電子帳簿保存法とe-文書法の違いって?
〜知っておきたいデータの保存要件

2016年12月9日 山下 聖治

電子帳簿保存法とe-文書法の違いって?〜知っておきたいデータの保存要件

2016年1月より電子帳簿保存法が改正されました。内容を正しく理解するため、改めてe-文書法との違いや、電子データの保存要件をおさらいしましょう。

紙文書の電子化を認めた「e-文書法」

まず、電子帳簿保存法の話に入る前に「e-文書法」について触れさせていただきます。
「e-文書法」とは、通常紙での保存が必要な文書に対して、一括で電子化を認める法律になります。「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つの基本要件を満たしていることが重要です。

上記の要件については、具体的な定義付けがされています。要約すると、電子化してある文書が、必要に応じて、速やかに整然とした形で書面作成ができ、消失・毀損・改変・消去の抑止措置があり、許可のないものからのアクセスの抑止措置が講じられており、情報を体系的に構築する措置がされている、という状態です。

e-文書法の代表格、電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、約250個からなるe-文書法の法律の中で、国税に関する法律(所得税法、法人税法など)を対象に、具体的な電子化の対応方法を規定したものになります。e-文書法と電子帳簿保存法の関係性は、「e-文書法」という大枠の法律があり、さらに細かく規定された各法律の一部として「電子帳簿保存法」が存在する、というものです。

電子帳簿保存法では、「見読性」「完全性」「検索性」の3つを満たし、なおかつ、「真実性の確保」「可視性の確保」の5つの要件を満たすことが必要となります。なお「真実性の確保」は「完全性」をもう少し具体的に定めたものであり、「可視性の確保」は「見読性」と「検索性」を具体的に定めたものです。

平成28年改正により、スキャンデータ保存が可能に

では、今年の電子帳簿保存法改正に少し触れていきます。
今回の改正では、電子化できる書類の金額基準が撤廃されました(改正前は3万円未満)。
また、電子署名が不要となりましたが、タイムスタンプ(いつ保存し、その後改ざんされていないか作成時刻等を付与するもの)は引き続き必要とされています。「完全性」の要件確保の見地からです。保存方法に関しては、重要書類以外は、大きさ情報・色情報が不要とされました。これにより、ほぼすべての文書のスキャンデータ保存が可能となりました。

この規制緩和により、一層現実的なものとなりましたが、これには一定の要件があり、「適正事務処理要件」を満たす必要があります。「適正事務処理要件」とは、組織の内部統制制度が維持されている状態を示し、そのために、社内規定が整備されており、さらに「相互牽制」「定期的なチェック」「再発防止策」の3点が適切に実施されていることを要件としています。

ここまで聞くと、やっぱり「電子帳簿保存法」なんて面倒なだけだと感じるかもしれません。しかし紙媒体では、紙自体が移動し、各部署をまわり、最終的にはそれを保存しておく場所が必要です。請求書や領収書などを電子化できれば、データの閲覧、検索の容易性、保存場所も省スペースと、かなりメリットはあります。ぜひ社内整備も含めて、 無駄を省く取り組みを始めてみてはいかがでしょうか?

本コラムの著者プロフィール

税理士法人スマッシュ経営

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1978年3月創業。
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税理士法人スマッシュ経営ホームページ
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