています。多くが取引先からの請求書の受け取りですが、先方のシステム改修が間に合わずインボイス制度の要件を満たした適格請求書が発行できない、といった理由でインボイス対応で発行した領収書を保存する場合もあります。その他の書類として、支払通知書やネットバンキングの明細なども保存しています。
『BP Storage』導入の経緯を教えてください。
経理主任：
大きな理由は改正電子帳簿保存法への対応です。要件を満たした運用の徹底や従業員の業務負荷増の懸念から、検討の初期段階から外部システムの利用を考えていました。
いくつか比較した結果、請求書のデジタル化を目指し採用したのが、クラウドサービスの電子請求書『BtoB プラットフォーム 請求書』です。承認機能や会計システムとの連携機能、またコスト面も決め手でした。ただ、ご存じのように2021年12月に、改正電帳法の電子保存義務化に関しては2年間の宥恕期間が設けられました。そこで『BtoB プラットフォーム 請求書』の本格的な運用は一旦保留し、インボイス制度など経理部が対応すべき他のトピックを含めた全社最適な運用の検討を進めてきました。
廣野課長：
具体的に住宅業務統括部では、『BtoB プラットフォーム 請求書』とも連携している『BP Storage for 請求書』を導入しました。主に、本社から離れた販売センターなどに届く請求書を、現場担当者が『BP Storage for 請求書』の所定の箱に格納し、承認フローにまわす運用です。従来は、レターパックで郵送していましたが、カレンダーどおりの休日をとる本社に対し、販売センターは週末も営業しており、営業日にずれが生じます。郵便法の改正で配達日数もかかるようになり、関西や九州といった遠方にも販売センターがあり、タイムラグは課題でした。
『BP Storage for請求書』の導入で請求書業務は効率化しましたが、請求書以外の領収書などの処理は相変わらず残っていました。その他書類の電子化サービスをかねてより探していたところ、ご紹介いただいたのが、新しくリリースされた『BP Storage』です。
経理主任：
全社的な請求書の処理を行う経理部は、書類の受け渡しも本社内で完結します。一方で組織改編がたびたび行われ、承認フローのマスタメンテナンスがそのたびに必要になるので、『BP Storage for 請求書』の社内展開は不向きでした。
とはいえ改正電帳法の宥恕期間の終了も迫る中、何かしらの対応が必要というタイミングで、住宅業務統括部より『BP Storage』を教えてもらいました。承認フローもなく電子保存に特化した『BP Storage』は、法令に対応した運用整備という、会社としての課題を解決するのに過不足がないため全社導入を決めました。
改正電帳法の電子保存義務化がスタートするのは2024年1月1日からですが、前もって操作に慣れてもらうために、インボイス制度開始にあわせ10月1日から稼働をはじめています。
高い操作性でスムーズに法令に準拠した電子保存が実現
導入した感想をお聞かせください。
廣野課長：
説明書を読み込まなくても直観的に使える、操作性の高さは魅力です。住宅事業の物件の請求書等は住宅事業統括部で、全社的な部署のものは経理部で対応していますが、基本的には保管に必要な箱を作ってそこにメール添付されたPDF書類や、スキャンしてPDF化した書類をぽんぽん格納していくだけです。
また、『BP Storage for 請求書』と同一IDなので、画面を切り替えるだけでどちらも利用でき、社員マスタや物件マスタも共有で使える点はありがたいです。住宅業務統括部では、『BP Storage for 請求書』で請求書を、領収書や支払通知書など請求書以外の書類を『BP Storage』で処理しています。
格納したデータをPDFファイルとしてダウンロードする際は、あらかじめ設定したルールに基づいたファイル名をつけることが可能です。バラバラになりがちなPDFファイル名を整理できるのでとても便利です。
石川課長：
従来は請求書しか処理できていなかったので、これでやっと他の書類も電子保存できるなと安堵しました。今は法令対応優先で電子取引の書類をデータ保管しているだけですが、たとえばこれまでも社内で「先方さんからこの間いただいた書類の金額が知りたい」と問い合わせを受けるたびに書類をひっくり返して該当箇所を探していました。これからはデータ保存なので、依頼を受けても検索で簡単に必要な情報を取り出せます。
経理主任：
経理部では月に300件ほど請求書や領収書をデータ化し保存していますが、逆にいえばこれまでメールやPDFで受け取ったこの書類をすべて印刷し、承認の押印をして回覧していたということです。それだけの印刷や押印にかけていた時間や保管スペースは不要になったといえます。
改正電帳法の本格スタート後は、その他国税関係書類もデータ保存へ
今後の展望をお聞かせください。
廣野課長：
検索上の必要項目のデータ化は精度重視のオペレーター確認と、スピード重視のAI-OCR入力が選べ、今はすべてオペレーター確認を利用しています。慣れてきたらAI-OCR入力も組み合わせていきたいです。
また、『BP Storage』は運用開始したばかりで、インボイス制度も同時に始まったこともあり、現在は私たちの部門でとりまとめてアップロードしていますが、将来的には『BP Storage for 請求書』同様、担当社員自身でアップロードする運用に移行していきたいと考えています。
経理主任：
2024年1月の改正電帳法の本格的な施行後は、現在の受取請求書と領収書以外の書類もデータ保存していきたいですが、支払通知書や立替金精算書、送金明細といったデベロッパーならではの書類も多くあり、更なる検討が必要です。
不動産業界は紙の書類が多い商習慣ですが、コロナ禍を経て各社とも少しずつ電子化が進んできました。電帳法の改正を機に、これからも電子化・デジタル化を進めていきたいです。
※掲載内容は取材当時のものです。
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