発行機能 導入事例

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、
年間150万円のコストがほぼ“0”に。
さらにクライアントの満足度アップも実現。

取材日:2017年2月23日

アトラス総合事務所

創業 :1991年7月 代表 :井上修
本社所在地 :東京都渋谷区南平台町2-17
日交渋谷南平台ビル6階
事業内容 :税務、会計コンサルテーション、労務関連
登記関連業務等
企業サイト http://www.cpainoue.com/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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印刷〜郵送の手間がなくなり、経理担当者の作業時間がほぼゼロに

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請求書発行にかかる年間約150万円のコストを削減

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クライアントのペーパーレス化、コストダウンにも貢献

1991年に創業したアトラス総合事務所。公認会計士や税理士、社会保険労務士、司法書士など、35人の所員が在籍し、それぞれの専門分野に特化した3つの法人を運営しています。クライアントの経営における税務、労務、法務の課題を、ワンストップでサポートできるサービスが特徴です。


創業当初よりITを活用したサポート業務を展開し、業界内でもいち早くクラウド会計ソフトを導入した同社。そんな同社が2016年11月に「さらなる業務効率化を」として取り入れたのが、『BtoBプラットフォーム請求書』です。その導入効果について井上修代表と、現場を担当される税理士の田之畑様にお話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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月900通の請求書を発行、そのとき経営者が感じた課題

― 早くから業務にITを取り込まれていた御社ですが、請求書の発行にどのような課題を
お持ちだったのでしょうか。

井上代表 様 人物画像

井上代表


井上代表:弊社では基幹システムにクラウド会計ソフトを導入しています。しかし基幹システムとの連携がうまくいかず、請求書だけは紙での発行に頼らざるを得ない状態でした。取引先は、弊社の「税務」「労務」「法務」すべての部門を合計すると1,000社を超えます。毎月定期的に発行する請求書の数はおよそ900通以上に達していました。


請求書の作成業務は、主に経理担当者がひとりで行ってきました。請求書を印刷するだけで2時間以上かかり、印刷したものを現場の税理士、社労士など担当者ごとに仕分けていたため、ほぼ1日掛かりの作業です。請求金額に直結する作業ですから、ミスは許されないという精神的な負担も大きかったようです。


担当ひとりあたり数十通に仕分けされた請求書は、翌朝から各担当者が金額などを確認して押印します。それを夕方までに経理に提出しなければならず、その日の業務を圧迫していました。


― 井上代表自身が作業されていた部分も多かったそうですね。

井上代表:夕方までに経理に集められた請求書は、紙折り機を使って三つ折りにしていました。1度に数枚しか折れない機械で、そのうえ紙詰まりや故障などのトラブルも多く、作業時間を短くするのは難しい状況でした。この作業のためだけに経理担当を残業させるわけにもいかず、結局私ひとりが孤独に作業することもあって辛かったですね。


また、請求書を封入する作業もあります。結局、買い物カゴいっぱいに詰めた請求書を持って郵便局へ向かうころには、夜が明けてしまうこともありました。この作業が毎月繰り返されるので、月の半ばがくるたびに少し憂鬱でしたよ。

システム化が、コスト削減や業務負担軽減に

― 『BtoBプラットフォーム請求書』導入後、どのような課題が解決しましたか。

井上代表:販売管理ソフトから請求データをダウンロードし、『BtoBプラットフォーム請求書』に一括アップロードするだけで、請求書を担当ごとに自動で振り分けられるようになりました。あとは各担当からお客さまに電子請求書を発行できます。つまり、課題となっていた「印刷する」「仕分ける」「折る」「封入する」「郵送する」作業をほぼ“ゼロ”にすることができました。これにより、請求書発行に関しては手間がほぼなくなっています。もちろん私が早朝や夜中に郵便局へ行く必要がなくなったことは、言うまでもありません。


コスト面での導入効果も大きいですね。単純計算で、紙代、インク代、封筒代は請求書1通当たり20円程度です。ひと月900通として約1万8,000円。さらに郵送料がおよそ7万円かかっていましたが、それがゼロになりました。加えてこれまでは経理担当の時間外労働が月20時間程度、時給2,000円で換算しても月4〜5万円ほどの残業代になっていました。それらを合計すると、月で約13万円、年間で約156万円の経費削減につながっていることになります。


― 電子発行する現場の各担当者の方が「便利だな」と感じる部分はありますか。

田之畑税理士 様 人物画像

田之畑税理士


田之畑税理士:請求書の発行作業がシステム化されたことで、発行日の数日前には、各担当の手元へ請求書のデータが届くようになりました。以前のように、当日に請求書の確認依頼が来て、その日中に経理担当者に提出しなければ!という “プレッシャー”から解放されたことも、精神的なメリットとして大きいですね。


また、発行予約機能にはずいぶんと助けられています。前倒しで作業をした際も、発行開始日時を指定して予約ボタンを押すだけで済んでいます。


あと、お取引先の請求書の開封状況が、「確認済」「未確認」といった形で画面上に表示される点は嬉しいですね。請求書のメールが開封されたと分かると安心ですし、仮に期日までに振り込みをいただけていないお客さまに対しても、メールを見ていないのか、それともメールは確認したにも関わらず、入金を忘れているだけなのかを判別できます。督促という請求業務の中で最もデリケートな部分を、スムーズに行えるようになった点が大きいと思います。

取引先も感じる、システム化のメリットとは

― 導入前にいくつかの請求書システムを検討されていたと思いますが、他社製品との違いは
何でしょうか。

井上代表:他社製品と比較して『BtoBプラットフォーム請求書』が魅力的に思えたのは、電子請求書を受け取る「お客さま側」にも明確なメリットがある点です。


請求書は7年間の保管義務があります。『BtoBプラットフォーム請求書』は法律(電子帳簿保存法)が定める電子取引の取引データの適用要件を満たしていますから、電子請求書データをそのまま書面として保存可能です。お客さまはメールで届いた請求書をわざわざ印刷して保管する必要がありません。そのため保管スペースの用意も保管コストも必要なくなる点が大きいと思います。


田之畑税理士:お客さまからは「電子データとして履歴が残るため、請求書の山から探す手間がなくなった」「請求書の紛失リスクがなくなった」といったお話を耳にします。こうした受取り側の導入メリットがハッキリとしているので、導入を薦めやすいですね。


― 今後の御社の取り組みを教えてください。

田之畑税理士:まだごくまれに「今まで通り、請求書は紙で送ってほしい」というお客さまもいらっしゃいます。そういうお客さまには、これまで通り郵送という形でサポートしつつ、登録の流れが分かる手順書を同封して、電子化を促しております。


井上代表:『BtoBプラットフォーム請求書』を導入して4カ月が経ちますが、所員の負担軽減やコスト削減など、その効果は予想以上のものでした。今後はそこで生まれた“余力”をお客さまに還元しながら、より質の高いサービスを提供していきたいと考えています。


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