メンズコスメブランド「ギャツビー」などを展開する化粧品会社の株式会社マンダム様。従来の請求書は業界標準EDIの仕様にて専用帳票を出力、手作業で郵送していました。グローバル標準ERP基幹システムの仕様上、取引のつど税計算しており、インボイス制度への対応が課題に。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で制度に対応しながらコスト、作業時間ともに約9割の削減を実現しています。
ココがPOINT !
-
1
年間コストは約520万円⇒56万円へ9割近く削減
-
2
ペーパーレス化で出社不要、リモートワーク可能に
-
3
インボイス制度に対応、日本版Peppol/JP PINTも視野に
新しい価値を求めるチャレンジングな社風
事業内容について教えてください。
ERP推進課 課長
ITイノベーション推進部 ERP推進課 課長（以下同）：
1927年、金鶴香水株式会社として設立、1971年に現在の社名になりました。「ギャツビー」「ルシード」「ビフェスタ」「ルシードエル」などを主要ブランドとしてヘアスタイリング、スキンケア、ボディケア化粧品や美容ツールなどを展開しています。アジアを中心とした海外展開もしています。
今や身だしなみ行動の定番の一つにもなった、外出先で手軽に洗顔できるフェイシャルペーパーの提案など、従来の市場に収まらない新しい価値を求めた探索をしていく社風があります。
ITイノベーション推進部について教えてください。
社内への貢献を、ITによって革新的に進めたいとの思いから、現在の部署名となりました。部員は25名ほどで、プログラミングのできる人材の採用はもちろん、プログラムのソースコードの少ないローコード開発などにも取り組んでいます。当社ではSAP社の基幹システムを使っているため、ERP推進課ではSAPの認定コンサルティング資格を持ったメンバーを揃え、業務に合わせてシステムをカスタマイズして新しいビジネスへの対応を支援しています。
SAPの導入は2004年で、当初は会計分野からスタートして、現在は生産・販売システムとの自動連携機能、請求書も発行できるようになり、一般的な取引業務はすべて集約・管理できる仕組みになりました。
請求書業務についてお聞かせください。
請求書の発行先は約670社で、主な取引先は卸事業者です。請求書の要件を満たす書類には2種類あります。1つは海外の取引では主流のインボイスの単位である、取引ごとに都度発行するものです。日用品・雑貨品業界では卸事業者との取引でよく使う業界統一伝票で、卸事業者からみた呼称で「仕入伝票」と呼ばれます。もう1つが月に1回、1ヶ月分をまとめて発行する一般的な請求書で、「締め請求書」です。
「仕入伝票」は、SAPの消費税計算単位である取引都度の伝票単位で、1つの取引ごとに発行しています。「締め請求書」は、SAPの伝票（＝仕入伝票）の金額を合算した金額で発行していました。
請求書業務では、どのような課題があったのでしょうか。
2つの大きな課題がありました。1つは紙での発行による、印刷、封入、郵送などにかかる業務とコストの負荷です。2つ目はインボイス制度と電子帳簿保存法への法令対応です。
取引ごとに発行する「仕入伝票」は、ITイノベーション推進部が発行を担当し、折込、封入、郵送は財務部が行っていました。当社ではいわゆる業界VANと呼ばれる業界に特化したEDIを使用しています。そのEDIシステムの仕様である「仕入伝票」は専用の特別帳票を使うため、旧式のドットインパクトプリンタから出力しますが、用紙のセットもミリ単位での調整が必要です。印刷には熟練を要し、少しでもずれると枠内に文字が収まらないので、テスト印刷を何度か行いますし、印刷に不備があれば再印刷するなど、とにかく手間でしたし、コロナ禍であっても当番を決めて出社しての対応が必要でした。
印刷後は、窓あき封筒の窓に住所が合うように調整して用紙を折って封入します。封入だけでも30分かかり、紙で指を切りそうとの声もありました。郵送も、速達かレターパックか封入枚数で分けたり、ポスト投函のために外出する場合もあったり、気も時間も使います。特注の封筒代や特別帳票の購入代、郵送費などコスト面も大きな負担でした。
一連の発行作業は、都度の請求のため2～3日に一度は発生します。また、月次で発行する「締め請求書」も、毎月5・10日ごとに財務部が締め処理をして、複合機で印刷し、折込・封入作業を行っていました。
もうひとつの、インボイス制度と電子帳簿保存法への対応とは、どのような課題でしたか。
インボイス制度での消費税額計算の端数処理は「インボイス1枚につき、税率ごとに1回」がルールです。すると、従来の「仕入伝票」ごとの端数処理と、月次でまとめた「締め請求書」の端数処理では差額が発生してしまいます。検討を重ねた結果、当社では取引ごとの「仕入伝票」を、インボイス制度対応での適格請求書と定めました。ただ、従来の「締め請求書」のまとめた請求金額で支払処理をするお客様もいらっしゃるため、インボイスとは別に、月次の請求金額もお伝えする必要があり、「請求金額通知書」と名前を変えての発行といたしました。
ただし、取引先は取引の都度、大量の紙の請求書を受け取って処理をするのでは大変です。そのため、請求書の発行を紙からデジタルへ切り替える必要がありました。
