島根県出雲市の総合建設業、株式会社フクダ様。地域のインフラを支える道路や橋梁等の土木工事、公共施設や工場、店舗等の建築工事が事業の中心です。協力会社へ郵送する発注書や毎月届く請求書は、煩雑な処理が課題でした。業務効率化をめざし、請求書処理だけでなく、前段階の発注からデータ化する『BtoBプラットフォーム TRADE』を導入。原価管理システムとの連携も目指しています。
サービス導入の背景と効果
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課題
- 発注書の作成～郵送までフロアの違う部署を往復し非効率
- 本社に届く請求書を現場がチェックする、煩雑な承認フロー
- 紙の書類だと、取引状況や社内承認の進捗状況がわかりづらい
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決め手
- 請求書の受領だけでなく注文の段階からペーパーレス化が可能
- 原価集計ソフト「どっと原価」とデータ連携できるサービス
- DtoD（Data to Data）だから明細もすべてデータでやりとりできる
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効果
- 発注から取引先の請求までペーパーレス化、双方で業務が効率化
- 主要取引先の9割、約100社がデジタル化に賛同、将来的な広がりも見込む
- ツール導入のハードルが下がるきっかけとなり、社内デジタル化が進む
請求書の明細部分もデータで受け取れるDtoDが決め手に
事業概要と、所属されている部署の業務内容を教えてください。
取締役工事本部長（以下、取締役）：
株式会社フクダは1954年の創業以来、本社のある島根県出雲市はじめ県内東部エリアを中心に、土木事業と建築事業をメインに歩んできた総合建設業です。事業の比率でいうと6割以上が土木事業で、特に地域の生活に欠かせない道路や橋梁といった、国や地方自治体から請け負う公共工事がほとんどです。建築事業は民間の工事が多く、たとえば工業団地で県内外の企業の倉庫や工場などを新築したり増築したりしています。工事の発注先として基本契約を結んでいる協力会社は数千社あります。
土木部と建築部を統括するのが工事本部です。社内の技術者は、土木部が60名ほど、建築部で20名くらいの組織です。土木の案件は完成まで1年、1年半といった単位になりますので、現場に事務所を設け直行直帰というパターンが多く、担当者はあまり本社にいません。建築の場合も、大きな案件では、現場に作業所や事務所を設けます。ただ、小さな案件を複数掛け持ちしている担当者は、本社と現場を行き来することもあります。
総務部 ICT 担当（以下、ICT 担当）：
総務部は6名が所属し、人事や労務、購買といったバックオフィス全般をそれぞれ担当に振り分けて業務にあたっています。私は総務がメインではありますが、別部署のICT推進課も兼務しており、社内のシステム導入の検討や調整といった全般を担当しています。
建設業の中でも特に、公共事業に関わる土木は、国土交通省の方針に基づくICT施工による効率化、安全性や品質の向上、工期短縮への取り組みが盛んです。弊社は出雲エリアの中でも積極的にICT施工を導入してきました。そのため社内でもICTに取り組む部署が必要だろうと、10年近く前に立ち上げたのが、ICT推進課です。
総務部 購買担当（以下、購買担当）：
私は総務部で主に購買を担当しています。購買は1人で、請求書の受取と発行、どちらも行っています。工事の発注件数は月によってばらつきはありますが、おおむね20～30件程度です。
どのような経緯で、『B toBプラットフォーム TRADE』『BtoBプラットフォーム 請求書』『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入しましたか？
ICT 担当：
もともと、経理部と購買担当から「請求書を電子化したい」と声が上がったのがきっかけです。インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も必要になると考えていました。複数の電子請求書システムを比較検討していた折に、大阪の展示会に出展していたインフォマート社のブースに立ち寄ったのです。ちょうど、ICT推進課を束ねていた現副社長と、建築部・土木部の課長も同行しており、副社長が「なんだか面白いツールがあるから、聞きに行く」と興味を持ち、一緒に説明を受けました。
そこで、請求書だけでなくその前の発注段階の注文書もデジタル化できると知り、「せっかくなら請求書に紐づく他の書類も一緒にデジタル化して紙を減らしたいね」と皆の意見が一致しました。帰社後に各部門長に報告した結果、請求書の電子化という枠を超え『BtoBプラットフォーム TRADE』および、『BtoBプラットフォーム 請求書』『BtoBプラットフォーム契約書』の導入に至ったという経緯です。
導入の決め手となったのは、どういったところでしょうか。
