人材派遣・紹介事業とアウトソーシング事業を主軸とする株式会社グロップ様。本社を岡山県に置き、全国に人材関連事業を展開しています。年間1万人規模の人材派遣に関わる請求書の発行業務を、インボイス制度への対応を機に『BtoBプラットフォーム 請求書』で効率化。導入当初から75％と高いデジタル化率で、時間に追われていた請求書の処理業務に余裕が生まれました。
ココがPOINT!
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1
月2,200社分の請求書発行処理を効率化
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導入企業が多く、当初から高いデジタル化率を実現
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郵送代行も添付ファイルを印刷対応、一括送付が可能
年間1万人規模の人材派遣に対する請求書を発行
事業概要と、所属部署での業務を教えてください。
業務課 古森氏
グループサービス本部 総務部 業務課 古森氏（以下、古森氏）：
株式会社グロップは、岡山県岡山市に本社を置き、人材派遣・紹介事業、および幅広い領域でのアウトソーシング事業を展開しています。アウトソーシング事業は、1975年設立時の、DMの発送代行や通信教材の封入業務からビジネスを展開してきました。
現在の主軸となっている人材関連ビジネスは、グロップグループ全体における売上の約8割を占めます。営業所は東北エリアから九州・沖縄まで全国に72拠点を置き、人材ビジネスの大半は生産現場への製造派遣です。アウトソーシングでは、通信販売やECビジネスのバックヤードで稼働する、受注、決済、ピッキング、配送など一連の業務をワンストップで支援しています。
業務課 泉川氏
グループサービス本部 総務部 業務課 泉川氏（以下、泉川氏）：
私たちが所属する総務部業務課は、給与処理と社会保険関連で大きく2つのセクションに分かれています。私たちは給与部門を担っており、グロップの従業員および、人材事業における派遣スタッフの給与管理と、関連する請求書の処理業務を行っています。
全国に営業拠点があると、派遣スタッフも相当な人数になりそうですね。
古森氏：
派遣スタッフの給与取り扱いは年間約1万人規模、グロップ社員・内勤スタッフはおよそ2,000人分です。給与処理は派遣スタッフと社員・内勤スタッフで管理がわかれており、派遣スタッフの給与処理業務では、約2,200社を対象に請求書を発行しています。
派遣スタッフの勤怠管理や就業先情報など、請求に関連する情報は営業所の担当コーディネーターが基幹システムに入力、確定処理まで行い、業務課では確定データを抽出して請求書を作成・発行する流れです。
締め日は月に4回ありますが、金額が確定次第すぐに欲しいという取引先のご要望もあって、基本的に締め日を待たず2人体制で毎日、請求書を発行していました。発行件数が最も多くなるのは月末締めで、全体の8割あまりが集中するため、私を含めた4人で対応します。
電子請求書導入の検討をはじめたのは、いつからですか？どのような経緯があったのでしょうか。
古森氏：
実は、会社としてはもともと、請求書のデジタル化にはさほど積極的ではありませんでした。といいますのも、請求書発行の仕組みを変えると、受取側である取引先に登録作業をしていただく必要があります。こちらの一方的なお願いで、先方のお手を煩わせるわけにはいかない、という思いがありました。
変化があったのはやはりコロナ禍以降です。在宅勤務やオンライン会議などが一般化し、国も業務デジタル化に積極的な姿勢を見せています。電子帳簿保存法の改正やインボイス制度への対応も大きなきっかけになりました。2021年ごろから社内の雰囲気も次第に、「デジタル化した方が良さそうだ」と変化してきたんです。
インボイス制度スタートはひとつの契機になりましたが、加えて社内の管理システムのサービス終了にともなう刷新も2023年9月と、ちょうどタイミングが重なりました。そこで2023年10月運用開始を目指して、サービス選定や社内調整を進めていきました。
取引先企業の8割近くがすでに導入済みで、スムーズな移行が実現
『BtoBプラットフォーム 請求書』を選ばれた理由を教えてください。
古森氏：
事業成長するにつれ、請求書の処理件数も増加します。現在、最も件数が多い月末締めでは2,000件あまりを処理しますが、これが2,500件、3,000件となっても業務負担がさほど変わらない運用ができるのは、紙を介さないデータtoデータの強みだと考えています。
システム選定にあたっては、主にネット検索などで3、4社比較しました。サービスの機能は各社方法が違っても、基幹システムから請求書データをアップロードして請求書の発行処理が完結する、という点では大差ないように感じました。
