発行機能 導入事例

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は
社内のペーパーレス化の第一歩。
導入効果は想像以上のものでした。

取材日:2017年7月25日

フィールズ株式会社

設立 :1988年6月 代表 :代表取締役社長 繁松徹也
本社所在地 :東京都渋谷区南平台町16番17号
渋谷ガーデンタワー
事業内容 :コンテンツ関連ビジネス、パチンコ・パチスロ遊技機の企画開発及び販売
企業サイト http://www.fields.biz/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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請求書発行にかかる時間が月間167時間⇒50時間と、70%削減

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発行担当が5人から2人に。手が空いた人員は請求書以外の経理業務を担当

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煩雑な作業がなくなり、ミスの発生に気を使っていた担当の負担が軽減

「すべての人に最高の余暇を」という企業理念を掲げ、コンテンツ関連ビジネスからパチンコ・パチスロ機の企画・開発・販売までを行うフィールズ株式会社様。煩雑な請求書発行業務をより“正確、簡単、迅速”にすべく、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。今回はその効果について、請求書業務を担う販売経理課長とアシスタントマネージャーに話を伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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毎日請求書を発行。郵便ポストへの投函が最終集荷時刻のギリギリになることも

― まず、御社の事業内容について教えてください。

販売経理課長 人物画像

販売経理課長


販売経理課長:弊社の売上げの8割超は、パチンコ・パチスロ機の販売によるものです。その中でも、とりわけ力を入れているのがIP(知的財産)を使った遊技機の企画・開発です。液晶搭載機の登場を機に、パチンコ・パチスロ機を映画やテレビと同様のメディアと捉え、『エヴァンゲリオン』や『ウルトラマン』といった優良なIPを活用した、エンタテインメント性の高い遊技機を企画・開発し、パチンコ・パチスロホール様へ販売しています。

― 月に何件ほど請求書を発行されているのでしょうか?

販売経理課アシスタントマネージャー 人物画像

販売経理課アシスタントマネージャー


販売経理課アシスタントマネージャー(以下、経理担当者):現在、日本全国に約1万のパチンコ・パチスロホール様があり、弊社と取引のある法人様や店舗様に対して、月間約6,000件の請求書を発行しています。そのうち約5,000件が、弊社から納品するパチンコ・パチスロ機の機種代金に関するもので、こちらは納品のたびに請求書を発行しており、主にお取引のある法人様に対してほぼ毎日、業務が発生します。残りの約1,000件は、機械納品後の修理などのために使用する部品代金に関するもので、こちらは主に各店舗様に対して月初にまとめて請求書を発行しています。


― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の発行業務フローを教えていただけますか?

経理担当者:遊技機の納品が完了するとすぐに請求書を発行するため、まず、朝出勤後にその日に発行する請求書の件数をチェックします。納品は特定の曜日に集中することが多く、発行業務は繁閑の差が極めて大きくなる傾向があります。少ない日だと10〜20件で済みますが、多い日だと1日数千件にのぼることもあるのです。


遊技機の納品数量が確定する夕方頃に基幹システムから請求書のデータを抽出し、ドットプリンターで印刷します。請求書、納品書、弊社控えの3枚綴りで印刷されたものを1枚ずつ切り分け、請求書と納品書はワンセットにして封詰め、控えはバインダーに綴じます。その後、封筒を郵便計器に通して、ポストに投函するという流れです。

― 導入前の発行業務で苦労されていたのはどのような点でしょうか?

経理担当者:1日に約3,000件の請求書を処理しなければならない日もありました。発行枚数がそれだけの数に及ぶと、その日は時間との戦いです。利用している近隣のポストの最終集荷時刻は18時10分。そこから逆算すると、15時頃から印刷をかけないと間に合わず、必要な人員は、データを抽出する人、請求書を切り分ける人、送付別に振り分ける人、封詰めする人といった形で分担し、担当の5名だけではとても手が足りません。


そこで事前に他のスタッフにヘルプの依頼をしておくのですが、それぞれ担当の業務があるので、印刷が終わる16時、17時にすぐに手伝いに入ってもらえるかというとそうもいかず…。『絶対にミスはしない』と神経をとがらせていても、やはりこれだけの通数を前に人手が足りないとなると、納品書を入れ忘れたり、請求書を入れ間違えたりといったミスがどうしても発生していました。


また、一度に出す封筒の数も多いため、一カ所のポストに入りきらず、最終集荷時刻が15分遅い隣のポストまで駆け足で向かって集荷にギリギリ間に合うといった、綱渡りの作業を強いられることもありました。

