茨城県全域をカバーするトヨタ自動車の販売店として1956年に創業され、新車や中古車の販売及び整備のみならず、昨今ではカーシェアリングや洗濯代行などの事業を展開する茨城トヨペット様。40の店舗分を含めて本社に届く月間350通もの請求書の処理に頭を悩ませていましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、請求書業務を大幅に削減されました。
ココがPOINT!
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月350通の請求書をデジタル化。残業時間を大幅削減
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請求書業務の進捗が可視化され、出張中でも承認可能
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膨大な量の請求書・明細書の保管から解放
手作業によるアナログ業務、煩雑な業務フロー
事業内容をお聞かせください。
管理部 経理課 課長（以下、課長）：
弊社は今年68年目を迎える会社で、社員数が756人（2023年4月現在）、店舗数は新車販売が32、中古車販売が3、レクサス店舗3、GR Garageというスポーツカーの専門店が1店舗、そのほか「WASH＆FOLD」という洗濯事業の店舗があり、合計40店舗で事業を展開しております。一方で本社には90名ほどがいて、営業本部のほかに経理、総務、人事などを含む管理本部があります。
請求書業務のフローについてご説明いただけますか。
課長：
経理課には8名のスタッフがおり、それぞれ役割は異なりますが、請求業務はほとんどのメンバーが携わっています。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入前後の運用確認については、主担当の他に出納業務全般をサポートする担当者も携わってきました。
管理部 経理課 担当（以下、経理担当）：
請求書の受取対象は、全部で350社ほどです。各店舗で受けている分と、本社で直接受け取るもので、その内容に違いがあります。各店舗では、お客様に提供するコーヒーなどの飲料や足拭きマット、一般廃棄物の処理代などの請求書を主に受け取っています。それが各店舗とも月に2～3件程度、ほかに突発的な修繕などの費用が発生することもあります。
今までは、一部電子データで届くものもありますが、印刷してすべて紙ベースで整理し、エクセルをつかって振替伝票を作成していました。このとき勘定科目や費用部門、適用などを入力して印刷し、各店長に押印を申請します。その後、毎日運行している社内メール便を活用し、全店舗分の帳票が本社に届きます。全店舗で請求書は計100通ほどありました。
加えて本社でも受け取っている請求書があるわけですね。
経理担当：
はい。本社では、自動車の登録代行費用、イベント販促、宣伝広告費、派遣社員の人件費、組合費など、各種請求書が毎月250通ほどで、本社各課で毎月作成されていました。体感的には、7～8割は紙で、電子データが2割ほどでした。受け取った担当者が、各店舗と同じく紙ベースで整理、エクセルにて伝票を作成し、本社各課の課長から押印をもらい、経理課長に回す流れです。
経理課長を経由した後、最後に入力担当の私に書類が届き、トヨタの販売店が導入している基幹システム「ai21」にデータを入力します。そして、そのデータを銀行に伝送するまでが一連のフローとなります。
請求書はいつ頃届き、いつまでに処理をするのでしょうか。
課長：
請求書のうち約半分は月内に届き、残りの半分は翌月の月初に本社に届きます。それを月初の2営業日までに入力を終えていなくてはなりません。その日を過ぎると、会計のシステム上、翌月計上となってしまうからです。支払いは当月計上ですから、ズレが生じてしまいます。そのため月初の2日間はどうしても残業時間が増えていました。
いわゆる業務フローには出てこないご苦労もあったのでは。
経理担当：
請求書の保管にも課題がありました。基幹システムに送ったあとの帳票等は、すべて分厚いファイルに綴じます。1～2カ月は手元で管理し、その後、本社内にある金庫に移動して7年間保管します。明細などを含めれば月に1000～1200枚ありましたので、運ぶのも一苦労でした。
また、頻繁に起きるわけではありませんでしたが、請求書の所在確認も大変な時もありました。経理に届くまでは、請求書がいま誰の手元にあるのか分かりません。取引先や店舗から「請求書は届いていますか？」「送ったかどうか忘れてしまったので教えてほしい」という問い合わせがあっても経理に届いていない場合は状況が分からず、結局、先方に再発行していただいたというケースもありました。
電帳法やインボイス制度への対応はいかがでしたか。
管理部 経理課 主任（以下、主任）：
電帳法についてはシステム導入までは、対応できていませんでした。それもあって電子請求書サービスの導入を急ぎました。様々なサービスを比較検討しましたが、もっとも懸念されたのがトヨタの基幹システムである「ai21」と請求データが連携できるか、という点でした。
