東京都板橋区に本社を置き、建材の卸売販売や建設事業を手掛ける、群峰アクシア株式会社様。工事の見積から発注・請求までクラウド管理できる『BtoBプラットフォーム TRADE』と『BtoBプラットフォーム 請求書』『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入し、協力会社との取引の約95％をデジタル化しています。原価管理システムと連携した業務効率化の効果を伺いました。
ココがPOINT!
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1
押印、印紙が不要になり双方にメリット
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手書き、手入力不要で作業時間を9割削減
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1件ずつ手作業だった支払通知書の発行を自動化
法令対応をきっかけに、見積・発注から支払までをデジタル化
事業概要と所属されている建設事業部工務課の業務について教えてください。
建設事業部 工務課長(以下、工務課長)：
群峰アクシア株式会社は、建材・エクステリア事業、建設事業、生コン事業というつの分野で建設業界を支え、快適な暮らしと豊かな街づくりに貢献してきました。1958年に、群馬県産の軽量ブロックを東京・首都圏を中心に普及、卸販売する会社として設立し、近年は特にエクステリア(建築物の外構部分)の総合商社としてビジネスを展開しています。
私たちの所属する建設事業部は30名ほどの組織です。地域から愛される総合建設業を目指し、東京都や板橋区から請負う学校や保育園などの公共施設や福祉施設、賃貸マンションなどの共同住宅から個人住宅まで、さまざまな新築工事や改修工事を手掛けています。
工務課は5名が所属し、主に工事を発注する協力会社様との発注書・発注請書のやりとりから支払業務まで担当しています。
建設事業部 工務課 課長代理(以下、工務課長代理)：
建設工事は、工事種別ごとに細かく業種がわかれています。工程ごとに複数の事業者に発注するため、取引先の協力会社様は300社弱ほどです。
建設事業部 工務課 担当者(以下、担当者)：
工務課では業務ごとに担当が分かれており、私は主に仕入の入力や、支払に関する受領請求書の処理業務を担当しています。
協力会社様とのやりとりは、どのように行っていましたか?
工務課長代理：
メールのやりとりもありますが、押印や収入印紙の貼付が必要な書類は郵送でした。1件の取引高が大きい業界なので、損益に直結する契約書類はどの会社も非常に重視しており、押印は絶対です。
工事に関する見積のやりとりは別部署の積算部や工事部が担当し、私たちは発注書・請書や契約書のやりとりから担当します。支払金額につながる確定見積書や、発注書・請書、契約書は押印のある書類を正とするため、手書き、押印の上で郵送が基本でした。工事が始まってからの出来高報告書も同様ですので、紙のやりとりは非常に多かったです。
同一の協力会社様に複数の工事を発注している場合は、工事別に請求書が届くので、総合計いくらの請求になるのか、手書きの総括請求書も別途受け取っていました。査定で金額が変わる場合はその総括請求書を訂正してFAXや郵送で送り、支払通知書も対面やFAX、郵送といったアナログ手段で渡していました。
工務課長：
発注書などの各書類は三枚複写になっており、発注先や工事名をすべて手書きするため、書き間違えたり途中で変更が生じたりすると最初から書き直しです。主要な業者名や工事件名などは何度も手書きする手間を省くため、ゴム印を作って押していました。90社分あまりの細かいゴム印をデスク上に用意して作業していました。
9割以上の取引先が『BtoBプラットフォーム TRADE』を活用し、業務効率化を実現
『BtoBプラットフォーム TRADE』導入の経緯を教えてください。
工務課長代理:
きっかけは、法制度への対応です。建設業界の請求書は専用の指定印刷用紙を取引業者に買ってもらうケースが多く、インボイス制度がはじまると、従来の指定用紙が使えなくなる事情がありました。指定用紙を作り直すという選択肢も考えましたが、今後また法律が変わる可能性もあります。従来のアナログ対応はどうにかしたいと思っていたので、今後の利便性を考え、まず受領請求書のフォーマットはエクセルファイルをホームページからダウンロードしてもらう形にしました。業界内ではわりとスタンダードな方法です。
また、見積書や発注書といった商取引の根拠資料も電子帳簿保存法の保存義務の対象になるため、保存要件を満たした保管ができるシステムの検討も必要でした。
システム導入にあたり情報収集は以前から行っていましたが、本格的な検討がはじまったのは、インボイス制度がはじまる半年前、2023年春あたりです。
サービス自体については、同業他社の下請工事を請け負った際、その元請会社から「『BtoBプラットフォーム』で取引をお願いします」と案内されることがありましたし、私自身も前職で利用しており、認知はしていました。
ちょうど、原価管理システムを『どっと原価』シリーズ(株式会社建設ドットウェブ)に切り替えたタイミングでもあります。同シリーズと『BtoBプラットフォーム TRADE』の親和性が高いとも耳にしており、導入するなら『BtoB プラットフォーム TRADE』だと考えていました。
― 採用のポイントはどういった部分でしょうか。
工務課長代理：
やはり、システム連携は重要視しました。原価管理システムに入力したデータと同じデータを会計システムにも手入力していたので、もうひとつシステムを増やして二重にも三重にも入力が必要になるのは困ります。『BtoBプラットフォーム TRADE』は、同シリーズの『BtoBプラットフォーム 請求書』との連携で仕入伝票の入力は不要とのことで、これはいいなと。また、『BtoBプラットフォーム 契約書』と組み合わせれば、電子署名で締結した契約書と取引や請求書が紐づき、電子帳簿保存法に対応しながら押印の手間や収入印紙代などのコストも削減できます。
インボイス制度は当時、未知の制度でしたが、BtoBの商取引に特化して事業展開してきた長年の実績と導入企業の多さに、信頼を感じていました。実際に制度がスタートしても『BtoBプラットフォーム』シリーズなら、必要に応じた改善・改修には速やかに対応してもらえるだろうとの期待がもてたのです。建設業界で導入事例も多く、賛同を得られやすそうな点もポイントでした。
『BtoB プラットフォーム TRADE』を導入して、業務はどのように変化しましたか?
