医療法人特有のバックオフィス業務の課題を解決。
デジタル化が、請求書の受取業務を効率化しました。

― 地域に根差して多岐にわたる医療サービスを提供されていると伺っています。

社会医療法人中央会（以下、中央会）は、1951年設立の「潮江病院」が始まりです。当初は34床の小さな病院でしたが、現在は14の医療介護事業施設を運営しています。中心である尼崎中央病院は、急性期から介護まで、地域を支える市民のための病院として216床・29の診療科を有するケアミックス病院です。2024年11月には尼崎中央リハビリテーション病院（回復期リハビリテーション病棟93床）を開院、介護医療院トワイエ尼崎（144床）も開設し、地域医療の中核を担う存在として成長を続けているところです。

― 医療法人では、請求書の処理についてどのような課題を抱えていたのでしょうか？

中央会の経理課は3名のスタッフで、月に約100社から届く1,200枚ほどの請求書を処理しています。請求書は病院内の各部署や老健施設などの事業所で受け取り、社内便で経理課に届きます。請求書以外の紙の書類も多く、紛失のリスクがありました。

経理課では受け取った請求書をもとに会計システムへ入力しますが、請求書一枚に複数の事業所の明細が記載されている場合、まず、事業所ごとの選別が必要です。さらに、一つの取引業者でも購入品目が多岐にわたり、物品も非常に多いという医療業界特有の課題があります。様々な形式やサイズの膨大な明細をめくりながら、「これは医療消耗品、文具、消耗品…」と判断し、適切な勘定科目に仕訳するのです。一連の支払作業の完了後のファイリングも、ばらばらの請求書を紐で綴るので手間のかかる作業でした。加えて、改正電子帳簿保存法への対応も求められていました。

―『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の経緯について教えてください。

まず、当院のデジタル化の考え方についてですが、新しい製品の導入は、ある程度マニュアル化でき、業務改善、働き方改革につながることが重要ととらえています。

院内デジタル化の第一歩は20年ほど前、尼崎中央病院の電子カルテ導入がはじまりです。医療の高度化・複雑化に伴い、院内では様々な統計をとる業務が多く、データ収集や帳票作成で職員にかかる負担を軽減する必要があったのです。加えて、医療現場では説明書や同意書を含め、紙の書類が非常に多いため、データ処理をできるだけペーパーレスにしたいという思いがありました。

診療部門のデジタル化とペーパーレス化がある程度進んだので、次はバックオフィスのデジタル化に着手しました。2018年頃のことです。本当はRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入したかったのですが、それどころではありませんでした。まだ手作業で紙をめくりながら、業務をしていたのです。これにはさすがに驚きました。

医療に限らず一般的に、中小企業では財務や勤怠業務が属人的になりがちで、1人か2人で担当していることも少なくありません。その人がいなくなったらどうするのでしょうか。担当者が変わっても多少学べば動かせるシステムが必要です。そこから人事、労務、給与、勤怠、財務、経理といったバックオフィス全体の電子化に取り組んできました。

電子請求書システムの存在を知ったのは、2021年に参加した医療法人向け経営セミナーです。ところがこれは便利そうだと思って導入を検討したところ、経理担当から「このシステムでは経理業務効率化につながらない」という反対の声が上がりました。