毎月の請求・納品書照合、棚卸、原価計算を簡略化。
洋菓子の品質を高め、若手育成の環境を整えます。

― どんな苦労があったのでしょう。

2年前の前回大会が終わったあと、今大会に向けてすぐに動き始めました。日々の店舗の営業もあるため時間が足りず、睡眠時間を削って制作に打ち込む日々。睡眠と食事以外は、ほぼ無休で仕事と大会準備に向き合っていました。

時間を作れた理由のひとつに、ITがあります。ビジネスチャットツールで情報共有し、自社の商品管理システムと連携させ、新商品などの情報が自動でチャットに届く仕組みを構築したことで、従業員同士の情報共有のスピードが格段に上がりました。

また、日々の業務が煩雑になりがちな発注、棚卸、原価管理などでは、インフォマートの受発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』が助けになっています。

本来業務でない事務作業を簡略化・時短化する仕組みは、本当に必要だと実感しています。頭を休めて、よりクリエイティブなことに集中できるし、結果的に仕事の質も上がります。

― 仕入れの業務では、どのような課題がありましたか？

受発注システムを使う以前は、発注はすべてFAX、商品管理はエクセルでやっていました。毎月シートを更新し、新しい行を追加して、とにかく手作業が多くて大変でした。この材料は今も使っているのか？といった確認も都度発生し、公休中のスタッフに「この仕入れ、いつ届く？」「発注は済んだ？」など、いちいち連絡しなければならないことも多く、大きなストレスになっていました。

特に大変だったのが、月末の請求書と納品書の突き合わせ作業です。仕入れ先は50社ほど、毎月の発注金額は数百万円にのぼり、量がとにかく多いのです。そのすべてをエクセルで1行ずつ確認していく作業は、目が回るほど大変でした。作業は眠くなるし、次第にエクセルを開くのすら嫌になってきます。あれはもう、人間がやる仕事ではありません。

また、製菓業界では、包材、箱、シールといった資材の発注形態が複雑です。たとえば、包装紙10枚×100セットの束が1箱20束入りなど、ややこしいロットが多く、ルールを覚えないと発注ができない。これが謎のノウハウとして属人化し、若手は覚えなきゃ仕事を任されない。覚えたところで褒められないけど、間違えれば怒られる。そして、そのノウハウを知る人が、なぜか店の中では偉くなる。そんな妙な構図もありました。

こうした無意味な業務や属人化した運営方法をなんとか解消し、全体の仕事の質の向上につなげたいと常々思っていました。いまの時代、働く時間が他社と比較され、プライベートの時間が大事にされます。一刻も早く着手すべきと感じて、以前から知っていたインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入したのです。