担当者：
自社で作成したマニュアルに沿ったオペレーションで運用しており、経験の有無に関わらず誰でも同じように業務を処理できるのが良いと感じています。プラットフォームによる均一化は大きなメリットです。
実際の導入はインボイス制度開始後で、導入前からのプロジェクトに関しては紙のやりとりが残っています。それ以外は現在、パソコンを持っていないとか、独自システムを導入しているといった事情のある取引先をのぞいた 9割以上が『BtoB プラットフォーム 請求書』を利用しています。
工務課長代理：
『どっと原価』で作成した発注データを『BtoBプラットフォーム TRADE』に取り込んで見積依頼書や発注書を発行しています。発注データをひとつ作れば、業者名や金額、日付、マスタ番号は同じで、それぞれ見積依頼書や発注書にフォーマットを変えるだけなので、『BtoBプラットフォーム』側での作業はありません。協力会社様側も、電子契約など作業にあたって画面を切り替えるという意識は不要です。出来高払や請求書も、データの金額が元になっているので特に入力の必要はなく、承認するだけで請求書が発行されます。
工務課長：
発注書などを手書きで作成する必要がなくなり、事業者名や工事件名のゴム印ももう不要です。発注書の発行にかかる作業時間はこれまでの1/10ほどと、大幅に短縮しました。以前は郵送にかかる時間を考慮しながら郵便局へ持っていっていましたが、今は夜だろうと送信しても、翌朝には取引先が確実に確認できる状態なのも助かります。
工務部課長代理：
受注側も発注側も、双方で郵送不要なのは大きいですね。お互いに郵送代や収入印紙代などのコストがなくなり、タイムラグも解消しました。『BtoB プラットフォーム 契約書』も導入した一番のメリットが、押印、印紙、郵送を一気になくすことができた点です。
担当者：
『BtoB プラットフォーム 請求書』に届いた請求書は、私が確認して工事部の各工事担当者に回し、問題がなければ承認してもらいます。最終承認が完了したら『BtoB プラットフォーム 請求書』経由ではない請求書もまとめて仕入を入力する流れです。
見積から発注、支払までシームレスなデジタル化でDXを推進
その他に感じるメリットはありますか?
『どっと原価』で作成した支払データに、建設業特有の協力会費等の相殺情報も組み入れた上で、『BtoB プラットフォーム 請求書』の支払通知機能を利用しています。これまで1件ずつ手作業で支払通知書を FAX送信していましたが、CSVでダウンロードして整形した支払通知データで、支払がある事業者すべてに対し支払通知書の発行を自動化できました。『BtoB プラットフォーム』を使っていない事業者の分も含め、クリックひとつの作業です。
工務課長代理：
通知機能、すごく便利ですね。たとえばお盆や年末年始など、請求書の締め日から通常と異なる場合、これまでは毎回FAXで必着日のご案内を送信していました。今は『BtoBプラットフォーム』にマスタ登録してある取引先には、取引の有無に関わらず一斉送信で通知できます。FAXのオペレーションが非常に楽になりました。デフォルトで文章を作ってあるので、日付を変えてボタンを押すだけで完了です。
今後の展望をお聞かせください。
工務課長代理：
当社は『どっと原価』との連携で工事関係書類のデジタル化、効率化を実現し大きな効果をあげていますが、原価管理システムを利用していない業者もまだ少なくありません。とはいえ、『BtoB プラットフォーム』だけでも発注書から請求書までシームレスな管理が可能になり、郵送代も印紙代もタイムラグも限りなくなくせるのは最大のメリットです。私たちが『BtoB プラットフォーム』を3サービス併 用している理 由でもあります。『BtoB プラットフォーム TRADE』で出来高報告書があれば、請求書は自動で作成される、締め日ぎりぎりに作成してもポチっと押せば即日届く、お互い楽になりますよね。そうした利便性を、建設DXを目指すリーディングカンパニーとして広めていければと考えています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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