受取請求書の99.7%をデジタル化。デジタルによる業務効率化で、人材の活用と育成が進んでいます。

国内最大級のゴルフ場運営会社、株式会社アコーディア・ゴルフ様。全国200カ所近いゴルフ場・ゴルフ練習場で受け取る請求書は月に約7,000件。そのほとんどを『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っています。請求書の受取業務デジタル化によって経理未経験者も経験者と遜色ない処理対応が可能になり、それぞれが伸ばしたいスキルを磨く余裕も生まれたといいます。

ココがPOINT!

• 1

  取引先と社内の賛同を得て99％超のデジタル化を達成

• 2

  年間約2,400時間、約200万円のコスト削減効果

• 3

  ツールの活用で人材活用・人材育成が実現

賛同率99.7％。月7,000件受け取る請求書をほぼデジタル化した経理改革

ゴルフ場運営会社としては国内最大級の規模と伺っています。

所属されている経理部について教えてください。

経理部長：

経理部は、25名ほどで会計業務にあたっています。請求書に関しては、ゴルフ場運営が主事業のため、発行はほぼなく、受取業務がほとんどです。ゴルフ場で必要な肥料や農薬、ゴルフボールといった消耗品、併設のレストランで利用する食材などまとまった品目は、各事業所が購買システムを通じて購入しています。

それ以外の、管理棟の修繕費や清掃費、コースの整備費や、地域特有の食材など購買システムの対象ではない請求書はほぼ、『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っています。毎月約2,500社、処理件数で7,000件です。

2018年4月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、現在99.7％のデジタル化を達成されています。

経理部長：

科目ごとの仕訳はある程度経験則が必要です。たとえばガソリンひとつとってもコース部門やレストラン部門で使うのか、事務所で使うのかで分けなければならないので、担当者でないとわからない属人的な作業になっていました。月初に集中する煩雑な作業をどうにか標準化できないかと、2017年から電子請求書の検討をはじめました。

『BtoB プラットフォーム 請求書』を選ばれた理由を教えてください。

経理部長：

当時はまだ今ほど電子請求書は広まっておらず、AI-OCRで請求書を読み取るサービスも、出始めたばかりの頃です。そこでAI-OCRも選択肢に、インフォマート社含め3社ほど比較検討しました。ただ当時のAI-OCRは精度が高くなく、特に手書きの請求書の読み取りは難しい状況でした。

インフォマート社の『BtoB プラットフォーム請求書』は、その時点ですでに取引先の40%ほどが導入しており、スムーズに賛同いただけるだろうという安心感がありました。また、導入コストが低いのもポイントでした。

経理部マネジャー：

最終的にはコンペを実施して、経理部全員で、良かったと思う製品に挙手して決めました。実は、私は新技術に興味もあってAI-OCRを選んだのですが(笑)、『BtoB プラットフォーム請求書』への挙手が圧倒的に多かったです。

請求書データを活用したさらなる業務効率化と人材の活用・育成

改めて、導入から1年でデジタル化率を86%に引き上げ、現在は99.7%を保っている秘訣は何でしょう。

経理部マネジャー：

取引先の賛同率を高めるために、『BtoB プラットフォーム請求書』の招待をお送りする前に、必ず電話をする体制を整えています。事前の架電によって、招待を送るべき担当者がわかります。請求書に関する大事なお話だと先にお伝えして、先方に心の準備をしていただき、いつ・何を・誰に届けるかを明確にすると、“やらなきゃ”という気持ちを持っていただけます。

また、もし難色を示された場合は必ず理由をお伺いします。後日、弊社担当者から改めて電話し、不安要素となっている部分のご説明をする場合もあります。絶対その場で「これまでどおり紙の請求書のままで」と承諾はしません。

経理業務を主に担っているメンバーに、いきなり電話で取引先とやりとりしてもらうのはハードルが高いので、トークスクリプトを作成しました。デジタルに賛同いただける難易度を分析して5段階に分け、スクリプトも5種類用意しています。効率よく賛同をいただくために、難易度が低い順に架電する体制です。新規の取引先は月50社ほど増えるので、現在でも専任スタッフが毎月架電を行っています。ご案内時に「99%を超えるお取引先様にご賛同いただいています」とお伝えしているためか、デジタル化率90%を超えたくらいから、お断りされるケースは、ほぼなくなりました。

