東京、神奈川、千葉、埼玉に食品スーパーマーケット『サミットストア』を展開するサミット株式会社様。インボイス制度が開始されると、請求書の発行作業において業務負荷の増加に対応できないことが予想されました。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で、小売業特有のメーカーや卸事業者への販売報奨金の請求業務が、大幅に改善されたといいます。
ココがPOINT !
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1
複写式の手書き請求書がなくなり、ペーパーレスを実現
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請求データの連携により、売掛情報の手入力が不要に
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3
販売報奨金請求に必要な返還インボイスへの対応が完了
毎月1,000通発行する手書きの請求書のインボイス対応が課題に
事業内容と事業を行う上で大切にしていることを教えてください。
執行役員 経理部マネジャー（以下、執行役員）：
1963年創業の食品スーパーマーケットで、東京、神奈川、千葉、埼玉に『サミットストア』を124店舗（2024年5月現在）展開するほか、衣料品を扱う『サミット衣料館コルモピア』が34店舗（2024年5月現在）あります。
当社の使命として、「生きる糧を分かち合うお店」を掲げています。お客様の生活に不可欠な存在であり、お客様の気持ちに寄り添う空間を提供したいと考えています。そういうお店を一方的にではなく、お客様、お取引先様とともに作りあげていくことが何より大切です。
具体的な取り組みとして、店舗には品出しなどの業務を行わない「案内係」を配し、お客様とお話して困りごとを一緒に解消するなどコミュニティの一員となれる役割の人員がいます。他にも店舗に裁量を持たせて、独自のイベントを実施し、縁日や店舗見学会を開くなど、商品を提供するだけでなく地域の方々とともに、生きる糧を分かち合うということを実践しています。
御社が発行する請求書について教えてください。
執行役員：
今回、請求書のデジタル化の対象とした請求は2つあります。1つは、メーカーや卸売事業者などの取引先に対して、毎月発生する販売報奨金の請求です。リベートとも呼ばれる販売報奨金は、売上に対する一部の額を取引先から報奨金として割り戻しするもので、取引先ごとに発生します。
もう1つは、スーパー内に入居する100円ショップやクリーニング店などのテナントに対する賃料や電気代など、ビルマネジメントに関する請求です。この2つの請求で対象となる取引先数は約550社で、毎月およそ1,500通の請求書を発行します。
販売報奨金の請求業務について教えてください。
執行役員：
商品カテゴリごとに商品部の営業担当がおり、それぞれに営業補佐としてパートタイム社員がついて伝票処理などの事務作業を行います。請求書の発行もパートタイム社員の業務で、発行数は全社で毎月1,000通にものぼります。販売報奨金は販売数量に対してのパーセンテージなどが契約で決まっているので、その内容に従い請求書を発行します。
これまでは当社が用意した複写式4枚綴りの請求書にパートタイム社員、もしくは取引先の担当者が請求内容を手書きで記入し、商品部のマネジャーが内容を確認して承認印を押印。その後、経理部で確認した後、請求書を作成したパートタイム社員が取引先へ郵送か手渡しで発行します。同時に経理部では、基幹システムへ請求情報を1枚ずつ手入力していました。
一連の業務において、何が課題となっていたのでしょうか。
経理部 担当者（以下、担当者）：
4枚綴りの請求書のうち1枚は取引先へ、1枚は経理部で保管し、商品部では控えと入金確認があった際の確認用として2枚保管します。用紙の大きさはA4サイズで1枚1枚はとても薄いのですが、全体では毎月段ボール1箱分の量になっていました。
執行役員：
いまはもう紙の文化ではありません。請求書業務のデジタル化対応は、かねてからの課題でした。それにインボイス制度では、販売報奨金などのリベートは返還インボイスにあたるので、請求書には当社の登録番号だけでなく、取引先の登録番号も記載しなければならず、13桁の番号を記入する必要があります。550社分を手書きするのは、書き間違いはもちろん、パートタイム社員の負担も大きく、請求書業務のデジタル化は必至でした。
コストパフォーマンスとブランド力が導入の決め手に
『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入された経緯について教えてください。
執行役員：
