受取機能 導入事例

株式会社プロルート丸光

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減で
きる取組み。利用開始直後から7割もの請
求書が電子化できました。

取材日:2017年9月28日

株式会社プロルート丸光

設立 :1951年3月27日 代表 :代表取締役社長 安田 康一
本社所在地 :大阪府大阪市中央区久太郎町2-1-5 事業内容 :総合衣料卸売業
企業サイト http://www.proroute.co.jp/

BtoBプラットフォーム 請求書 導入効果

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請求書データの入力作業時間が、120時間⇒20時間と大幅に削減

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3人が3日間かけて行っていた請求書の処理が、担当者1人で可能に

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専用請求書から電子請求書への変更で、取引先メーカーの負担が軽減

明治33年創業という老舗の総合衣料卸売業である株式会社プロルート丸光様。小売店向けに、約10万点におよぶ商品を販売されています。仕入先のメーカーから受け取る専用請求書の処理業務に大きな負担があり、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。その効果について、経理部マネジャーと経理担当者にお話をうかがいました。

BtoBプラットフォーム 請求書
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請求書の内容を会計システムに手打ちで入力。人海戦術にも限界が

― まず、御社の事業内容について教えてください。

執行役員 管理本部長 兼 経理部マネジャー

執行役員 管理本部長 兼 経理部マネジャー


執行役員 管理本部長 兼 経理部マネジャー(以下、経理部マネジャー):衣料品を主軸として、服飾雑貨や寝具・インテリア用品などを専門店やチェーンストア、百貨店などの小売店様に卸す、卸売業を行っています。実店舗も運営していますが、小売店様向けの会員制卸売ですので、一般消費者の方はご購入いただけません。扱う商品点数はおよそ10万点で、一部PB商品もありますが、基本的には国内メーカーさんから仕入れた商品が大半を占めます。

― 請求書は月に何件ほど送られてくるのでしょうか?

経理部マネジャー:請求書は主にアパレルメーカーさんから送られてきます。頻繁に稼働している取引先が約800社あり、弊社は月に2回の締めがあるため、月に2回、800社からの請求書を処理します。月2回の締めは、5日締めの15日支払い、20日締めの月末支払いとなります。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の請求書の処理業務について教えていただけますか?

経理ご担当者様

経理ご担当者様


経理担当者:請求書には必着日を設定しており、締め日から3日後としていました。メーカーさんから届いた請求書を開封し、金額などの内容を入力・照合し支払います。


― 導入前に苦労されていたのはどのような点でしょうか?

経理担当者:まず、月に2回、800社から請求書が届くという物量の多さと、支払日までのタイトなスケジュール、そして何より一番の課題は入力・照合にかかる時間です。照合するためには、発注の日付と伝票番号、金額の3項目を会計システムに手入力する必要がありました。弊社では専用請求書を利用しているため、取引が多いメーカーさんになると、請求書1枚が20行あり、それが15枚届くようなこともありますので、とにかくすごく時間がかかってしまうのです。


入力作業には、毎回3日ほどかかります。商品が多く入ってくる秋冬は最盛期で、入力作業に3人がかりで3日間。それが月2回で計6日間と、入力作業だけで月に120時間以上かかっていたことになります。請求書の枚数では、多い月で1回に900枚、月2回で1,800枚ほどになっていました。入力は派遣社員のほか、社内の者が残業して対応することもあります。請求書処理業務の時間の短縮は、長年の課題でした。

煩雑だった入力作業が大幅に解消

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入のきっかけを教えてください。

経理部マネジャー:入力作業の課題を解決しないといけないと思っていた頃、総務部のほうでコスト削減への取組みとして、コニカミノルタさんから複合機導入の提案がありました。その際、請求書を電子化してペーパーレス化ができるという話があったのです。私としては、ペーパーレス化はもちろん賛成でしたが、それ以上に入力作業の大幅な簡素化に期待して、「すぐにやろう!」となりました。

― 実際に導入した効果はいかがでしょうか?

