NECネッツエスアイグループで、通信インフラの構築・施工及び保守を担う、NECネッツエスアイ・サービス株式会社様。親会社が請け負った、通信ネットワークの施工や保守運用等の現場対応を行っています。基幹システムの刷新に伴い、協力会社への発注から検収まで業務のクラウドシフトを検討。『BtoBプラットフォーム TRADE』と基幹システムのAPI連携で、手入力不要のペーパーレス化が実現しました。
サービス導入の背景と効果
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課題
- システム化しても作業の一部に紙が残り、手入力が必要でミスの心配も
- 協力会社から返送されてくる請書等の紙の保管にコストが発生
- 契約書のファイリング作業や納品書の確認に手間がかかっていた
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決め手
- 新しく導入したERPシステム「ZAC」とデータ連携が可能
- 建設業法のグレーゾーン解消制度で適法性の確認がされている
- 契約書や発注請書への収入印紙の貼付が不要で、協力会社にもメリットがある
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効果
- 基幹システムとAPI連携で手入力がなくなり、発注のリアルタイム処理が実現
- 発注から納品書までペーパーレス化、郵送の手間とコストがほぼゼロに
- 電子契約書も9種の契約締結に利用し、契約業務を効率化
基幹システムとのAPI連携で発注から納品書までペーパーレス化
事業内容と、所属されている部署の業務についてお聞かせください。
部長
管理本部 業務改革推進部 部長（以下、業務改革推進部長）：
NECネッツエスアイ・サービス株式会社は、通信インフラをはじめ、さまざまな企業、通信事業者、官公庁向けICTシステムの構築、サービス提供などを行っているNECネッツエスアイ株式会社の子会社です。親会社が受注した案件の現場対応を担い、ネットワークシステムの企画、導入・設置から運用・保守、通信機器の販売などを手掛けています。
私たちの所属する業務改革推進部は、業務改革推進グループと、案件の発注や検収を担当する資材グループの2つのグループで構成されています。『BtoBプラットフォーム TRADE』および『BtoB プラットフォーム 契約書』を実際に利用しているのは資材グループです。取引先は、工事施工や、保守、点検を依頼する協力会社300社弱で、月に約1000件前後を発注しています。
管理本部 統括部長（以下、統括部長）：
私は、情報システム関連の導入を手掛けており、メインのミッションは、次期基幹システムの導入、運用です。『BtoBプラットフォーム』シリーズはじめ、いくつかのクラウドシステムも、基幹システムにあわせて同時導入しています。
『BtoB プラットフォーム』シリーズ導入のきっかけは、基幹システムの刷新ですか？
統括部長：
はい、老朽化した基幹システムを新しくする際に、従来のオンプレミス環境からのクラウドシフトを考えていました。これは、NECグループ内でも求められている方針です。我々と同時期にクラウドシフトに意欲的だったグループ会社数社と共に、グループ内同一プロセスで運用できるERPシステム「ZAC」（株式会社オロ）を導入しました。さらに、発注業務のペーパーレス化とリアルタイム処理化を考え導入したのが『BtoBプラットフォーム TRADE』、『BtoBプラットフォーム 契約書』です。「ZAC」とAPI連携できる点、建設業法グレーゾーン解消制度で適法性を確認し、工事請負契約の電子化が明確化されている点が採用の大きな理由です。
『BtoBプラットフォーム TRADE』を利用した発注フローを教えてください。
資材グループ 主任
管理本部 業務改革推進部 資材グループ 主任（以下、資材グループ主任）：
現在は、一部書面での取引は残っているものの、全体の95％ほどは、『BtoBプラットフォーム TRADE』を通じた取引です。基幹システム「ZAC」とのAPI連携で、システムの切り替えを意識することなく操作しています。
発注先の協力会社との見積書のやりとりは、現場部門である生産部の各担当者が行います。生産部は「ZAC」に見積書の内容を登録、原本をPDFで添付し、部署内での承認を経て資材グループに発注を依頼します。資材グループでは、登録画面と添付書類の内容に差異がないか確認、上長の承認を経て「ZAC」上にある発注ボタンを押せば、API連携により『BtoBプラットフォーム TRADE』から自動で発注データが取引先に届きます。
資材グループ 担当者
管理本部 業務改革推進部 資材グループ 担当者（以下、資材グループ担当）：
