BtoBプラットフォーム 請求書-導入事例｜三菱地所株式会社

中村氏：MJPMは、物件の運営管理という業務上、オーナー様へのレポート作成や請求書の発行、あるいはオーナー様に代わって支払業務を行うといった事務処理が多く、早い段階から、会社全体で電子化を含めたシステム導入に積極的でした。

私の所属する業務企画部の大きなミッションのひとつが、業務の運用変更による効率化です。特に、紙の量が多い請求書業務の電子化をできないかと検討していました。

請求書は主に、工事施工業者や設備保守といった協力会社から受け取りますが、管理するビルが多く、月に5,000通ほど届きます。支払決裁を取るために、基幹システムから出力される支払票という紙に請求書をクリップ止めした紙の束を回覧していくのですが、量も多く、届いていない請求書の依頼・支払票と請求書を突合する目検チェック作業に膨大な時間を要していました。

また、規模の大きなビルでは、担当者が多いため、支払票への捺印が、スタンプラリーのようになることもあり、最終的な回覧を経て戻ってくるまで1週間ほど掛かるケースもありました。締め日近くには、請求書の紙の束が山盛りになって回覧されることもあり、どうにか紙を減らしたいというのが恒常的な課題でした。

請求書の受取も発行も、運用フローの変更で見えた業務効率化

 『BtoB プラットフォーム 請求書』の導入で、その課題は解決しましたか？

中村氏：2019年、社内の基幹システムのリプレイスに伴い、集中事務センターという仕組みを新設し、その仕組みの中で、請求書の電子化という大きなプロジェクトに取り組みました。協力会社から請求書が届くのを待つ従前のプロセスから、弊社から支払通知書を発行し、協力会社は画面上で金額を確認して承認すれば請求書として返送される運用に変更することで、これまで営業部で受け取っていた請求書を集中事務センターに集約しました。現在、集約可能な5,000通の請求書の約8割、4,000通ほどを『BtoB プラットフォーム 請求書』で電子化しています。

導入後、これまでのような、郵送で届かない請求書の確認作業や大量の紙から開放されました。また、すでに『BtoB プラットフォーム 請求書』を使っていた協力会社も多く、社内外における請求書発行業務の効率化が進みました。残り2割の支払い先の電子化が、今後の課題だと考えます。

 請求書の発行にも導入いただいていますが、どのような課題があったのでしょうか。

中村氏：弊社からテナント企業などへ月に1万5,000通ほど発行する請求書も、『BtoB プラットフォーム 請求書』での運用に移行しています。膨大な発行枚数にかかる業務負担の削減が一番の課題でした。

テナント様によっては、請求書に金額の根拠となる「エビデンス」の添付を希望される場合があり、それを同封する運用をしていました。規模の大きいビルの場合、例えば、10種類の「エビデンス」をテナント様ごとに手で振り分け封入するケースもありました。封入作業にあたる業務職は、月初、100セット以上の書類をまとめ、ミスがないよう翌日もう一度確認するなどかなり負担がかかっていましたが、これが、テナントサービスであり、当たり前だと思っていたのです。ところが、『BtoB プラットフォーム 請求書』導入の業務整理の際、テナント様に改めて確認してみると、以前は必要だったのかもしれないが、不要になっていたケースも多くありました。

必要ないエビデンスは削減し、一部、必要なエビデンスは、請求書のデジタル化を機に導入した、テナント様とのコミュニケーションツールで配信する運用に変更することで、請求書発行業務のほとんどを電子化できました。

『BtoB プラットフォーム 請求書』は基幹システムと連携しているので、業務職は請求書を選択し、ボタンを押すだけです。紙で受け取りたいテナント様には、オプション機能の「郵送代行サービス」を利用しており、発行に関して封入封かんといった作業はなくなりました。弊社は育児中の担当も多くいる為、業務職からは、「繁忙期の月初は、『必ず出社しなければならない』とプレッシャーがかかっていたけれど、在宅勤務も可能になりました」と喜びの声を聞いています。

これまで各部署で行っていたバックオフィス業務を、集中事務センターに集約させたことで、月2,000時間もの労働時間短縮を実現しました。その中でもかなりの比重を占めている請求書業務は、大きなインパクトです。

 MJPMでの導入後、三菱地所グループでは『BtoB プラットフォーム 請求書』の採用が広がっていますね。

加瀨氏：弊社グループ内では、同じようなシステムを導入する場合は、効率を高めるためになるべく同じ製品で揃えられる仕組みを用意しています。もちろんグループ会社の規模や環境も様々なので、大規模向けや小規模向けなど、複数のシステムを用意しているソリューションもありますが、『BtoB プラットフォーム 請求書』は企業規模に関わらず使えます。弊社やMJPMのように1,000人を超える規模から、100人前後の会社まで、現在、グループ7社で利用しています。

新しいシステムを導入する際は、単体で動かしてもあまり効果的ではありません。API連携などで、基幹システムやその他の外部システムとの連携が容易か、RPAによる自動化といった拡張性があるかが、システム選定の1つ重要なポイントになると考えています。

DXの力で目指す、シームレスなビジネスプロセスと自動化

 今後の展望をお聞かせください。

中村氏：集中事務センターは、各部署の似たような業務を標準化の上、集約、そして、集約した業務自体を減らしていくことで、会社全体の効率化を進める目的で設立されました。可能な限り、DXを活用し、人の手を介さず、効率化を進めていきたいです。将来的な労働人口の減少が予測されている中で、営業部門がコア業務に集中できる様、人で担う作業を削減する仕組みを進めていきたいと考えます。

加瀨氏：あらゆる業務をシームレスにつなげたいという思いがあります。請求業務の前の部分にあたる決裁や契約も含めた、データ入力やチェック作業といった一連の流れを色々なソリューションでつなげ、ビジネスプロセス全体を自動化するハイパーオートメーションという概念、それを私たちのグループは目指しています。デジタルの力で弊社グループ全体のプロセスイノベーションを進めていきたいです。