経理担当者:入力作業がなくなったので、かなり楽になりました。電子化されていない紙の請求書の手入力も含めて、いまでは、請求書の処理作業は派遣社員を雇わずに社内の者が行い、月2回分で20時間にまで削減できました。


紙の請求書では、締め日から3日後を必着日としていましたが、いまでは締め日当日に届くことも多いため、処理も早く済ませることができます。


経理部マネジャー:請求書のデータは、社内の情報システム室で金額などに間違いがないか照合するのですが、導入以前は金額の相違が頻繁に発生していました。金額が違う一番多い理由は、締め日の基準の違いです。例えば、20日締めの場合、メーカーさんが20日に発送しても、弊社への到着は21日以降です。メーカーさんは出荷日を基準にされていて、弊社では商品の検収日を基準にするので、ズレが生じてしまいます。その際は、弊社の締め日を基準に金額を確定し、明細書をお送りするのでそこでメーカーさんにご確認いただきます。支払った後で、金額が違うという問い合わせがあり、その対応にも時間がかかっていました。


『BtoBプラットフォーム 請求書』導入によって、金額の違いについても『BtoBプラットフォーム 請求書』上で再発行のお願いが簡単にできるので、対応時間も減っています。


経理部マネジャー:導入からおよそ2カ月で、メーカーさんの7割が『BtoBプラットフォーム 請求書』を使ってくれています。直近では600社ほどから請求があり、そのうち約400社が電子請求書です。

専用請求書から電子請求書への変更で、取引先の負担も軽減

― 電子化率がすぐに7割まで進んだのはなぜでしょうか?

経理部マネジャー:まず考えられる要因として、弊社への請求には専用請求書を使っていただいていたことがあげられます。専用請求書は2枚複写式で、1枚は弊社に発送していただき、もう1枚はメーカーさんの控えです。1冊70セットを、300円でメーカーさんに購入いただいています。その請求書には、弊社からの発注書の伝票番号や明細、金額などを手書きで記入せねばならず、メーカーさんにとってかなりの負担だったと思います。それが電子化によって、自社で販売管理システムを使っておられるメーカーさんであれば、データをアップロードすればいいだけですし、専用請求書代も郵送代もかかりません。手書きで間違った場合の書き直しなども含めると、相当楽になられたのではないかと思います。


経理担当者:それからもうひとつ、考えられる理由があります。『BtoBプラットフォーム 請求書』の利用を開始する1カ月前に、インフォマートさんが作成したマニュアルを、弊社の入力フォームに合うようにアレンジした簡易マニュアルをメールで送りました。それを見ながら操作していただくことで、スムーズに電子請求書への対応をしていただけたのだと思います。


それでもメーカーさんから、「登録はしたけれど、その後はどうしたらいいんですか?」という問い合わせが多くありました。その際には、簡易マニュアルを見ていただきながら、弊社でも画面を見て、お客様と一緒に日付はこの欄にとか、金額はここにというように確認しながら作業をお願いしました。最初の1、2カ月はそういった問い合わせも多かったですが、いまはもうほとんどありません。

― 今後の御社の取り組みについても教えていただけますか?

経理部マネジャー:請求書の受取だけでなく、発行も電子化できないかと思っています。ただ、弊社がメーカーさんに対して専用請求書を使っていただているのと同じように、売り先でも専用請求書を使っているところが多いのです。発行先は300社ほどですが、手書きや専用フォームへの入力など、方式は様々です。現場と相談をしながら、電子化に向けて進められればと思います。

