「ナノ・ユニバース」「ナチュラル ビューティー ベーシック」等、50を超えるブランドで事業展開する株式会社TSIホールディングス様。グループ再編で事業会社を統合した株式会社TSI様では、請求書の受取・発行ともにデジタル化による業務効率化が急務でした。紙が根強いアパレル業界で請求書のペーパーレス化を進め、グループ会社にも業務デジタル化を広げている取り組みを伺いました。
ココがPOINT！
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1
受け取る請求書の半数以上をデジタル化し、承認を可視化
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2
1日がかりだった請求書の発行業務を半日に短縮
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3
AI-OCR『BP Storage』も導入し、その他帳票類も電子保管
紙文化の根強いアパレル業界で、請求書の受取・発行の双方をデジタル化
展開されている幅広いファッションブランドは50を超えるそうですね。
コーポレート本部 業務部長（以下、業務部長）：
TSIグループは、2011年に老舗アパレル会社2社が合併し生まれました。共同持株会社の株式会社TSIホールディングス傘下に、多くのアパレル会社・関連領域の会社を子会社化し、グループ再編を繰り返してきました。2021年、9社の事業会社を統合して設立したのが株式会社TSIです。
「ナノ・ユニバース」やレディースファッションの「ナチュラル ビューティー ベーシック」などの認知をいただいていますが、近年は「パーリーゲイツ」や「ニューバランスゴルフ」を筆頭とするゴルフブランドやストリート向けファッションも力を入れています。全ブランドあわせ全国に約550店舗を展開、あらゆる顧客層のニーズをキャッチしています。
業務部の業務内容について教えてください。
担当部長
コーポレート本部 業務部 担当部長（以下、担当部長）：
業務部は大きく経理と総務で構成され、さらに経理は3つに分かれています。決算を担う主計課、経費の計上や受取請求書の処理を行う経理1課、売掛金の債権処理や請求書の発行処理を担う経理2課です。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入は、経理1課・2課における請求書の受取・発行、どちらの業務も効率化を図りたいという目的がありました。
業務部長：
アパレルは小ロット多品種を扱うため、取引先も多岐にわたります。大手商社はもちろん小規模で細かな取引先が多く、データ化自体、進めづらい構造です。
電子帳簿保存法（電帳法）やインボイス制度が始まり、国自体が経理システムのデジタル化を推進している流れもあり、より効率良く正確な業務が遂行できるシステムの組み直しに取り組んでいるところです。
多業態・多ブランド展開は、請求書のやりとりも大変そうですね。
経理第1課長
コーポレート本部 業務部 経理第1課長（以下、経理1課長）：
経理1課では、経費などで月に3,000件ほど請求書を受け取っています。請求書は、各事業部に届いて経理1課にまわってきますが、事業部はもともとブランド事業会社だった子会社が統合され部門化した経緯があります。事業部として集約し、さらにその中で細分化するなど、やや複雑な構造です。
担当部長：
実は、取引のある銀行さんから以前『BtoBプラットフォーム 請求書』を紹介され、TSIとTSIホールディングスの一部でパイロット的な導入をしていました。ただ利用はごく少数で、承認フロー上、『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っても紙に印刷してまわすため、あまり効果的ではなかったのです。
その後、コロナ禍で紙ベースの承認作業は大変だとの声も上がり、これを機に請求書デジタル化のプロジェクトを立ち上げ、『BtoBプラットフォーム 請求書』による本格的な業務デジタル化が進んでいきました。
受取から支払まで承認フローの可視化、発行業務の作業時間半減を実現
プロジェクトについて、詳しく教えてください。どのような課題があったのでしょうか。
コーポレート本部 業務部 経理第1課 課長補佐（以下、経理1課長補佐）：
プロジェクトは、電帳法改正に対応した新しい社内運用を検討するもので、私は立ち上げメンバーの一員でした。その派生で、一部の利用にとどまっていた『BtoBプラットフォーム 請求書』を全社的に活用すべく、関係各所と相談しながらデジタル化を進めていきました。
経理第1課 担当者
コーポレート本部 業務部 経理第1課 担当者（以下、経理1課担当者）：
各事業部で受け取った請求書はPDFも一旦印刷して紙の状態にして、計上する科目など必要項目を裏書きし、2人以上の確認と承認の押印を経て経理1課に届きます。約3,000件の請求書を1課のメンバー9人で分担し、会計システムへ手入力していました。最終的に経理1課長が承認し、決裁が下りれば支払処理にまわっていく流れです。
20日締め翌月15日払いが基本ですが、郵便は先方の発送から届くまでに時間もかかり、そこから社内処理と承認をへて経理に提出となると、かなりギリギリ、場合によっては間に合わないケースもありました。
担当部長：
一部利用していたとはいえ、『BtoBプラットフォーム 請求書』で効果があるのか、不安もありました。そこで、同じアパレル業界で先行してサービスを導入されている株式会社ビームスの経理担当をご紹介いただき、オンラインでお話を伺う機会を設けてもらったんです。普段、他社の経理部門の方と話す機会はほとんどないので、大変参考になりましたし、「これならできるかもしれない」と、後押しになりました。
