各拠点で発行する月400枚の請求書をペーパーレス化。発行にかかっていた時間を大幅に短縮できました。

北海道札幌市に本社を置き、全国に300店舗以上展開するハンバーグレストラン「びっくりドンキー」をはじめとするレストラン事業や観光事業を手掛ける株式会社アレフ様。部門ごとに異なる書式の請求書の発行作業や、郵送にかかる日数に課題を感じておられました。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、発行までにかかる日数を短縮。道外の取引先にも即日、請求書が届いています。

ココがPOINT!

• 1

  押印申請、承認・押印のフローをデジタルで効率化

• 2

  取引先へ即日届き、郵送にかかっていた日数を削減

• 3

  紙の書類の保管コストを削減、検索効率もアップ

部門ごとにバラバラな請求書の書式を統一し、手書きを卒業したい

創業1968年と、半世紀以上の歴史をお持ちです。

全国45都道府県に直営130店、FC213店展開する「びっくりドンキー」をはじめ、ビアパブ「小樽倉庫No.1」など合計351店舗*の飲食店を運営するレストラン事業が主軸です。あわせて、各店舗へ鮮度を保った状態で食材を届ける全国8カ所の食品加工場や、レストランで提供するプライベートブランドビールや地ビール「小樽ビール」を醸造する「小樽ビール醸造所」、コーヒー焙煎工場「ローストファクトリー」といった食品製造業も行っています。

*2024年3月31日現在

また2006年、恵庭市にオープンしたエコロジーテーマガーデン「えこりん村」の運営も当社です。約40haの敷地に、レストラン、ガーデンセンター、キャンプ場を備えた、食・農・環境をテーマとした体験型施設です。団体旅行客や教育旅行を受け入れ、様々なプログラムを通して、自然と触れ合い、学び、体験する機会を提供しています。

多角的な経営で、発行する請求書の件数も多そうですね。

経理部長：

請求書の作成はそれぞれの部門で行いますが、すべて紙で発行していた時は、部門ごとにシステムが異なり、書式もバラバラでした。各部門で作成した請求書は、経理の内容確認と社判の押印のためにすべて本社に集まってきます。部門によっては3枚複写に手書きの形式もあり、そろそろ手書きは卒業したい、書式を統一できないかと考えていました。

書式の異なる紙の請求書で、特にどういったことにお困りでしたか？

経理部長：

書式がバラバラだと確認作業も大変ですし、一枚一枚に手作業で押印するのは時間も手間もかかります。それに小樽や恵庭など離れた場所の部門は、作成した請求書を本社に直接届けに、押印が済んだら受け取りに、わざわざ2回足を運んでいました。内容に不備があればまた押印申請からやり直すので大変だったと思います。小樽ビール事業部のように発行件数が多い部門は、作成にも封入にも時間がかかりますし、経理での押印も含めると、請求書の作成から郵送で取引先に届くまで、かなりの日数を要するのも課題でした。

債権管理担当：

発行した請求書は経理部でコピーして控えとして保管します。私は『BtoBプラットフォーム 請求書』導入以降の配属ですが、以前の担当者は請求書の控えで入金確認をしており、何百枚も綴じられたファイルを一枚一枚めくって作業していました。紙での保管は場所も必要だし、その中から必要な書類を探すとなると時間も手間もかかってしまうのも、課題だったと思います。

経理部長：

加えて、インボイス制度や電子帳簿保存法の改正前という時期でしたので、部門ごとに違うフォームのままでは、それぞれ対応が必要になってしまいます。販売管理システムからエクスポートしたデータで請求書の発行と会計システムへのデータ取り込みを同時に実現して効率化を図りたい、と電子請求書を検討するようになりました。

デジタルデータによる発行と郵送代行で、発行業務をペーパーレス化

『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の経緯を教えてください。

経理部長：

当社は5年ほど前から情報システム本部が基幹システムやその他一部システムの自社開発を行っていますが、それ以外の付随する部分は自社で構築するよりパッケージなどをある程度活用する方針です。会計まわりは複雑で、たとえば消費税の扱いも制度が変更されるたびに毎回プログラムの変更が発生します。請求書を効率よく紙で発行するシステムという構想もありましたが、結局郵送が発生しますし、それなら最初からデータをやりとりできるクラウドサービスを使いたいと考えました。

ネット検索で「請求書発行システム」の情報収集をして、システムベンダー数社から説明を受けました。『BtoBプラットフォーム 請求書』を採用したポイントは2点あります。食材の受発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』がフード業界では圧倒的なシェアを持っており、認知度が高い点、それと、シンプルで安価に始められるサービスだった点です。他社製品と比べても、低コストで効率化できそうだと感じました。

導入の効果はいかがですか？

経理部長：

現在は対象としている請求書の約6割が『BtoBプラットフォーム 請求書』からの発行、残りはオプション機能の「郵送代行サービス」を利用しています。添付書類等で個別の対応が必要な少数の取引先を除き、発行する請求書に関しては、本当にペーパーレス化が進みました。

請求書の発行件数や明細が少ない部門は、基幹システムからのデータ取り込みではなく画面に入力して発行します。学習機能があるため、一度入力したものは毎回入力する必要がないので「楽になりました」という声をきいています。

承認フロー自体は、紙で押印申請がまわっていた時と同じですが、すべて画面上で完結するので、各部門も本社まで請求書を届けにくる手間もなくなり、時間短縮がはかれています。

債権管理担当：

特に、外販部の取引先70社のうち、約40社（うち20社が道外企業）で、デジタルデータの受取に賛同していただいています。これまで請求書の発行後、到着まで2、3日かかっていましたが即日ご確認いただけるようになりました。

送りっぱなしにしない、取引先が効率化する電子請求書の活用を

今後の展望をお聞かせください。

経理部長：

今のところ、部門ごとに販売管理システムが分かれている状態は続いているので、ゆくゆくは統一できればと思っています。そうなれば会計システムとの連動や『BtoBプラットフォーム 請求書』を含めた他システムとの連携もスムーズになりますので。

また、受取側であるお客様が、データで受け取った請求書をどう効率的に活用できるかも、本部としては考えていきたいです。受取側で仕訳を作成できる機能などもあるものの活用できず、受け取るだけの使い方になっているお客様もおられます。送りっぱなしにならない、お互いが効率化できるようフォローを考えていきたいです。

※掲載内容は取材当時のものです。