入念な体制を敷かれて、デジタル化を進めておられるんですね。

経理部マネジャー：

当初は弊社と取引のある約6,000社に一斉に招待を送ってしまい、お問い合わせが殺到して相談窓口がパンクした経験から、試行錯誤を重ねてきました。

2022年4月からグループ会社にも『BtoB プラットフォーム請求書』を導入しましたが、稼働初月は約64%だった賛同率を1カ月で約72%に引きあげており、ノウハウが役に立ったと実感しています。

デジタル化率を高めるには、取引先の賛同を得るだけでなく社内推進も重要です。そのために、社内のメンバーがいつでもどこでも何度でも操作方法を確認できるよう、自社ポータルサイトに操作動画と資料を載せています。また、現状のデジタル化率を社内で共有し、モチベーションアップにつなげました。

『BtoB プラットフォーム 請求書』導入の効果を教えてください。

経理部長：

課題だった業務の標準化や業務負担はもちろん解消しました。試算してみると業務時間は年間約2,400時間、45%削減し、金額にすると約200万円のコスト削減効果が出ています。

経理部マネジャー：

さらなる取り組みとして、『BtoB プラットフォーム請求書』の請求データを活用した業務効率化も図っています。請求データをCSVでダウンロードして、業務効率化ツールに取り込み、簡単な操作で受取請求書を開くことなく、明細等の不備チェックができる仕組みです。同様に、未承認チェックや二重払い等の支払チェックも、専門的な知識がなくとも行えています。

人材不足が慢性的な社会課題となっている昨今、弊社では経理未経験者も積極的に採用しています。デジタルツールの利用で生産性の向上と人材育成の両立が可能となりました。経理業務が未経験の状態で入社しても、1年半ほどで子会社の決算を締められるほどのスキルを身につけています。

それに、紙の請求書の作業に費やしていたリソースに余裕が生まれたことで、「もっと税金の勉強がしたい」「連結決算の勉強がしたい」「ツールの開発を極めたい」と、スキルアップを考えるポジティブさが生まれました。これまでは考えることすらできなかったと思います。デジタル化、DXが進み、自分が学びたいスキルを選んで、チーム分けもできました。税金チーム、連結チーム、デジタルツール推進チームがいて、学びたい方向に進んでいます。チーム力はかなり強化できています。

 

他にもデジタルならではの活用・効果はありますか?

経理部マネジャー：

経理に限って言えば、監査法人の対応がとても楽になりました。これまで「この請求書を出してください」と言われると大量のファイルをひっくり返して探し出していましたが、今は監査法人にIDを付与してシステム上でデータを全部見ていただいています。企業や日付で検索が可能になり、監査の「これを探してください」がなくなりました。

また、他部署でも、『BtoB プラットフォーム請求書』を発行された企業様のデータを活用しています。たとえば、ゴルフサイトに掲示したバナーのクリック数や集客状況などを請求書データに入れてもらい、どのページのどのバナーで何人集客できたか、業績管理部が業務効率化ツールで分析しています。これもデジタルならではの活用ですね。

AI-OCRサービス『BP Storage for 請求書』もご利用ですね。

経理部長：

残りの0.3%は、締めから漏れた請求です。締め後に紙で届いて、支払う必要がある場合は旧システムを利用して支払っています。どうしても100%にと、細かいパーセントまでは追っていません。

業務自動化、さらなるDX推進を目指して

今後の展望をお聞かせください。

経理部サブマネジャー：

今はAPI連携を構築中です。現状の会計連携は月に4回、ダウンロードの日を決めてそれまでにチェックと承認を行っています。API連携が実現すれば、日々自動で連携でき、さらに効率化につながるのではと考えています。業務自動化は今後も目指していきたいです。

経理部長：

ゴルフ場の請求書はほぼ対応が完了していますが、本社の各部署で受け取る請求書に関してはまだ紙の状態で残っています。グループ会社の請求書をまとめてアコーディア・グループとして受け取っている特殊な事情があり、どのようにデジタル化していくか検討しているところです。技術のさらなる発達、デジタル化のますますの広がりを期待しています。ゴルフ市場を牽引するリーディングカンパニーを支えるべく、今後もDXに取り組んでまいります。

※掲載内容は取材当時のものです。