大阪に本社を置き、IT関連のハードウェアやソフトウェアなどの製品、サービスを取り扱っているダイワボウ情報システム株式会社様。全国に拠点を持ち、「顔の見えるディストリビューター」として、さまざまな企業のIT展開を支えています。2023年、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、請求書等の電子化を促進。ペーパーレス化により、作業の負担軽減、紙の削減につながりました。
ココがPOINT!
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1
インボイス制度、電子帳簿保存法に対応
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2
タイムラグなしに請求書を発行、受取
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3
導入を提案しやすい、高い認知度
顔の見えるディストリビューターとして、日本各地でIT活用を支援
事業概要と所属部署の業務内容を教えてください。
財務部 部長：
弊社は、IT商社、ディストリビューターとして、ハードウェアやソフトウェア、クラウドサービスなどの多種多様な製品、サービスを取り扱っています。全国に拠点を持ち、日本各地で「顔の見えるディストリビューター」として事業を展開していることが弊社の強みと考えています。
財務部 エキスパート：
財務部の主な業務は、入出金管理、決算、税務申告等となります。私個人はここ2年くらい、2023年10月から開始されたインボイス制度に対応するための業務に注力しています。
販売推進本部 クラウド・アプリケーション販売推進部 アプリケーショングループ 主任（以下、アプリケーショングループ 主任）：
販売推進部では、国内外のさまざまなメーカー様との契約や商品の仕入れに関する業務に加えて、それらのサービスを国内で販売促進していく施策の立案、実行を担当しています。インフォマートの『BtoB プラットフォーム 請求書』も弊社取り扱いサービスの一つです。
ディストリビューターとして『BtoB プラットフォーム 請求書』を取り扱っていただいた経緯を教えてください。
アプリケーショングループ 主任：
弊社では、以前よりバックオフィスのDX、業務のデジタル化に寄与するサービスの拡充を進めてきました。その中で、インフォマートの『BtoB プラットフォーム』の名は以前から耳にしており、弊社のパートナー、販売店様からもサービスとして取り扱いたい、という要望が増えていました。
そこで2021年から『BtoBプラットフォーム 請求書』のディストリビューターとして活動を開始しました。取り扱いから3年目に入り、実績も年を追うごとに大幅に伸長している状況にあります。
インボイス制度への対応を契機に『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入
2023年からは販売サービスとしての取り扱いだけでなく、貴社自身で『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入されました。導入前の状況をお聞かせください。
財務部 エキスパート：
販売店様向けに、請求書や納品書などさまざまな伝票を送付していますが、担当営業が注文情報の登録をしておけば、商品の出荷に合わせて自動的に請求書が作成されるというシステムになっています。なお、請求書などの伝票類の発行、封入、送付の業務は、子会社で行っています。
取引先は10,000社を超え、以前は毎月約26万枚もの請求書を発行していました。さらに、取引先ごとに発行する伝票が異なるという事情もありました。取引先の希望する形式で伝票を送っていたため、「取引ごとに個別請求書を発行する」「月締めの合計で一括請求書を発行する」「個別と月締め、両方の請求書を発行する」「納品書で代行する」などが選択できるようにしていたのです。
導入を決めたきっかけ、目的をお聞かせください。
財務部 エキスパート：
『BtoB プラットフォーム 請求書』を導入する大きなきっかけは、2023年10月から開始されたインボイス制度でした。
以前はさまざまな様式の請求書を送付していましたが、従来の一括請求書の様式はインボイス制度に対応していなかったために、原則、すべてのお客様に個別請求書を発行しなければならなくなる可能性が生じました。ところがすべてのお客様に個別請求書を発行するとなると、毎月約50万枚、年間で約600万枚を超える規模に増加すると見込まれたのです。そこで「電子化を推進しよう」と『BtoBプラットフォーム 請求書』を検討しました。
『BtoB プラットフォーム 請求書』を選ばれた理由を教えてください。
財務部 エキスパート：
もっとも大きな理由はシェアが高かったことですね。すでに『BtoB プラットフォーム 請求書』を使っている取引先もいらっしゃいましたし、「これから入れませんか？」と呼びかけたときの導入障壁も低くなると推測できました。
データtoデータの形式で請求書をやり取りする点も、メリットが大きいと考えました。送信側は紙の伝票をPDF化する手間がなくなりますし、データであれば受取る側も会計システムへの連携等のデータ活用することが可能です。データtoデータの形式で送る『BtoBプラットフォーム 請求書』は送る側、受け取る側の双方にメリットが大きいと思います。
