発行機能 導入事例

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、
年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。
年間400万円のコストカットを実現。

取材日:2017年1月18日

株式会社ナック

設立 :1971年5月20日 代表者 :代表取締役社長 吉村寛
本社所在地 :東京都新宿区西新宿1-25-1 新宿センタービル42階 事業内容 :宅配水クリクラ、ダストコントロール商品レンタル及び販売、住宅事業、建築コンサルティング、通販事業他

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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電子化率約47%で、月32万円以上、年間約400万円のコストカットを実現

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短縮できた時間を使い、請求内容を二重チェック。請求業務の精度がアップ

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請求書未達などの問い合わせやトラブルが激減

株式会社ダスキンの最大フランチャイズ加盟店であり、宅配水の「クリクラ」の販売、注文住宅「レオハウス」など多くのお客様にサービスを提供している株式会社ナック様。「ダスキン」や「クリクラ」の事業においては商品の特性上、顧客には個人商店や小規模な事務所が多く、請求書の発行数は毎月1万通に及びます。郵送代などのコストカットを実現するために「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入されました。導入に至った経緯と、魅力に感じた点、実際に利用して気づいたメリットを伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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煩雑な請求業務の手間やコストが課題に

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ビジネスサポート本部 業務統括部 部長


「ダスキン」や「クリクラ」のお客様は個人商店や小規模な事務所が多く、ビジネスモデルとしては、いわゆるBtoBと言うよりも「BtoスモールB」といえます。取引先の数が非常に多く、請求書の発行数は毎月1万通に及びます。


紙の請求書発行フローは、「◯締め処理→◯社内のプリンターで印刷→◯社内の機械で折り加工→◯封入作業→◯確認作業→◯発送業務」という流れで、発行作業を毎月2人で2日かけてやっていました。


古い話をすれば、ドットプリンターで複写印刷していたこともあります。それと比較するとかなり楽になったといえるのですが、請求書発行の量が多くなると機械のトラブルや人為的なミスの発生確率も高くなるため、何らかの対策をしたいと考えていました。


また、ここ2〜3年の傾向として、「請求書を早く発行してほしい」という声が増えていました。月末に締めて、2〜3営業日で送ってほしいというものが多く、そのためには請求書をFAXしたり、速達で出すなど、個別に対応が必要です。FAX送信の中には、請求書が400枚にものぼる取引先があり、送信するだけで1時間かかることもありました。


このように紙ベースの請求業務にかかる手間やコストが、課題になっていたのです。

請求書発行業務の電子化で、大幅なコストダウンを目指す

株式会社ナック ロゴ画像

請求書発行業務を効率化するために、これまでいくつかの手法を考えました。例えば、圧着タイプの請求書を使う案がありましたが、実現しないままでした。また、アウトソーシングについても、検討だけで終わっています。弊社は全国に、ダスキンを31店舗、クリクラを28店舗構えています。他に、機械や薬剤を使ってゴキブリ駆除をするウィズという業態が23店舗あります。経理部門は、これらの売掛管理に加え債権管理も行います。債権管理は誰にでも任せられるものではなく、社内の重要な業務と位置づけているため、アウトソーシングは現実的な選択肢にはなりませんでした。


そんな折、取引先が「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、「自社の請求を電子請求に変更してほしい」との依頼があったのです。それを機に弊社でも導入を検討し始めました。


「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入を検討する上で一番魅力的だと感じたのは、大幅なコストダウンができることです。業務量が縮小されることもメリットですが、経理部門はいわゆるコストセンター(収益は集計されず、コストのみが集計される部門のこと)ですから、切手代や封筒代、印刷にかかる目に見える経費を削減できることは魅力的で、まさに飛びついたという感じでした。


電子請求の導入は、窓口である営業サイドに負担がかかります。また、お客様が不満を感じた場合、最悪のケースとして解約になる可能性も考慮しなくてはなりません。そのため、事前に営業部にメリットとリスクをきっちりと説明しました。すると、「断るお客様は少ないのではないか?」「問題があった時は、紙の請求書に戻せば良い」と営業部も理解を示し、専用請求書などを使う一部の取引先を除き、電子請求の推進を一気に進めました。


2014年の末にインフォマートさんと契約をして、5月に本格稼働しています。請求書が早くほしい取引先や、ネット環境が整っていたり、経理の方が前向きな取引先は積極的に導入。2,000社ほどはすぐに切り替えていただきました。もちろん、個人商店や小さな工場からは厳しいご意見もありましたが、「それであれば紙の請求書で」と柔軟に対応したこともあり、解約に至ったところはありません。

時間短縮、ミス削減だけでなく請求業務の精度向上にも貢献

レンタルビジネスカンパニー 売掛センター ご担当者様 人物画像

レンタルビジネスカンパニー
売掛センター ご担当者様

今では、全体の47〜8%にあたる、4,500社ほどが電子化し、年間で54,000通以上の紙の請求書を削減しています。以前は印刷から発送まで、担当2名が2日かけて行い、計32時間かかっていた業務が、導入後は担当が1名になり、作業時間も5時間になりました。発行にかかる業務時間を約85%も短縮できたのです。


郵送にかかっていた費用と合わせて、毎月32万円以上、年間約400万円ものコストを下げることができました。さらに、先に課題としてお話しした「請求書の早期発行」も電子化で一気に解決したことは言うまでもありません。


作業時間の短縮で生まれた時間を使い、入金のチェックや手書きの請求書、お客様指定の専用請求書での発行業務を念入りに確認しています。取引先の中には、特殊な請求方法の企業もあり、従来、確認作業が十分といえないこともあったのですが、二重、三重にチェックができるようになりました。当初は予想していませんでしたが、電子請求を導入したことで紙の請求業務の精度が上がったことは、現場にとっては非常に大きなメリットでした。


他にも、請求書発行後の効果を実感していることがあります。以前は、「請求書が届いていない」というケースが多々ありました。これは、未達や取引先に到着していても経理担当者に届いていないなど様々な原因がありますが、再発行をした結果、二重に振り込まれるトラブルも発生していました。その点、電子請求であれば、取引先の経理担当者がいつでも請求内容を確認できるだけでなく、発行側も開封履歴が分かるので、お互いの手間が省けます。また、過去の請求書がほしいというケースでも、電子請求であればお客様自身ですぐに検索、確認ができるので、そういった問い合わせ自体がなくなりました。

請求業務の電子化率を上げるため、全社をあげて取り組み中

電子請求には多くのメリットを感じていますので、経営的な観点からも、もっと割合を増やしたいと考えています。特に、新規のお客様には、電子請求を前提とした契約をお願いしていくつもりです。そのために、経理担当が各支店の営業担当者に協力を仰ぐ施策も行っています。新規のお客様が最初から電子請求を実現できれば、電子化率は自然と上がっていくと考えています。近い将来、電子化率を70%まで引き上げたいです。そこまで行けば、大きな業務効率化が実現できたと言えると考えています。

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