データ中心のシステム構造で、基幹システムとも容易に連携
『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入された経緯についてお聞かせください。
2種類ある請求書の類にかかる業務負荷は、長らく解消したいと思っていました。特にEDIは導入するにも双方にサーバを設置して、システムを構築する必要があり高額です。当社として紙帳票の電子化において、従来のVAN-EDIの延長ではなく、近年DXで市場に出回っている比較的安価で実績のあるWeb-EDIに切り替えたいという根源的な悩みがありました。
また、請求書の郵送は必要以上に時間とコストがかかります。電子請求書なら、お客様に即日お渡しできるのにとの思いもありました。そこで、抜本的な見直しが必要となるインボイス制度への対応を機に、デジタル化へ踏み切ったのです。
電子請求書サービスは、3社ほど比較しました。ITイノベーション推進部として重視したのは、システムがデータ中心の構造であるかです。サービスによっては、OCRを基本とした製品もあり、構造化されたSAPシステムとのデータ連携に不安がありました。当社で求めたのは、他システムとのシームレスなデータ連携です。
「史料館 mandom museum」
『BtoBプラットフォーム 請求書』は、以前から受取請求書でよく見かけており、興味がありました。調べてみると、データの流れがきれいで、基幹システムとの連携もスムーズです。フォーマットもわかりやすく、欲しい項目や機能も充実していました。その上、様々な事情でどうしても紙の請求書を希望されるお客様については、オプション機能で郵送代行も用意されており、この場合、お客様側は紙で受け取りながら当社としては完全デジタル化が可能となります。会社のシステムを見る立場からすれば、断然このサービスだと、悩むことはありませんでした。何より、導入実績が豊富で市場優位性もあり、安く、早く、信頼性も高いというのも決断の後押しとなりました。
年間520万円のコストを約9割削減
導入後、請求書の処理業務はどのように変わりましたか。
取引ごとに発行していた「仕入伝票」は、「請求書」として『BtoBプラットフォーム 請求書』から従来のように都度発行しており、この帳票をもってインボイス制度へ対応しています。
月次にまとめて発行していた「締め請求書」は、『BtoBプラットフォーム請求書』の通知書機能を利用して、1ヶ月分の請求金額を通知する運用になりました。税計算は取引明細ごとと、インボイスの要件とは異なるため、「ご請求金額通知書」という形でお送りしています。
月次の請求額が知りたいお客様には、会計処理は「ご請求金額通知書」で行っていただくようご案内しました。一方、取引ごとの明細データをエクセルにして集計・分析できるので、用途が広がり利便性が高まりました。
請求業務の変化についてお聞かせください。
請求業務にかかる一連の作業が大きく変わりました。都度発行する請求書は、従来どおり基幹システムで伝票転記処理をすれば、『BtoBプラットフォーム 請求書』へ自動でデータがアップロードされる仕組みです。転送処理は、今回を機に導入したHULFT連携システムで夜間に転送処理を行います。対象が670社あるので、当初から手動でのアップロードは考えていませんでした。
発行も自動です。最初の1ヶ月は財務部が金額の確認後に発行ボタンを押していましたが、問題がないことがわかり自動発行に切り替えました。
「締め請求書」も同様に基幹システムと連携し、5・10日に財務部が締め処理をして、正しい金額か画面上で確認します。その後は自動で『BtoBプラットフォーム 請求書』にデータが連携されて、自動発行する流れです。発行後すぐにお客様に確認してもらえます。
導入効果はいかがでしょうか。
業務負担の軽減効果は、かなり大きいです。請求業務に関して、紙にまつわるすべての作業がなくなりました。ドットインパクトプリンタも不要です。郵送のために出社する必要もなくなり、完全にリモートワークで対応できるので働き方の自由度も増えています。
郵送費、専用帳票や特殊封筒の購入代、プリンタの電気料金や維持費などがゼロになり、年間コストは約520万円から56万円へと、9割近いコスト削減効果です。導入前は年間で1400時間以上かかっていた業務時間も150時間と、やはり約9割も短縮でき、大きな効果をあげています。
最後に今後の展望についてお聞かせください。
今回の導入でインボイス制度、電子帳簿保存法への対応が済みました。また、当社ではいち早くグローバルスタンダードでもある取引都度の情報をインボイスとする事ができました。2023年10月、インボイス制度の施行と同時に、デジタルインボイスの国際標準規格「Peppol」に準拠した日本版Peppol（JP PINT）がスタートしています。JP PINTはデジタル庁が管理する仕組みで、標準仕様のデジタルデータでのやりとりが広まっていけば、さらに利便性の高い未来が期待できそうです。電子インボイスは締め請求ではなく取引都度請求～入金消込まで自動化対応可であり、今回、当社の取引都度インボイスの取り組みによって比較的適用しやすいのではと考えています。今後は他社の動向も見ながら、JP PINTへの対応も視野に入れていきたいと思います。
※掲載内容は取材当時のものです。
シェアする
