受取機能 導入事例

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、
月次確定が8日から1日に時間短縮。

取材日:2016年8月26日

株式会社オオゼキ

設立 :1975年8月(創業:1957年2月) 代表取締役会長兼社長 :石原坂 寿美江
本社所在地 :東京都世田谷区北沢二丁目9番5号
事業内容 :スーパーマーケットの運営(生鮮食料品・一般食料品・酒類・日用雑貨などの販売)
企業サイト http://www.ozeki-net.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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支払通知書の完全電子化で、仕入先への書類作成・郵送業務がゼロに

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経費の請求受取業務の電子化で、月次確定を8日から1日に短縮

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年間1,000時間以上の“時短”で、経理の生産性向上に貢献

来年、創業60周年を迎えるスーパーチェーン『オオゼキ』は、「お客様第一主義」「地域密着主義」「個店主義」を経営理念に、38店舗を展開している。仕入の権限を各店舗に移譲して、地域ニーズに合わせた品揃えをしているため、その支払管理は煩雑になりがちだ。そこでオオゼキでは、従来利用していたEDIシステムとBtoBプラットフォームを連携利用することにより、経理部門の残業をほぼゼロにすることができたという。


今回は、オオゼキ発展の要因とバックオフィスとしての本部の取り組みについて、経理課のご担当者様に話を伺った。


BtoBプラットフォーム 請求書
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地域特性にあわせた商品をそろえることでファンを作る

オオゼキは、創業者である佐藤達雄氏が個人商店を立ち上げたことから事業がスタート。現在は、東京をメインに、神奈川、千葉に38店舗を展開している。このスケールに成長するには、お客様の大きな支持があったとのこと。


「当社では、店舗を急激に増やすのではなく、地元の信頼を得ながら広げていくという手法をとっています。立地の特性や地域性を汲み取って商品ラインナップに反映させていくため、一般的なチェーン店のスーパーのように同じ商品を同じレイアウト配置するということはしておりません。」

商品をレイアウト配置している様子 画像

取材に伺ったのは下北沢店だが、ところ狭しと並べられた商品はどれも鮮度が高く、手ごろな価格だった。お客様とスタッフの距離は近く、気軽に声をかける方をたくさん見かけた。この取り組みが常連客を魅了しているのがよくわかった。


「例えば下北沢店であれば、近隣に飲食店が多いこともありトマトがたくさん出るので、トマトだけでも20〜30種類をそろえています。他にも店舗によってお肉もグレードを変えるなど、仕入の権限は各店舗の部門担当者に任せています。38店舗の魚屋、肉屋、八百屋の専門店があるというイメージです。」


仕入の支払通知書を完全電子化

このような発注体系から、取引先はおのずと増えていく。オオゼキの場合、仕入は各店舗の担当者が行い、受取った請求書は本部に送付して一括処理するようになっているが、その作業は煩雑だった。


そこで、オオゼキでは2011年10月、EDI(Electronic Data Interchange)を導入した。仕入先の約半数にあたる100社とデータ交換を行うことで、伝票入力作業は激減し、一定の効率化を図ることができた。


経理課 ご担当者様

経理課 ご担当者様

「ただ、仕入先とはデータ確定した支払金額を、紙で支払通知書として送付していました。また、EDIを導入していない仕入先からは、今まで通り、日々送られる伝票を基幹システムに入力し、書面でもらう請求書と金額を突合し、支払通知書の発行をしていました。」


つまり、この段階で伝票入力作業は減ったものの、依然、支払通知書は紙で作成・送付を続けていた。


「EDI取引は毎月5日に仕入数字が確定します。それを参照し、手数料の確定が6日の夕方。7日から支払通知書を作成し、上長が確認をして押印。10日までに仕入先に到着するように郵送をしていました。この支払通知書は3枚1組になっており、仕入先は内容を確認して押印し、返送する仕組みです。一方、紙ベースの取引に関しては、20日までに締めて支払通知書を作成し、FAX送信していました。これらすべての書類は保管義務がありますから、毎月ダンボール4箱強にも及ぶ書類が保管対象となっていました。」