野村證券株式会社

野村證券株式会社

10万枚の請求書電子化がゴール!「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

株式会社サイバーエージェント

株式会社
サイバーエージェント

「電子請求書は、経営判断早期化とコスト大幅削減を両立する切り札」

株式会社イシダ

株式会社イシダ

年間36,000枚の支払通知書を「電子化」したことは、後世に続く業務改革と自負しています。

関西観光開発株式会社

関西観光開発株式会社

レストランの請求処理業務がほぼゼロに。“おもてなし”時間充実を叶え、さらなるハートフルサービス向上を目指しています。

株式会社オオゼキ

株式会社オオゼキ

仕入と経費、両方の請求書電子化により、月次確定が8日から1日に時間短縮。

受取側:GOSSO株式会社発行側:株式会社UNIT

受取:GOSSO株式会社
発行:株式会社UNIT

「会社が強くなっていく実感がありますね」
「ペーパーレス化で作業が一気に楽になりました」

株式会社インフォマート

株式会社インフォマート

請求関連業務の自動化が、経理部門の大幅なコスト削減と営業部門の業務スリム化に貢献

株式会社J.フロントフーズ

株式会社J.フロントフーズ

使い勝手向上や業務効率化において、「BtoBプラットフォーム 請求書」の選択は合理的な結論でした。

株式会社ビースタイル

株式会社ビースタイル

ミス削減・コストカットに加え、作業効率化による新しい働き方への変革

株式会社岡ア組

株式会社岡ア組

建設業のバックオフィス生産性が一気に向上。現場とのリアルタイムなデータ共有で無駄な時間が激減。

株式会社サイプレス

株式会社サイプレス

電子請求は単純に経理業務が楽になるだけではない。見える化・効率化を実現し、“効率経営”を支えてくれる。

株式会社USEI

株式会社USEI

パチンコイノベーターが経理業務にもイノベーションを起こす。電子請求書で内部統制の強化を実現。

株式会社ナック

株式会社ナック

電子請求の導入を一気に進め、年間54,000通を超える請求書の電子化を達成。年間400万円のコストカットを実現。

アトラス総合事務所

アトラス総合事務所

発行作業の大幅削減で、年間150万円のコストがほぼ“0”に。さらにクライアントの満足度アップも実現。

株式会社リオ・ホールディングス

株式会社
リオ・ホールディングス

導入して気づく、意外な効果。コスト削減、時短だけでなく、安心・安全な請求業務に繋がっています。

中部薬品株式会社

中部薬品株式会社

請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。

株式会社アスプルンド

株式会社アスプルンド

負担だった支払処理業務を「本来あるべき仕事の流れ」に。営業担当の意識が変わった!

日本システムウエア株式会社

日本システムウエア
株式会社

年間130万円のコストを削減。多数の企業が関わる開発業務だからこそ、請求処理の効率化は必須でした。

クリナップ株式会社

クリナップ株式会社

自社だけでなく、取引先のメリットも考慮。電子請求書への引き合いが増え、今後さらなる業務改善を期待できます。

株式会社ミック

株式会社ミック

年36,000通以上の請求書を電子化。増える請求業務を削減するために、他の選択肢はないと実感しています。

株式会社カルタス

株式会社カルタス

営業社員の作業負担が大幅に軽減。“空いた時間で新しいものを生み出す”そんな環境ができました。

株式会社弘益

株式会社弘益

非効率なプロセスを見直し、全社員が請求作業を見える化できる体制を実現しました。

キュービーネット株式会社

キュービーネット株式会社

支払通知書の導入と請求書業務の「見える化」が、大幅な業務改善をもたらしました。

スマートニュース株式会社

スマートニュース株式会社

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。単純作業をシステムに任せ、事業拡大の基盤となる業務環境を築けました。

株式会社フタバ

株式会社フタバ

限界と思っていた、請求書発行業務の効率化。電子化によって、業務量が大幅に減少しました。

株式会社デジサーフ

株式会社デジサーフ

請求書の電子化と自動入金消込で発行業務の負担が大幅に減少。本来の業務に集中できる環境が整いました。

大丸興業株式会社

大丸興業株式会社

既存の支払通知システムからの切替えで、5年間で700万円のコストを削減。ASPサービスのメリットを実感しています。

株式会社バリューゴルフ

株式会社バリューゴルフ

請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

株式会社トライアルカンパニー

株式会社
トライアルカンパニー

正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。そのために経理業務のスピードアップと精度の向上は欠かせませんでした。

小田急電鉄株式会社

小田急電鉄株式会社

商業施設の運営事業で、テナント様への帳票の発行業務が大きな負担でしたが、電子化でその手間が見事に解消しました。

フィールズ株式会社

フィールズ株式会社

請求書発行の電子化は社内のペーパーレス化の第一歩。導入効果は想像以上のものでした。

東西産業貿易株式会社

東西産業貿易株式会社

月初の繁忙期に負担になっていた請求書発行業務の改善は、数字には表れない大きなメリットです。

株式会社プロルート丸光

株式会社プロルート丸光

請求書の電子化は、取引先の負担も軽減できる取組み。利用開始直後から7割もの請求書が電子化できました。

株式会社ラピーヌ

株式会社ラピーヌ

支払通知書と請求書の発行にかかる時間を電子化によって大幅短縮。繁忙期でも心に余裕ができ、好循環を生み出しています。

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