デジタル化で思わぬ効果も実感
2023年12月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した経緯を教えて下さい。
課長：
トヨタグループの金融会社で、インフォマート社の販売代理店でもあるトヨタファイナンス様から紹介されたのが最大のきっかけでした。販売店の基幹システムの構造や内容にも詳しく、『BtoBプラットフォーム 請求書』と「ai21」との連携に関しても、他のトヨタ販売店での実績をご紹介いただけたことで、当初の心配が払拭された事が大きな要因の１つでした。
経理担当：
それと操作性の部分で、わかりやすいことも重要でした。基幹システムだけでなく、その他の各種サービスとの互換性もあり、また随所にヘルプボタンがあるので、いつでもチャットで質問可能な点も便利です。社内展開の際に、直感的な説明ができるので、導入も比較的容易だと感じました。
主任：
操作方法について社内から質問を受けるのも本社の経理課が担当しますが、『BtoBプラットフォーム 請求書』なら、他のクラウドシステムと比較して、そのような問い合わせの件数が減るのではないか、という読みもありました。その分の負担が軽くなるのも大きなメリットです。
実際に導入してみて、それまで課題だったテーマは解消しましたか。
経理担当：
おおむね解消しています。業務フローも大きく改善されました。『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書を受領したら、受け取った担当者がPC上で科目等を入力します。各上長への承認依頼、経理課への承認依頼ともに『BtoBプラットフォーム 請求書』で行なっており、すべてPCでできるのが便利です。経理課でのチェックもPC上で行い、csvでデータをダウンロードし、「ai21」へ紐付けするためわずかな手間で済みます。店舗で入力したものを、あらためて私が入力する作業が以前から、「非効率なのでは」と思っていましたが、いまはその手間もなくなり、確実に時短に繋がっています。
一部、紙で届く請求書もありますが、スキャンしてPDFに変換し、『BP Storage for 請求書』にアップロードした上で明細を入力します。その後、『BtoBプラットフォーム 請求書』にデータを送信してしまえば、以降の流れは電子で受け取るものと同じです。
課長：
経理担当の時間外労働も導入直後の月でも、10時間ほど削減しました。導入前は、経理担当1名が、伝票処理に費やす時間が、月に累計34～35時間程度ありましたが、最終的には、月3時間ほどに減らせる計算で、約91％の時短になる事を想定しております。また、電帳法やインボイス制度への対応もできました。
主任：
導入にあたって、現場での混乱を招かないように、本社や店舗スタッフへの説明を実施しました。午前と午後に分けて、5～6人ずつの少人数制で、合計で10回ほど説明会を開催しました。その後もリモートで説明を重ねて、最初は難しいという反応も少なくありませんでしたが、徐々にではありますが、最近は問い合わせ件数も減少傾向にあるので、近い将来、全員が当たり前に使っていけるのではと感じております。
ほかにはどのような効果がありましたか。
経理担当：
過去のデータを検索するのも簡単なので、取引先からの問い合わせにもその場で答えられるようになりました。また、PCだけでなく、スマートフォンで確認することもできるので、県外出張が多い所属長のところで業務が止まってしまう、ということもなくなりました。データはシステム内に保管されますので、あの分厚いファイルからも解放されました。
課長：
効果を想定していなかった部分では、紙の使用量が極端に減りました。振替伝票の起票が膨大で、それだけ印刷する必要があったのですが、大半の伝票処理が電子処理になったので、印刷する分量を大幅に削減することができました。
導入実績をもとに、さらなるDXを推進
請求書業務はスリム化されました。今後はどのような展望をお持ちですか。
課長：
DX化をさらに進めていくことです。ただし、やみくもにサービスを導入するのではなく、全体を俯瞰して整合性を図らなければならないと感じております。請求書以外にも省力化できる経理業務はあるはずですし、課内だけではなく、今後、各課と連携した本社機能全体の業務のスリム化について進めていく為には、事前準備や段取りが重要だと感じております。個々のDXツール導入の費用対効果をしっかりと把握して、次に繋げて行くことが必須であると考えています。
弊社に限らず、トヨタ系ディーラーの業務改善では、基幹システムとの連携が必須となります。今回のトヨタファイナンス様のように既存の基幹システム「ai21」をよく知っているパートナーとインフォマート社が連携することで、広くトヨタ系ディーラーに向けて、DXを推進していけるのではないでしょうか。
※掲載内容は取材当時のものです。
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