ICT 担当：
最も大きな理由は、明細も含めてデータでやりとりできる「DtoD（Data to Data）」方式である点です。電子請求書を検討していた当初、他社サービスも説明を聞きましたが、「電子化」といっても請求書をPDFにしてメール添付やダウンロードする仕組みで、結局は受け取った後に手入力が発生するものでした。
弊社は、原価管理システム「どっと原価」（株式会社建設ドットウェブ）を利用しており、システム同士のデータ連携が最終ゴールだと考えていました。請求書の「かがみ」部分だけデータで、明細はPDF画像といった仕組みには魅力がありません。データそのものをやりとりできるのが1番の強みで、かつ、「どっと原価」とも連携可能であることが導入の決め手です。
発注書の作成はフロアを行ったり来たり、請求書の受取業務は支払日から逆算で
『BtoBプラットフォーム TRADE』導入前は、どのような業務課題がありましたか？
取締役：
発注から請求書の受取にいたるまで、取引先とのやりとりが紙であることに起因する手間暇が、大きな課題でした。
たとえば、発注依頼書の作成は本社で行いますが、表紙部分は総務で「どっと原価」を使って、内訳書と呼んでいる明細部分は工事本部がExcelで作成しています。フロアの異なる部署を何度も往復しながら関連書類をひとまとめにし、郵送していました。
発注書や、取引先から郵送で戻ってくる発注請書は原本を工事本部で保管し、各現場の作業所にもPDFを添付したメールを送ります。建設業法で「施工体制台帳」を備え置くよう義務付けられているためです。帳簿類はすべてまとめておかなければならないので、PDFは現場で印刷してファイリングしていました。
支払は内訳書に対する出来高を作業所の担当者が査定して調書を作成し、あらかじめ取引先に提示します。OKならサインをもらい、双方が納得した金額であると明確にした上で、取引先からの請求書を受け取る流れです。
購買担当：
請求書は毎月20日で締め、24日までにすべて、本社に郵送か持参していただきます。それを現場ごとに振り分けて、各担当者が作業所へ持ち帰りチェックし、問題なければまた本社に戻します。そこから各部門の上長が承認したものを、業者ごとにわけて「どっと原価」に入力していました。
出来高の調書など伝票類がついているため毎月かなりのボリュームがあり、1カ月分で一番分厚い幅10cmのパイプ式ファイル3冊を超えることもあります。入力後、購買担当部門長、常務、副社長の承認を得たうえで決済となるため、支払までの日数を逆算して入力を終えなければなりません。曜日によってはどうしても休日出勤や残業が必要になってしまう場合もあり、そうならないよう現場に無理をお願いして締め切りを早めてもらうこともありました。
現在の活用状況はいかがですか？
購買担当：
特に多くの取引がある協力会社110社にお声がけし、約90%の100社に『BtoBプラットフォーム TRADE』を通じて発注しています。『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取る請求書は、一部取引先への先行導入のため、現状では2割程度です。比率としては少ないかもしれませんが、これまでは届いた請求書1件ごとに受付の押印をして社内で回していました。『BtoBプラットフォーム 請求書』はデジタルデータで回るので、アナログ作業が減った部分はだいぶ楽になったと思っています。
取締役：
紙では、承認の進捗がわかりづらい問題がありましたが、デジタルなら今どこでどの状態なのか、画面上で一目瞭然です。もっとも効果が表れていると思うのは、発注・発注請の効率化です。書類の押印や持ち歩きが不要でボタンひとつで完了するわけですから。紙もいらないし、取引先は収入印紙も不要です。
弊社で、デジタル化、ペーパーレス化による業務の効率化をめざした一番大きなプロジェクトが、『BtoBプラットフォーム TRADE』の導入です。これをきっかけに、他の業務効率化ツールの導入、議事録の作成に生成AIを利用するといった社内のデジタル化も進みました。『BtoBプラットフォーム TRADE』でシステム導入への心理的なハードルが下がった結果、社内の業務デジタル化が加速したと実感しています。
めざすは原価管理システムとの連携
今後の展望をお聞かせください。
ICT 担当：
現在はまだ、こちらからの案内が行き届いておらず取引先の利用は多くありません。ちょうど、弊社は新社屋への移転を目前にしていますので、そのご案内とあわせて『BtoBプラットフォーム TRADE』も広めていきたいと考えています。『BtoBプラットフォーム 請求書』『BtoBプラットフォーム 契約書』単体での活用も進めたいです。
あわせて「どっと原価」とのシステム連携もめざしています。「どっと原価」側のマスター情報を登録して整える必要があり、まだ調整段階ですが、さらなる効率化を目標にしています。
※掲載内容は取材当時のものです。
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