ココがPOINT!
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1
社内承認の進捗状況や、受取先の開封状況を可視化
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グループ会社間のやりとりをペーパーレス化
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請求書以外の書類も、AI-OCRで電帳法に対応
創業220年超の老舗物流企業が進める業務デジタル化
創業が江戸時代の1801年と、長い歴史をお持ちです。
経理部 部長（以下、経理部長）：
今の静岡県、清水港で初代鈴木与平が廻船問屋を創業して以来、220年を超える歴史の中で物流を中心とした事業を展開してきました。物流をはじめエネルギー販売や建設、食品、航空など幅広い領域で活躍する約140社からなる鈴与グループを形成しています。
鈴与株式会社はグループの中核会社です。社会インフラを支える総合物流会社として、国内物流や国際物流、港湾物流のほかにも、関連する物流情報サービス事業やデータソリューション事業などを展開しています。
DX領域の事業も展開されているんですね。
データソリューション事業部 部長(以下、データソリューション部長）：
主に文書管理システムや倉庫における文書保管などを長らく手がけてきました。開発はグループ会社の鈴与システムテクノロジー株式会社に委託し、バックオフィスのノンコア業務を省力化するクラウドシステムを提供しています。直近では、請求書に特化したソリューション、『請求書仕訳支援クラウド』をリリースしました。「請求明細行ごと」「自社固有の管理会計ルール」に対応し、人の判断が必要だった情報もリコメンドした仕訳データを自動作成できるクラウドサービスです。
インフォマート社の『BtoBプラットフォーム 請求書』との連携機能をもたせ、受け取った請求書のデータを取り込んで自動仕訳するパッケージも提供しています。
社内に『BtoBプラットフォーム 請求書』を、発行・受取ともに導入されていますね。
働き方改革推進室 室長（以下、働き方改革室長）：
鈴与では、DXという言葉が世間に浸透する前から、トップダウンで「聖域なきデジタル化」を強く打ち出していました。将来的な労働人口減少を見越した、ペーパーレスによる生産性向上と業務効率化を進める、という方針です。私たちが所属する働き方改革推進室は、BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）、つまり業務プロセスを見える化して見直し、最適化する、必要に応じてデジタルツールも導入して標準化する施策に取り組む部署です。
5年ほど前に新設し、ペーパーレスやデジタル化を進めるにあたって現状の課題を整理していく中で、紙の請求書の処理業務のプロセスが煩雑だという声を聞きました。そこで、旧来の会計システムを新しく売上原価管理システムに入れ替える計画に合わせ、2020年にまず請求書の発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しました。
経理部長：
業務を見直すきっかけのひとつは、長時間労働について社長から受けた、「それは業務の見える化ができていないからだ」との指摘です。「見える化できていないから、標準化ができない。標準化ができていないから、それぞれがバラバラのやり方をして時間がかかっている」と。業務プロセスの見える化を行い、それを最適化し、標準化、デジタル化する作業を推進してきました。
請求書業務にはどのような課題があったのでしょうか。
経理部 会計一課 課長（以下、会計課長）：
物流事業には運送事業や倉庫事業など多種にわたる事業があり、それぞれの業務ごとにフロントシステムがあります。フロントシステムに入力された受注データを元に会計システムで請求書を作成しますが、旧来のシステムは紙で発行する仕様でした。出力した請求書に必要があれば書類を添付して郵送する形です。コロナ禍でご要望に応じ一部PDFで送る対応はしつつ、基本的には郵送を月に大体4000社近くに対して約2万通、100を超える各拠点から発行していました。
請求書は、お客様の締め日にあわせて5・10日ごとに処理しており、最も件数が多い月末締めの場合、鈴与の月次計上の締め日が大体第4～5営業日なので、それまでには発行する必要があります。すぐ欲しいと希望されるお客様には、締めの翌営業日中にFAXで送信するといった対応もありました。
請求書を発行する各拠点には、あらかじめ発行責任者である経理印が押された状態の紙が備えられており、統制上の問題があると思っていました。手書きで勝手に記入しても請求書として成立してしまいますので、厳しい管理が必要です。それに、郵送には遅延や紛失のリスクもあります。
多くの電子請求書システムの中から『BtoBプラットフォーム 請求書』を採用された理由を教えてください。
経理課長：
請求書の業務は、実際の発行を担う各拠点に重点を置いています。拠点側で業務が完結しながら、本社経理で集中管理できる。その要件を満たせそうなサービスは、『BtoBプラットフォーム 請求書』だけだったんです。権限の管理や取引先をトータル管理できる部分に優位性がありました。項目の汎用性や他システムとの親和性、コスト面なども比較しましたが、さほど時間をかけることなく決定した記憶があります。