発注が、工事など建設業法に関わる内容だった場合は、『BtoB プラットフォーム 契約書』上で取引先が締結する事で発注書と発注請書の締結が完了します。以前は、取引先には発注請書に収入印紙を貼付した上で郵送してもらっていました。現在は締結ボタンを押すだけで完了し、紙はもちろんPDFも収入印紙の貼付も一切必要ありません。郵送代・印紙代の削減と業務効率化ができて、取引先からも喜ばれています。
今までは、建設業法に関係する書類は紙が当然で、「請書には印紙を貼っていただくもの、それはずっと変わらない」と思っていたので、デジタル化は衝撃を受けました。紙の書類は取引先によっては、請書や完了報告書がなかなか届かないというケースもありましたが、今はボタンひとつで送り返していただけます。
戻ってきた紙の発注請書の保管にかかるコストや手間もなくなりました。1件にかかる作業時間は短いですが、月に100件程度発生していたので、年間で20時間ほど削減できたと考えています。
検収のプロセスについてはいかがですか？
資材グループ主任：
取引先に『BtoBプラットフォーム TRADE』上で納品書を作成いただくと、生産部が確認の上で承認し、資材グループへ検収を依頼します。取引先の画面では納品書が承認されたステータスになるので、検収され支払対象になっているのが一目でわかります。
『BtoBプラットフォーム TRADE』の納品書データに金額などの情報が入っているので、内容に問題がなければそのまま承認ボタンを押すだけです。以前は、担当者が自分で完了日や金額などを入力しており、誤入力の可能性もあって大変だったと思います。今は基本的に誤ることはないというか、誤りようがない状態です。
業務改革推進部長：
以前は、納品書に準じた作業管理の報告書のようなものを生産部がチェックした上で、資材グループでもチェックしていました。その対応が不要になり、試算では生産部は年間600時間ほど、資材グループは年間160時間ほど作業時間の短縮効果が得られたと考えられます。
9種類の契約書を電子化しコストを削減、業務効率化も実現
『BtoB プラットフォーム 契約書』もご利用ですね。
業務改革推進グループ 担当者
管理本部 業務改革推進部 業務改革推進グループ 担当者：
『BtoBプラットフォーム TRADE』と連携して『BtoBプラットフォーム 契約書』を利用していたので、その他の契約書にも電子契約書が使えないか、検討をはじめたのが最初です。
発注請書に収入印紙を貼るのは取引先だけですが、契約書には、弊社側と取引先の双方が貼付し一部ずつ保管します。安いものだと200円、高いと4000円かかり、契約締結の件数が増えるほど当然費用もかかりますので、改善できないかと調べ始めました。
電子契約書サービスは複数ありますが、『BtoBプラットフォーム 契約書』は価格面で優位性がありました。それに、同一IDで複数のサービスがそのまま使えます。『BtoBプラットフォーム TRADE』と同じIDで利用できる点は、取引先にとっても利便性があると考え採用しました。
基本契約など元々あった9種類の契約書はすべて電子化し、新規で取引をはじめる取引先をメインに電子契約書で契約を交わしています。年間100件ほどですが、時間に換算すると年間約100時間の作業時間が削減できています。発注請書の処理も月100件あまり行っていますので、実際の効果はそれ以上です。加えて、紙代や印刷代、郵送代、収入印紙代、保管にかかる費用といったコストも削減できました。
業務改革推進部長：
製本して、送付状を作り、郵送もして、返送を待つ。お互いの署名捺印も必要ですし、保管もしなければいけない、これらがデータ化されることですべて不要になります。実は親会社では数年前から電子契約書を採用しており、PDFで誰でもどういう環境でも閲覧できます。非常に楽だし、間違いもなく、手間や交通費もかかりません。それを見ていたので、絶対やった方がいいと電子契約を導入しました。
取引先の方にも、せっかく『BtoBプラットフォーム』を利用するなら、新規のユーザー登録作業は、『BtoBプラットフォーム TRADE』、『BtoBプラットフォーム 契約書』一緒に登録できますし、「使った方が絶対いい」と勧めたいです。
重要性の高まる通信ネットワークを支える業務改革を推進
今後の展望をお聞かせください。
業務改革推進部長：
資材グループとしての業務改革推進でいえば、すでに書面で締結している契約書をどう扱うかがひとつのポイントになりそうです。どこかの更新のタイミングで書面の契約書から電子契約書に結びなおすのか、あるいは書面をすべてPDF化してデータで保存するという方法も考えられます。それはこちらで検討し進めていきたいです。
以前にも増して“人と人”、“システムとシステム”をつなぐ通信ネットワークの重要性は高まっています。私たちは社会インフラを支える現場力を社内からサポートする部署として、より一層の業務改革、業務効率化を進めていければと考えています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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