導入後、受取業務はどのように変化しましたか？
経理1課担当者：
現在、1,100社あまりの取引先の請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取り、PDFで届いているものは、AI-OCRサービスの『BP Storage for 請求書』で読み込んでいます。紙で届く請求書は今までどおりの処理ですが、3,000件あまり届いていた請求書の60％近くはデータで受け取れている状態で、かなり紙が減ったなと実感しています。
経理1課長補佐：
回ってくる請求書は、誰のところにどの状態であるのか画面上で確認できます。『BP Storage for 請求書』で取り込んだ請求書は『BtoBプラットフォーム 請求書』の請求データに添付され、実際の請求書に記載された支払期限も見ることができます。期限が近くなっても動きがない請求書に対し、「未承認の請求書がありますよ」とチャットツールで促すと、承認ボタンをクリックするだけですので、担当者もすぐに対応してくれます。
経理1課長：
経理内の処理がスムーズになったのはもちろん、請求書を受け取って承認をまわす事業部側からも、「慣れたらすごく楽になった」との声をきいています。特に、PDFで受け取った請求書も『BP Storage for 請求書』でデータ化できる点を喜んでいました。
経理1課担当者：
出張先でも承認してもらえるので、円滑に処理が回るようになってきました。入力の担当者も紙で届く請求書が減って、テレワークのスケジュールが立てやすくなっています。承認前から、「この請求データがまわってくる」と、画面上で把握してある程度準備しておけるので、だいぶ楽です。
請求書の発行についてもお伺いします。『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前はどのような課題がありましたか？
コーポレート本部 業務部 経理第2課 課長補佐（以下、経理2課長補佐）：
経理2課は、販売データを元に、債権の管理を行っています。債権管理の中で請求書の発行も行っています。ゴルフ専門店へゴルフウェアを卸したり、アパレルショップや百貨店に卸したりといった卸販売先を中心に、850社あまりの請求先があります。請求は事業部ごとにわかれています。
締め日は5・10日ごとで、最も多い月末締めは明細ふくめ1,000枚ほど印刷します。コピー機を占領するため人が出社しない朝のうちに印刷し送り先ごとに振り分けて封入作業を進めていました。
コーポレート本部 業務部 経理第2課 担当者（以下、経理2課担当者）：
専用の添付書類があったり、メールで送る必要があったりと別途作業が発生する請求書があり、確認しながら作業します。紙で発行していた時の月末締めは、1日使って処理していました。印刷した請求書は手で三つ折りにして、チーム全員で封入作業して、重量ごとの束にして夕方、郵便局にもっていく流れです。請求データを間違えていて印刷をやりなおしたこともあります。
経理2課長補佐：
請求書の発行に関しては、会計システムが新しくSAPに切り替わり、従来のような紙の印刷発行ができなくなるという問題もありました。そこで、タイミングとしては請求書受取より少し早く、『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えています。
導入の効果はいかがですか？
経理2課長補佐：
今は、SAPから『BtoBプラットフォーム 請求書』へ、請求書データをCSVデータでアップロードして発行しています。基本的にはRPAで自動化しており、エラーが出たとか、個別対応で添付書類が必要といった場合以外は確認作業も不要です。
全体で800社近い取引先に『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書を発行し、紙での受取を希望されている350社ほどは「郵送代行サービス」を利用しているため、社内で行なっていた毎月の郵送作業はほぼなくなりました。専用書式の請求書が必要といった一部のケースのみ残っています。
経理2課担当者：
発行作業に丸1日かけていた月末締めも、半日ほどで作業は完了しています。封入作業がなくなったのも大きな効果ですし、データで受け取る取引先様に、発行の即日メールが届くので、「請求書いつ届きますか」といったお問い合わせも減りました。請求書の状況を全員がいつでも確認できて、今はどの締め日も順調に請求書発行ができています。
請求書以外の文書の電子保管も。グループに広がるデジタル化の波
今後の展望をお聞かせください。
担当部長：
最近、請求書以外の帳票類を電子保管に『BP Storage』も導入しました。2課では、テナントとして入っている百貨店やファッションビルなどから届く支払明細書の保管がメインです。電子データで届くものも増えてきたので、電帳法への対応のためRPAで自動的に取り込む運用を実施しています。
グループ会社ふくめ各事業部でも、各担当者で受け取っている見積書や納品書など、電子データであればすべて保管する運用をはじめたところです。本格的な運用はこれからですが、すでに同じBPシリーズの『BP Storage for 請求書』を導入しているので、使い方に特に問題はありません。
業務部長：
コロナ禍も落ち着き、会社全体で収益構造改革に取り組む中で、売上に直結しないバックオフィスの実務的な改革はやや遅れ気味でした。非効率な部分が多かった請求書業務のシステム化、デジタル化は急務であり、グループ会社への波及も含めこれから飛躍的にアップさせていきたいと考えています。今後も積極的なデジタルによる構造改革を進めてまいります。
※掲載内容は取材当時のものです。
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