働き方改革室長：
紙をPDFに置き換えるタイプの電子請求書もありますが、やはりただのペーパーレスでは、受け取った側が紙と同じように画面を見ながら転記することになります。請求に限らず、できるだけ川上から相手が利用できるデータを送るべきだ、というのがグループの方針です。私たちもグループ会社に発注することがありますが、以前は紙やPDFの発注書を送付し、受け取ったグループ会社が自社システムに手入力するという状態が随所で発生していました。単純に紙をなくすだけではない、会社をまたいだデータの利用を目指していたので、データtoデータ型の『BtoBプラットフォーム 請求書』は条件に合っていました。
請求業務のペーパーレス化を実現。グループ会社への広がりも
導入の効果はいかがですか？
経理課長：
まず、紙が前提だった旧会計システムから新しい売上原価管理システムに変わってペーパーレスが実現し、基本的に郵送作業はなくなりました。現在、グループ各社との取引を中心に、全体の22％程度を『BtoBプラットフォーム 請求書』で、その他は売上原価管理システムからPDFで出力しています。「分割アップロード機能」と添付ファイルのアップロードで各担当者に承認を依頼し、承認作業は画面上で完結します。社内の承認の進捗状況や、受取先の開封状況が見える化できたのも大きな効果です。付随して、請求書の発行作業は印刷、封入など場所を選ぶ働き方でしたが、承認行為含めてどこでも場所を選ばず、請求書の処理ができるようになったのは大きいと思います。
働き方改革推進室 次長（以下、働き方改革次長）：
鈴与株式会社の取り組みを受けて、鈴与グループ各社でも『BtoBプラットフォーム 請求書』を標準ツールと定め、グループ内の請求は『BtoBプラットフォーム』に統一する動きが進んでいます。
「聖域なきデジタル化」といっても、フレーズだけでは理解を得られません。これから人手が少なくなる中、今の人材で本来どういう業務をやるべきか。請求書の発行は、できる限り受注データから連携させてつなげていく必要性を伝え、広めているところです。
請求書の受取にも『BtoBプラットフォーム 請求書』をご利用されています。
経理課長：
グループ会社に『BtoBプラットフォーム』導入を促し、請求書を受け取る立場として、受取も本格的に進めようと2022年から利用しています。月に1万2,000通ほど受け取る請求書のうち、約114社からの3,000通を『BtoBプラットフォーム 請求書』で受領しています。ほとんどがグループ会社からの請求書で、中でもトラック輸送会社の鈴与カーゴネット株式会社が2,000通あまりを占めています。
本社経理での主な業務は、原本と入力データの突合です。月初はその業務中心になるのは以前も今の同じではあるものの、今は売上原価管理システムで処理した金額を、各拠点で『BtoBプラットフォーム 請求書』に入力したデータで突合できるようになっているのが大きな変化です。
2024年1月から電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正で電子取引のデータ保存が義務化されました。『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取った請求書は電帳法に対応しているので特別な処理は不要ですし、PDFで受け取ったものは売上原価管理システム上でタイムスタンプを押しています。紙で届く請求書は全体の中でかなり減っています。
AI-OCRサービスの『BP Storage』も導入し、売上原価管理システムでは管理保管できない見積書や発注書、検収書といった国税関係書類も電帳法に対応した電子保管を実現しています。法令に合わせて導入したばかりですが、今後利用が増えていくのではと期待しています。
地方発のDXを広めて、物流業界のデジタル化を牽引したい
今後の展望をお聞かせください。
データソリューション部長：
私たちがペーパーレス化を進めたように、倉庫業で保管する書類の量はこれから減っていくだろうという予測が以前からありました。これからは紙をお預かりするのではなくて、デジタル化するサービス、デジタルで発生したデータの変換処理、そういったサービスの提供が我々の生きる道だろうという中でリリースしたのが『請求書仕訳支援クラウド』です。
どちらかというとシェアード会社などに経理業務を集約しているような、比較的規模の大きな企業向けのソリューションで、例えば大手私鉄会社のシェアードサービス会社様などに導入いただいています。『BtoBプラットフォーム 請求書』とも連携しながら、課題をお持ちのお客様にご提案していきたいです。
働き方改革室長：
社会インフラを支える存在である物流業界を、報われる業界にしたいと思っています。地方に本社があると、首都圏に比べ優秀な人材を集める難しさはあります。それだけに、徹底的にデジタル化し、やりがいのある仕事ができる魅力で、人の集まる会社を目指しています。鈴与が先頭を切って、業界のDX、働き方の改革を牽引するという強い気持ちで、デジタル化に取り組み続けていきたいです。
※掲載内容は取材当時のものです。
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