決め手になったのは、国内シェアNo.1（※）という高い導入実績です。私自身、まだ電子請求書が一般的なツールになるより前から、存在は把握していました。弊社取引先の、中四国エリアで食品スーパーマーケットを展開している取引先様から、請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』で送ってほしいと依頼されたのが最初です。その頃はまだ請求書といえば紙が主流だったので、私たちも知見がなく、営業拠点に発行を任せるイレギュラー対応扱いでしたが、今回、サービス選定にあたって確認してみると、弊社と取引のある企業の8割近くがすでに『BtoBプラットフォーム 請求書』のIDをもっているとわかりました。
もともと会社として電子請求書の導入に消極的だったのは、登録に際し取引先に負担をかけたくないのが理由です。すでに利用されているのであれば、こちらから案内をお送りしても、ご理解のある取引先が多いのではと、それが一番の決め手になりました。
※2023年6月現在 東京商工リサーチ調べ
泉川氏：
『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入決定後は、実際の運用の流れや検証を行っていきました。社内運用の構築や社内マニュアルの整備、社内説明会に向けた資料も作成しました。
私も含め、請求書を発行している実務担当は、紙を印刷して折って封入するといった発行方法は、「今の時代に合っていないのでは？」「将来的にどこかで変えていきたい」という思いはありましたが、一方で現状のやり方で安定して大きなミスもなく運用できてもいました。やり方を変える決断は勇気のいることだと思いますが、強い思いでサービスの導入を進めていただき、デジタル化が実現できたのは非常にありがたいと感じています。
電子請求書の導入前には、どのような課題があったのでしょうか。
古森氏：
先にも申し上げたように請求書の発行業務は毎日あり、時間に追われての作業でした。特に件数が多い月末は複合機から印刷するだけでも時間がかかります。さらに処理者とダブルチェック担当者2人分の押印が必要で、2,000枚近い書類へひたすら押印していました。郵便物は16時くらいに社内運送ドライバーが郵便局へもっていくので、それに間に合わせる必要があったのです。大量の郵送物を郵便料金別に分け、速達郵便はまた別にして、時にはFAXも送るなど細かい作業に時間をとられていました。
請求書の発行件数が増加するのに比例して作業時間も増えますし、もちろん用紙や封筒、郵送費等のコストもかかります。デジタル化でそれらが解消できればと考えていました。
稼働までに苦労した点はありますか？現在の利用状況も教えてください。
古森氏：
稼働開始が2023年10月で、基幹システムの入れ替えとインボイス対応に『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入も重なったため、正直大変でした。それでも、テスト環境を用意していただき、何回かやり直しながら、本番では最初からトラブルなく運用でき、スムーズに発行できています。
泉川氏：
これまで基幹システムで確定して紙に印刷していた請求書データを、今はFTPでまとめてアップロードし、『BtoBプラットフォーム 請求書』の画面で発行予約して処理は完了です。現在、全体の75％ほどの取引先様に『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っていただいており、紙の請求書を希望される取引先様には郵送代行を利用しています。画面の操作で特にデータか郵送代行か意識する必要はなく、請求書に添付したい書類がある場合も、PDFをアップロードすれば郵送代行にも必要書類を紙で添付できるので、大変便利です。
体感では、業務負担は4割以上減りました。年間の請求書発行件数と封筒の単価や郵送料などでざっくり試算してみたところコストもおよそ1/3は削減できています。なにより、郵便の締め切りの16時までに全部終わらせる必要がありましたが、その時間は余裕ができたので助かっています。
請求書を受け取る取引先様も、データなら発行から即日受け取れます。郵送のようにお待たせすることがないので良い影響は出ているのではないでしょうか。また、コロナ禍を機に、在宅勤務やリモートワークを取り入れるようになった取引先様に対しても、やはり効果が大きかったのではと思います。
さらにデジタル化率を高め、より効率的な業務改革を目指す
今後の展望をお聞かせください。
古森氏：
当初は、取引先様の導入率75％を目標にしていましたが、ありがたいことに早々に達成でき、今も安定して運用できています。現状維持に満足せず、さらに80％にするのが当面の目標です。
月末は今も変わらず4人体制で処理していますが、私は少しずつ手を引いています。チェックが必要なものが溜まっているなと感じたらもちろん処理しているものの、なるべく3人に任せられたらと。それが最終目標でもあり、さらにデジタル化率を高め、より効率的な業務改革を目指すますね。4人がかりだった業務にかかる人手を減らし、別の業務ができるようになればと、それを目指していきたいです。
※掲載内容は取材当時のものです。
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