また基幹システムとFTP連携させて自動化できる機能も魅力でした。例えば、会計システムと連携させて自動的に請求書を発行する。受取の機能を使えば、受け取った請求書を会計システムに自動的にアップロードできます。
稼働まではどのような工程があったのでしょうか？
財務部 エキスパート：
『BtoB プラットフォーム 請求書』には「発行」と「受取」の機能があり、弊社は「発行」機能を先行導入しました。
準備段階では、取引先に「請求書の電子化」に関するアンケートを実施し、意向の確認をしました。電子化の承諾が得られた販売店様から『BtoBプラットフォーム 請求書』招待用のメールアドレスを収集して、弊社から招待の準備をします。
メールアドレス収集と並行して、弊社のシステム部門とインフォマートで打ち合わせを重ね、どのような形でデータに変換するか、FTP連携させるかという話を進め、何度かのテストを実施した上で問題を洗い出し、2023年6月の本番稼働を迎えました。
発行処理の設定はすべてマスターで管理しているので、担当営業が「この取引先に発行する伝票は、『BtoB プラットフォーム 請求書』に変えます」とマスターの設定を変える必要がありますが、その変更さえ済めば、自動的に請求書が発行されるようになります。
請求書の発行を統一して管理。取引先にも電子化促進のメリットが
導入後、どのような効果が感じられましたか？
財務部 エキスパート：
月間26万枚発行していた紙の請求書が19万枚に削減できました。しかしまだ移行途中のため『BtoBプラットフォーム 請求書』と紙の伝票の両方を送っている取引先も少なくありません。完全に切り替えが済めば、さらに削減できるでしょう。実際に発行や発送の業務を担っている子会社では、作業負担の軽減、紙の削減、郵送コストの削減につながっています。
導入のきっかけとなったインボイス対応についても、ほぼすべての取引先への対応が終わっています。特に取引数が相当な数に上る量販店様向けの場合、全店に対して個別請求書を発行すると、膨大な量の紙の伝票を送っていたはずですので、それを電子請求書に置き換えたのは大きな効果といえます。
取引先にもメリットがありました。取引先のなかには、電子帳簿保存法への対応がまだ完了していないところもあります。しかし『BtoBプラットフォーム 請求書』であればデータを保存できるため、「これから対応しよう」という取引先にとっては工数削減につながります。
導入から半年が経ちますが、使ってみたからこそわかる良さはありますか？
財務部 エキスパート：
想像以上に動作が軽い点に驚いています。毎月相当数の請求書で送っているので、「『BtoBプラットフォーム 請求書』のシステムに高い負荷がかかるのでは」と危惧していたのですが、ほんの数分で発行が完了しています。検索もサクサク進むので、使い勝手は非常に良いと感じています。
データtoデータで発行するメリットとして、タイムラグがない点も挙げられます。紙の伝票を郵送していると、取引先から「まだ届かない」という問い合わせが来ることもありました。しかし『BtoBプラットフォーム 請求書』であれば、送受信のタイムラグがなく、取引先が自分で速やかに確認できますし、弊社でも確認できるのでスピードアップが図れます。
ディストリビューション事業にとっても効果が感じられますか？
アプリケーショングループ 主任：
弊社が導入したことで販売店様が、『BtoBプラットフォーム 請求書』を実際に見て、触って、知る機会が増えました。自分が使っているサービスは経験を説明しやすく、売りやすいので、大きなアピールになっていると思います。
今後の展望をお聞かせください。
財務部 エキスパート：
現在、「発行」だけでなく、「受取」の利用を開始しました。弊社の子会社にも『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、子会社から弊社宛に発行された請求書を自社の支払用システムに取込連携できる仕組みを構築しました。子会社以外のお取引先様が『BtoBプラットフォーム請求書』から請求書を発行された場合も連携が可能となっていますので、『BtoBプラットフォーム 請求書』で弊社が受け取る請求書が増えるにつれて連携できる請求書の数も増えていくことが期待されます。
また、多くの販売店様にご利用いただいたからこそ、ご意見・ご要望も収集できましたので、より使いやすいシステムとなるように弊社からインフォマート様へ情報をフィードバックし、システムへ反映いただければと存じます。
アプリケーショングループ 主任：
昨年から『BtoBプラットフォーム 請求書』の引き合いがかなり増えていますが、地域によってはまだまだ電子化が進んでいない実情もあります。日本全国エリアを問わずに事業を展開しているところを強みとしている弊社としては、電子化するメリット、『BtoBプラットフォーム 請求書』の利点を広く伝えていきたいと考えています。
財務部 部長：
世の中にはまだ電子化にうまく移行できていない企業も少なくありませんので、まずは電子化のお手伝いさせていただいてから、「自社の業務をどのように変えていけるか」を提案していきたいと考えています。
『BtoBプラットフォーム』には請求書以外のソリューションもありますので、いろいろなアプローチで「電子化が当たり前」という社会にしていくためのお手伝いをしたいと思っています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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