そこで次の効率化の取り組みとして、この2パターンある支払通知書を統一し、電子化することでさらなる効率化を目指した。


「EDI取引の支払通知書は、作成して出力して封詰めを行い郵送。さらにファイリングという作業があり、派遣スタッフが年間240時間以上の時間を費やしていました。非常に単調な作業で担当者のスキルも上がりません。これを何とかしたいと考えていた時に、「BtoBプラットフォーム 請求書」のことを知りました。これは当初「請求書を電子データでやり取りできます」という仕組みとして説明を聞いたのですが、支払通知書の機能もあるとのことで興味を持ちました。電子データのやり取りで仕訳や支払いまで一気通貫で経理処理できることがわかったので、すぐに導入を決めました。」

支払通知書の控えはバインダーで保管していた 画像

支払通知書の控えはバインダーで保管していた

この導入により、すべての仕入先の支払通知書を電子化することができた。“紙”の支払通知書は5月を最後に、今は発行していないという。これまで支払通知書の発行に時間を費やしていたスタッフは、経理本来の業務やさらに生産性の高い業務に従事できるようになったそうだ。

経費の請求受取業務を電子化

仕入(買掛)の電子化にある程度の目処がつき、次に取り組もうとしているのは、運送費やトレーといった「経費請求書」の電子化だ。


「経費請求書の電子化への取り組みはまだ始まったばかりで、紙ベースだった請求書を電子データとして送っていただくというのが第一段階。科目や部門、支払先のデータの登録といった設定が複数あるので、一度に導入するのではなく、まずは10社に依頼し、電子化をしている段階です。」

オリジナルポスター

オリジナルポスター

「月次確定については、毎月8日ほどかかっていました。その理由は2つあり、ひとつは請求書が手元に届かないために会計システムへの入力作業ができないこと。もうひとつは入力作業に時間がかかるということでした。電子化されれば請求書はすぐに確認できるようになりタイムラグがなくなります。また入力作業も格段に楽になるので、作業時間が一気に短縮できるでしょう。まだ導入過程ですので、どれくらい短縮できるかは予測でしかありませんが、請求書が全部そろえば1日で入力が完了し、すぐに月次確定できる可能性もあると思っています。」


試算をしてみると年間約770時間の業務時間削減につながる。気になるのは、電子化を打診された取引先は抵抗がなかったのか?という点だ。


「紙を出さなければいけないという業者さんもあり、まずは10社に打診して8社に応じていただきました。スタート前は操作方法がわからないといった声もあったのですが、システム会社であるインフォマートさんにサポートしていただいたおかげで、導入後は業者さんからのお問い合わせもほとんどありませんでした。何もなさすぎて、受け入れてもらえたのか不安になり、実際に請求書がシステム上に届いたのを確認して安心したほどです。」


取引の電子化は一社だけでできることではないため、導入に踏み切れない企業も少なくないが、今は電子取引への抵抗感はなくなってきている。オオゼキでは、導入先企業を段階的に広めていき、半年〜一年後には100社強ある取引先からの請求書をすべて電子化することを目標にしているそうだ。

「電子化の取り組みにより経理部の残業はほぼゼロになっています。世の中の流れで長時間労働が問題視されていますし、時間短縮につながるような付加価値の高いものは積極的に取り入れていきたいです。今までひとりひとりが作業としてやることが多かったので、機械化も並行しながら、労働環境をより良い方向に導くことができればと思っています。」


オオゼキ成長の陰には、お客様に人間味溢れるあたたかな対応をする一方、徹底してムダを省きスタッフの負担を減らす取り組みがあったようだ。お客様のためにスタッフが心地よく働ける環境を作ること。これからの企業に求められるのは、こういった配慮なのかもしれない。

株式会社オオゼキ 画像
野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

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