受取機能 導入事例

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。
“おもてなし”時間充実を叶え、
さらなるハートフルサービス向上を
目指しています。

取材日:2016年7月14日

関西観光開発株式会社

設立 :1952年10月10日
代表者 :代表取締役社長 千川 勝宣
本社所在地 :大阪府大阪市中央区西心斎橋1-4-5
事業内容 :ホテル(宿泊・ホール・レストラン)・旅館・駐車場経営
企業サイト http://www.hearton.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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年間約14,000枚の仕訳手入力作業がゼロに、科目ミスも減少

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承認フローの簡素化で現場負担が激減、さらなるおもてなし充実へ貢献

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請求情報はすべてデータ化され、紙による紛失の心配もゼロに

大阪を中心に京都、東京に6拠点を構える『ハートンホテル』と、熱海に旅館『大観荘』を運営する関西観光開発株式会社。

レストラン部門が扱う食材はもとより、他部門でもさまざまな備品を取り扱うため、その調達先は多彩です。施設毎に発行される大量の請求書を確認する業務は、現場にとって大きな負担に。何とか、毎月の請求書処理業務を簡素化し、より正確性を追求できないかと導入されたのが「BtoBプラットフォーム 請求書」。

システム導入から約1年たった今、その運用状況や効果について伺いました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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大量の請求書を抱える現場担当者と、打ち込み作業に苦心する経理部門

総務経理部 ご担当者様 画像

総務経理部 ご担当者様

私たちは、誰もがプロとして、お客様が次も利用したいと思っていただける施設を目指し、ハートフルサービスとハートフルスペースをご提供できるよう取り組むことを社是としています。そのサービス力を維持するために欠かせないのは、お客様の胃袋を満足させるレストラン、そして心を満たす空間づくり。レストランでは豊富な食材、そして宿泊スペースやホールなどの空間の快適性を維持するためには、清掃や備品が必要となります。


この業務に関わるお取引先様は、月平均およそ400社。当社では、その物品発注や納品、請求といった一連の業務はすべて施設に委ね、施設毎に月次決算を行っています。各施設で毎月処理する請求書の数はおよそ150〜200枚なので、単純計算ですが、私たち総務経理部が処理する請求書は、1カ月約1,200枚となります。


紙の請求書が各現場(ホテル)に届くと、担当者が社内フォーマットのエクセルに内容を打ち込み、メールで経理部門に添付送信→経理部門はその内容を精査し、エクセルをCSV化→経理の専用システムに流し込む……というのが、これまでの請求業務の流れでした。このフローで問題となっていたのは、打ち込み作業に時間がかかること、打ち間違いや、業界内で通称化している商品名を理解できないことによる勘定科目の仕訳ミスの発生などでした。何とか業務の効率化を図れないか…そう考えあぐねていた時、レストラン部門で導入していた受発注システムを運営されているインフォマートさんから「BtoBプラットフォーム 請求書」のご提案をいただいたのです。

現場は「ボタンを押す」だけ。
経理部門は「自動仕訳」で双方の業務効率が大幅改善

経理部門 請求書システムPC操作画面 画像

実は、もう一つ比較検討しているシステムがありました。最終的に「BtoBプラットフォーム 請求書」導入の決め手となったのは、@コスト面、A飲食業界で「受発注のインフォマート」として有名であったこと、B受発注システム導入による信頼関係・実績でした。また、操作画面も使い慣れているインフォマートさんのシステムのほうがわかりやすいという印象もありました。


こうして、昨年7月から「BtoBプラットフォーム 請求書」を稼動させています。当社のホテル業務においては、「レストラン課」「ホール課」「宿泊課」と3つの部門に分かれており、導入にあたっては、まずは「レストラン課」から、と段階を踏んで進めています。1年稼働した現在、その導入率は75%。全請求書を総務経理部が受け取り、各ホテルの担当者にデータを送信→担当者が正誤チェックをして総務経理部に戻す、というフローで運用していますので、まさに現場は「承認ボタンを押すだけ」の作業に。これまで請求作業に費やしていた時間は、お客様へのおもてなしを充実させるための時間へとシフトできています。また、紙媒体がほぼなくなったので、請求書の紛失という初歩的なミスがゼロになりました。


このように、現状では私たち経理部門が(ホテル毎の決算を実施しているため)店舗をまたいでの請求内容がないかどうかを精査し、請求書の再発行をお願いするなど、お取引先様がこのシステムに慣れるまで暫定的な作業を1段階入れていますが、徐々に従来の理想形(各ホテルで請求書を受け取り、経理部門へ提出する流れ)を目指していきたいと思っています。


経理の観点から申し上げると、請求書には「自動仕訳機能」により勘定科目が自動的に振り分けられるので、科目ミスが減ったこと、基幹の経理システムとの連動により、データを流し込むだけの作業になったことから手入力作業がゼロになり、打ち間違えも一切なくなったことは大きなメリットですね。


このシステムを導入して得たメリットは、私たちの作業の効率化だけにとどまりません。例えば、先ほどお話ししたように、万が一請求内容にミスがあった場合も、これまでならば郵送にかかるタイムラグが発生していましたが、データ送信ですので修正していただいたほぼ即日に請求書を手にすることができます。また、発行側も郵送の手間だけでなく発行コストの削減も図れますので、導入していただいたお取引先様にもメリットは大きいのでは、と感じています。お取引先様の対応も含め、請求処理作業にかかる時間が導入前と比べて大幅に短縮されたと実感しています。

お取引先様導入を促進し、100%デジタル化でさらなる効率化を

ただ、導入の際に苦労はありました。何よりお取引先様に「このシステムを使ってください」とお願いしても「あなたの会社のためだけに導入するのは厳しい」と言われたり、「システムを導入すること自体がややこしそうで面倒」と言われたり。どうしても、そういうイメージが先行してしまうのは致し方ありません。


しかし、インフォマートさんの手を借りて、「発行手順書」をお渡しするなど再度アプローチを試みると、「意外と簡単なんだね」とすんなり採用してくださるところもかなりありました。先ほど申し上げた通り、お取引先様にとっては、これまでかかっていた発送コストがゼロになりますし、実際この1年で、導入いただいたお取引先様からは、1社も導入辞退のご連絡がありませんので、大きな負担にはなっていらっしゃらないのだろうと推察しています。

ハートンホテルの冊子 画像

私たちがイレギュラーなことをお願いする立場ですので、お取引先様にどこまで強くお願いできるかは考えるところもあります。しかし、独自システムを運用されている企業様でも、データの書き出しさえできれば「BtoBプラットフォーム 請求書」への連動は可能とのことなので、今後も、インフォマートさんと連携を取りながらお取引先様への導入促進を広げていければと思っています。


現状はほぼレストラン部門のみの稼動ですが、徐々にホール、宿泊部門のデジタル化を進めていく予定です。会社として全部門のデジタル化=100%システム稼動となれば、まさに究極の理想のカタチ。より現場のチカラをお客様への「おもてなし」に注げるよう、私たちのモットーであるハートフルな想いで、誠実に前進していければと考えています。

野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

株式会社プロルート丸光

株式会社プロルート丸光

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

株式会社ラピーヌ

株式会社ラピーヌ

支払通知書と請求書の発行にかかる時間を電子化によって大幅短縮。繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

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