時代の流れに遅れないよう、業界をリードする取組み

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入された経緯を教えてください。

販売経理課長:計画管理本部を統轄する本部長は、日ごろから「時代にあわせた職場環境や業務の改善等を実施する」という思いを持っています。3年ほど前に「事務部門のペーパーレス化」が掲げられ、社内でのペーパーレス化にはすぐに取り掛かりましたが、お取引様にご理解を求めていかなくてならない請求書の電子化に、実は私は前向きではありませんでした。今まで通りの作業をしていれば、間違いのない処理ができるのに、なぜ変える必要があるのか、と。


しかし本部長に「このIT時代にいつまでドットプリンターを使っているんだ。優秀な社員から単純作業を減らし、高度な仕事に専念させなさい」との指摘を受け、現行のドットプリンターで作成していた請求書の運用を破棄し、より「正確、簡単、迅速」に請求書を発行できる『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を決心しました。弊社はすでに飲食事業で『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用しており、品質には信頼を持っていたので、電子化の決断後は導入に迷いはありませんでした。紙の文化が根強いパチンコ・パチスロ業界にあって、弊社が率先してペーパーレス化に取り組む意味は大きいと考えます。


― 実際に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した効果はいかがでしょうか?

販売経理課長:2016年1月の導入から1年半が経ち、発行総数約6,000件のうち、電子請求書を発行している割合は55%程度になりました。残りの45%は郵送なのですが、『BtoBプラットフォーム 請求書』とは別会社の郵送代行サービスを、システム連携させて利用しています。これにより、導入前に月平均167時間かかっていた発行業務は3分の1以下の50時間まで短縮、そこに掛かる人員も5人から2人に減らすことができました。


また、弊社では請求書の印刷や発送を行わないため、3人分の人件費に加え、ドットプリンターのインク代、用紙代、郵送代はもちろん、プリンターのメンテナンス料も不要になりました。郵送代行の利用料が加わったことを加味しても、導入前と比較して年間約20%のコストを削減することに成功しました。


数十分の作業で発行完了。今後もペーパーレス化を進める

― 導入後、発行業務の課題はどう解消されましたか?

経理担当者:導入後の発行業務は、基幹システムから抽出したデータを『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードし、承認処理をすれば、あとは発行ボタンを押すだけです。作業時間も作業工程も大幅に減り、担当2名だけで数十分で完了します。


私個人としては、1日に数千件もの請求書を処理して18時までにポストに投函しなければいけないという重荷から解放されたことが一番うれしいです。今では印刷された紙を3枚に分けて、送付先ごとに封入するという煩雑な作業に神経をすり減らすことも、請求書の送付ミスに気を遣うこともなくなりました。


― その他の変化について教えてください。

経理担当者:電子化する前はお取引様から「請求書の控えをFAXしてほしい」と要望されることも多く、ファイリングした書類の中からその一枚を探し出す作業が非常に負担でした。今ではシステム上に請求データの履歴があるので、社名で検索すれば瞬時にして見つけ出し、送ることができます。


また、導入前は1年間に段ボール6箱分の請求書の控えが溜まり、社内規定に従い10年分を倉庫会社に委託して保管していました。『BtoBプラットフォーム 請求書』は電子帳簿保存法にも対応しているので、紙の書類を保存しておく必要がありません。現在、倉庫会社に支払っている保管料もいずれ不要になります。


販売経理課長:煩雑な発行業務を電子化して余力と時間ができたところで、経理担当社員にはもっと経営に役立つ、経理本来のマネジメント業務にシフトしてもらっているところです。担当者からすれば、自分のスキルをより生かせる環境に変わって仕事のモチベーションも上がったのでしょう。導入後、現場の士気が上がったと実感しています。


― 今後の取り組みや目標について教えてください。

販売経理課長:弊社は未来を展望しつつ、お取引先様や従業員にテレワークなどの多様な働き方を示せる企業でありたいと考えています。今後は請求書だけでなく、社内の様々な分野でペーパーレス化を進めていく方針です。その第一歩が『BtoBプラットフォーム 請求書』だと考えています。


我々も導入前はそうでしたが、会計や経理の現場には変化を恐れる人が少なくありません。請求書業務には職人仕事の要素が多く、「経験豊富な担当者が行えばミスなくきちんと締められるので、あえて変更する必要はない」という現場の根強い思いが影響している面もあろうかと思います。


しかし実際に導入してみると、請求書業務がより“正確、簡単、迅速”になっていく点に頼もしさを感じ、その便利さやコストパフォーマンスの良さを実感できます。お取引先様からも、明細がデータでダウンロードできる点など、電子化してよかったというお声をいただいています。


また、電子化が進むのに比例してその導入効果も増大していくというのが『BtoBプラットフォーム 請求書』のもうひとつの魅力でもあります。今後も、インフォマートさんと二人三脚で業界の電子化率アップに尽力していきたいと思っています。


野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

株式会社プロルート丸光

株式会社プロルート丸光

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

株式会社ラピーヌ

株式会社ラピーヌ

支払通知書と請求書の発行にかかる時間を電子化によって大幅短縮。繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

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