『BtoBプラットフォーム 請求書』はサービス開始の頃から知っていました。同業他社での使用例も見学しましたが、当社の業務フローには合わず見送っていたのです。ただ、インボイス制度の開始を前に、もう先延ばしにできず、システムの導入を決断しました。
数あるサービスの中で、当社サービスを導入いただけた決め手はなんでしょうか。
執行役員：
まずはコスト面のメリットと、利用企業数が多い実績の高さにブランド力を感じました。また、今後の当社のデジタル化を見据えたときに、請求書の受け取りでも利用できるなど、利便性の高さも魅力でした。
デジタル化の最大の目標は、業務をいかに楽にし、業務が削減できるかです。直近の課題は法対応ですが、導入するのであれば、業務の削減による費用対効果がなければ意味がありません。システム導入により、請求内容をデータで受け取り、データで承認作業を進めて、基幹システムともデータ連携して、仕訳まで完了したい。そのための最適なシステムが必要でした。
サービス開始までに、どのような準備をしましたか？
担当者：
約550の取引先に対して、2回に分けてオンライン説明会を実施しました。その他に行ったのが、取引先も利用できる請求書発行用のエクセルフォーマットの作成です。扱う件数も多いため、1件ずつ『BtoBプラットフォーム 請求書』の画面で入力するよりも、エクセルに一度に打ち込んでCSVデータで出力し、取り込むようにしました。
執行役員：
取引先には「この部分を入力してください」と依頼して、CSVデータをメールで送ってもらい、データで取り込むという運用です。エクセルのフォーマットは記入漏れがあればアラートが出るようにしています。
導入後の業務変化について教えてください。
執行役員：
商品部の事務処理では、取引先から送られてきた請求データを『BtoBプラットフォーム 請求書』に取り込むだけですし、パートタイム社員はエクセルフォーマットへ入力し、CSVデータを『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードするだけです。その後、経理部は画面上で承認し、クリックひとつで請求書を発行、そのまま基幹システムにも連携します。
業務フローが大きく変わったことでの効果についてはいかがでしょうか。
執行役員：
エクセルフォーマットを利用することで、入力すべき必須項目が見た目でわかるようになり、以前発生していた抜け漏れが大幅に軽減されました。業務の負担そのものも商品部、経理部ともに削減されています。特に経理部では、入力作業が一切なくなったことは大きな効果です。私自身、月初に時間を取られていた確認作業という負荷の大きい業務が、大きく改善されました。
担当者：
サービス導入前に効果を試算していましたが、実際に作業が楽になるのを目の当たりにすると、試算以上の業務軽減効果を実感します。作業時間が大幅に削減されたことで、経理のチェック作業をしていたパートタイム社員に別の業務を依頼できるようになり、経理部内での仕事がよりスムーズに回っています。
操作方法については、パートタイム社員向けに『BtoBプラットフォーム 請求書』を1画面ごとに画面キャプチャしたマニュアルを作成したので、大きな混乱はありませんでした。
会社全体が良くなるシステムかどうかを見極める
ビルマネジメントの請求では、どのような業務改善がありましたか？
執行役員：
スーパー内のテナントに発行する請求書は毎月約500通です。システム導入前は、担当部署が以前から使用する専用システムから請求書を作成し、各部での承認を経た後、経理部で確認して押印し、各部の担当者が郵送していました。
『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入後も担当部署での専用システムへの入力は変わりませんが、それ以降の業務フローはすべてデジタル化されています。経理部で毎月500回押していた押印作業がなくなっただけで、気分的にも体力的にも負担が減りました。
最後に今後の展望についてお聞かせください。
執行役員：
これから基本的なルーティン業務は、すべてデジタル化もしくはAIが行う世の中になると思います。現在のあらゆる業務も時代に応じて、デジタル化するなど対応していく予定です。その際、システムを導入するかの判断は、コストメリットが良くなるものであり、なおかつ会社全体が良くなることが求められます。業務における課題と、システムを導入するタイミングを見極めたいと思います。
経理部としては、仕事の内容が本質的に変わっていくでしょう。より経営目線に立ち、会社が良くなる業務に注力していけるような仕事をしていきたいですね。
※掲載内容は取材当時のものです。
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