600社への発注から支払いまでを一貫してデジタル化。取引先の負担を軽減、支払いサイト短縮も実現しました。

ココがPOINT!

• 1

  『どっと原価』と連携し、発注～支払をペーパーレス化

• 2

  書類のステータスの可視化で、管理コストが削減

• 3

  取引先への支払サイトが10日ほど短縮

約600社の取引会社へ送る発注書は、すべて紙を郵送していた

まもなく創業100周年を迎えると伺いました。

私たちの経営理念は、「お客様の幸せ」「社員の幸せ」「取引会社の幸せ」「会社の幸せ」という4つの幸せの実現です。そのためにお客様のご要望を伺うだけでなく、その本質にお応えする企画提案型の営業を行っています。社内に15名以上の有資格者が在籍する1級建築士事務所を構え、自社による設計施工でスピーディかつ品質の高い工事を実現する体制を整えています。また、社員の幸せの実現を目指し、職場環境の向上や安全衛生への取り組み、福利厚生の充実といった、さまざまな働き方改革も進めています。

所属されている部署の業務を教えてください。

総務部 主任（以下、総務主任）：

総務部は総勢5名の部署で、一般的な総務業務だけでなく、人事、労務、庶務、経理といったあらゆるバックオフィス業務をそれぞれ分担しています。私が主に担っているのは、経理業務と情報システム関連の業務です。

飯田組全体の従業員は85名で、営業・設計・建築・土木・総務といった各部署がワンフロアで連携して業務にあたっています。たとえば、発注業務ですと、施工部の発注は施行部の管理課が担当しますが、予算管理や原価管理、支払いといった業務は総務部の経理が担当します。工事案件は株式会社建設ドットウェブの原価管理システム『どっと原価』で管理して、施工部管理課と経理で利用しています。

『BtoBプラットフォーム TRADE』を導入された経緯を教えてください。

建設業に特化したシステムもありますが、当社の想定する運用方法とやや乖離していました。取引先が無料で使え、発注から請求まで一貫してデータ化できるシステムは、『BtoBプラットフォーム TRADE』の他に見当たりませんでした。当社理念のひとつ「取引会社の幸せ」のためにも、導入するからにはすべての取引先様が利用しメリットを感じてもらえるものをと考えていたのです。

導入の検討にあたっては、経理担当の私だけでなく、建築部部長や実際に管理課で対応する担当者なども同席してインフォマート社から説明を受けました。現場サイド側が「良さそうだね」と好印象をもっていたのが印象的です。

従来の紙での業務にはどのような課題があったのでしょうか。

総務主任：

取引先への発注は、紙で社内稟議を通した後『どっと原価』で発注書を作成・印刷してすべて郵送していました。取引先は請書に押印し、必要があれば収入印紙を貼付して返送します。発注書をメールに添付する方法も考えましたが、管理上、どの請書が戻ってきたかわからなくなるため、なかなか紙から脱却できなかったのです。

また、請求書は処理上、月末に締めて翌月5日までに送ってもらっていました。郵送だと時間がかかるため取引先は月初すぐに送らねばならず、負担をかけていたと思います。請求書は当社指定の複写式のフォーマットでしたが、インボイスに対応しておらず、取引先に毎回インボイスの登録事業者番号を記入してもらうなど手書きは限界を感じていました。また、受け取った請求書をチェックするこちら側も大変でした。

受け取った請求書は、工事の案件ごとに1枚ずつ起票し、取引先1社で複数の現場がある場合は担当者ごとに振り分けます。量が多いので振り分けるだけでも2日ほどかかっていました。担当者と上長が確認して総務に戻ってきた請求書から『どっと原価』に入力、最後に案件ごとにまとめた請求書を、取引先ごとに並び替えます。取引先からは当月分の請求金額をまとめた書類をもらっていましたが、請求漏れや請求書の紛失などがあると検算があいません。どこで数字が違うのか把握するための手間や管理コストは大きな課題でした。

