静岡と東京に本社を置く、株式会社TOKAI（ザ・トーカイ）様。幅広い事業を展開するTOKAIグループの中核企業として、暮らしに欠かせない、エネルギーや水の宅配、住宅関連、セキュリティといった多彩なサービスを提供しています。基幹システムの刷新に伴い、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。法改正に対応しながら業務の手間を減らし、効率化を実現しました。
ココがPOINT!
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1
刷新を進める基幹システムとスムーズに連携
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請求データの連携で、月1万件超の請求書を自動発行
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事業部ごとにばらばらだった請求書発行を集約
事業部ごとに違う仕組みで月1万2,000通以上の請求書を発行
東海エリアを中心に、エネルギーや情報通信など社会基盤を支えるサービスを提供されていますね。
DX 推進事業部 プロセスイノベーション部 IT推進課 片山氏（以下、片山氏）
静岡県を拠点とするTOKAIグループは、暮らしを総合的に支える企業体として2011年にホールディングス体制に移行し、多角的な事業展開を進めています。株式会社TOKAI（ザ・トーカイ）は中核企業として、ガス・エネルギー、アクア（宅配水）や情報処理、通信・インフラ、また住宅といったお客様の生活に密着したさまざまな商品・サービスを幅広く提供しています。
営業エリアは静岡を起点に、国内向けエネルギー事業の供給エリアはLPガス・都市ガスあわせ1都17県、アクア（宅配水）事業や住まいづくりの分野は全国に向けて展開し、お客様との信頼関係を基盤に、社会環境やニーズに即応した住生活関連のサービスを提供しています。
所属されているDX推進事業部について教えてください。
DX推進事業部 運用アシスト推進室 運用推進課 今田氏（以下、今田氏）：
DX推進事業部は2021年に新設された部署で、プロセスイノベーション部、運用アシスト推進室、TOKAIサポートセンターという3つの部門にわかれています。プロセスイノベーション部と運用アシスト推進室で現在メインの業務としているのが、基幹システムの刷新プロジェクトです。基幹システムはTOKAIグループの情報通信事業を担っている株式会社TOKAIコミュニケーションズに開発を依頼し協業で入れ替えを進めています。システムの再構築と、あわせて導入した『BtoB プラットフォーム 請求書』の運用支援、支店からの問い合わせ対応などが主な業務内容です。
基幹システムは独自のものを構築しつつ、『BtoBプラットフォーム 請求書』のような外部サービスも導入されるんですね。
DX推進事業部 プロセスイノベーション部 IT推進課 坂爪氏（以下、坂爪氏）
外部サービスを利用する理由のひとつは、インボイス制度です。制度がスタートする2023年10月までに、法的な要件も満たしながら対応を間に合わせる必要がありました。自前で対応するより、すでにベストプラクティスとしてできあがっているパッケージを利用する方が良いという選択です。
片山氏：
自社でシステムを構築すると、業務にあわせた独自の開発が可能です。ただ、なんでもできる上に拡張も無制限だとさまざまな機能を持たせて、結果としてカオスになってしまいます。法改正で改修が必要になったら、そのたびにカオスを紐解き再構築しなければなりません。DXを進めるにあたって必要なのは、業務運用の標準化です。ツール側に業務をあわせる外部サービス導入の利点のひとつに、業務標準化の実現があげられます。
請求書の発行業務の標準化として『BtoB プラットフォーム 請求書』を選んだのは、導入企業数が多く、請求書を受け取る取引先からも賛同を得られやすいのでは、と考えたからでした。
『BtoB プラットフォーム 請求書』導入前は、どのような課題があったのでしょうか。
片山氏：
BtoBの事業部では、1万社あまりの取引先に月あたり約1万2,000通の請求書を発行しています。部署によっては印刷した請求書に手書きでメモなどを加筆したり、印刷会社に委託したりと、事業部ごとに発行方法はばらばらですが、基本的にこれまで紙での発行が前提でした。
BtoBの取引はインボイスの必要性が高いため、システム化は不可欠です。しかし、大元となる基幹システムはひとつでも、事業部ごとにばらばらの仕組みを使って請求書を発行しており、そのままではインボイス対応も難しい状態だったのです。
今田氏：
基幹システム刷新の目的のひとつが、集約です。事業部が分かれ、さらに使っているシステムが違うため、例えば企業管理のコードが事業部によって桁数が違う、同一企業でも番号が違うなど、ばらばらの状態でした。データ連携はDXの大前提となる本丸で、切っても切り離せません。データをPDF等に落とし込むのではなく、データそのものをやりとりできるプラットフォーム型で、多くの基幹システムと連携可能な点も、『BtoBプラットフォーム 請求書』の利点だと考えています。
基幹システム刷新と並行の業務改革で、請求書発行の自動化も視野に
『BtoB プラットフォーム 請求書』の導入で、業務はどのように変わりましたか？
片山氏：
BtoB関連の取引先約１万社は、ほぼ『BtoB プラットフォーム 請求書』にマスタ登録済で、そのうち30％あまりに電子請求書を発行しています。残りはオプション機能の郵送代行サービスを利用しており、印刷所へのアウトソーシングはなくなりました。導入に際し、大きな混乱などは特にありませんでした。
各事業部の社員は、インボイス対応の期限も決まっていることを理解して「法令を遵守しながら、自分たちの業務が滞らないように新しい仕組みを使いこなそう」という前向きな方が多いです。導入前から「こういう場合、どうすれば良いですか」といった使い方に関する質問なども、積極的にやりとりしていました。
現在は、各事業部でばらばらの請求データをDX推進事業部に集約し、マスタチェックなどのエラーチェックを行ったのちに新しい基幹システムをハブとして『BtoB プラットフォーム 請求書』と連携しています。それぞれの書式で発行していた請求書のフォーマットもほぼ統一され、2種類に標準化しました。エラーチェックは自動ですが、連携に関しては現時点では手動なので今後、自動化を進めていく予定です。
坂爪氏：
導入から1カ月で、本格的な運用はこれからではあるものの、実際に、『BtoB プラットフォーム 請求書』でインボイス制度に対応した約1万2,000件の請求書を発行できました。その量だけの業務負担や作業にかかる手間は確実に減っており、効率化ができています。
データ化の次はデータ活用。集約したデータを活かすDX推進
今後の展望をお聞かせください。
片山氏：
まずは現在進めている基幹システムの入れ替えと再構築の完遂です。既存の基幹システムが事業単位で多くの機能を持ちすぎているので、その全ての機能を一気に刷新はどうしてもできません。既存システムも並行稼働で残しつつ、機能ごと段階的に新システムに刷新しているところです。
全社的なところに目を向けますと今年度、組織改編で新しくDX推進事業部内にアナリティクスを担当する部署が立ち上がりました。今後は生成AIの活用も含め、集約したデータをいかに利活用するかが重要になってきます。今以上に、先行して情報をつかみ、知見を集めていくことが求められるようになるでしょう。
人口減少によって、都市部はもちろんのこと、特に地方で課題は深刻です。LPガスなど各種エネルギーや、ウォーターサーバーの配送も、更なる効率化が必要になります。
当社はお客様との接点が近い業種でもありますのでCX向上を図ることはもちろんですが、当社で働く従業員のEXの向上も図らなければCX向上には繋がりません。その為のDX推進を様々な形で追求する必要があると思っています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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