9割超のデジタル化で作業時間を削減、支払いサイト大幅短縮が実現

『BtoBプラットフォーム TRADE』の導入でポイントになったのはどういった点ですか？

総務主任：

非常に助かったのは、『どっと原価』と連携できる点です。出力する帳票を自由に作りこめるのが『どっと原価』最大のメリットです。エクセルの帳票を出力用に登録すれば思い通りのフォーマットが出力できます。『どっと原価』から発注書のデータを出力して『BtoBプラットフォーム TRADE』にアップロードする作業に変換が不要なので、管理課の発注書担当もスムーズな処理が可能です。操作する人がそこまでパソコン操作に詳しくなくても、これまで同様の『どっと原価』の画面操作で済むように準備できたのは、良かったですね。

『BtoBプラットフォーム TRADE』は機能が多彩なだけに複雑で、実際に操作する現場監督や経理担当は戸惑うのではという懸念がありました。社内フローに落とし込むために、最低限これだけ操作すれば大丈夫というマニュアルを用意して理解を求めたので、軌道に乗せることができたと思っています。

取引先の反応はいかがでしたか？

総務主任：

継続して取引のある約600社に対し、導入の2カ月ほど前から電子取引への移行周知を行うとともに、請求書の発行方法をまとめたマニュアルを用意しました。すでに、『BtoBプラットフォーム TRADE』をご存じの取引先もかなり多く、初動はスムーズでした。仮IDとパスワードで招待してすぐに発注の77％がデジタル化し、現在は9割を超えています。ちょうどインボイス制度がスタートしたこともあって、請求書もほぼデジタル化しペーパーレス化が実現しました。

『BtoB プラットフォーム TRADE』導入の効果を教えてください。

総務主任：

現場サイドの承認はできるだけ出来高報告書までで済ませるフローにし、以降の請求関連の処理はすべて総務で受けています。現場側の作業は出来高報告書の承認というボタン1つでおわりです。

総務の経理業務としても、インボイス対応は確実にできている前提のデータが届くので、受け取った請求書をチェックする必要がありません。また、請求書には『どっと原価』の伝票番号を請求書管理番号として入れており、あとから請求書の内容を確認したい場合も『どっと原価』の帳票から一瞬で検索できるようになりました。紙の束の中から1枚探すという大変な作業はなくなっています。

ただ、工数削減以上に効果を感じているのは、進捗状況が可視化された点です。誰が承認していて、あと何件残っているかが一目でわかります。やりとりの履歴も残るので、承認や差し戻しも明らかですし、もし現場を誰かが引き継いでも請求書を遡って確認できます。

取引先の幸せ、社員の幸せの実現をデジタル化で目指す

取引先の幸せにもつながる効果はありましたか？

総務主任：

万が一差し戻しが発生しても、画面上ですぐに修正してもらえるので、仕訳を計上する月のずれがほぼなくなりました。郵送でやりとりしていると締めに間に合わず翌月以降にまわす場合もありましたが、当月分が当月のサイクルに乗って入金されるのは取引先にとってもメリットだと思います。

今までは締め日から開始していた業務が、締め日におよそ3割4割終わっている状態です。最終的に作業完了までの期間も早まっており、従来の支払いサイトより10日ほど短縮してはどうかという話も進んでいます。

デジタル化率9割以上を達成できたのは、マニュアルの用意や案内といった準備もありますが、現場担当者がデジタル化のメリットを実感し、取引先に対して「データでいただけませんか」と声をかけてくれたのが一番だと思っています。

今後の展望をお聞かせください

取締役：

飯田組は、働き方改革にいち早く取り組んできましたが、今回の取り組みも1つ功を奏しており、現場の直行直帰がよりやりやすくなりました。ただ、まだ紙で残っている書類はあります。法令で保管が義務付けられ蓄積していく書類、承認のために回している書類の電子化、デジタル化も進めていきたいです。

※掲載内容は取材当時のものです。