株式会社健食は業務用カット野菜の加工・販売をしています。
取引先の食品メーカー、給食事業者、スーパー、外食、市場仲卸などの方々から日々送信されるFAX発注書の受注処理に、事務員が1日の大半をあてていました。
従業員ごとに受注の処理方法が異なって属人化が起きていたため、受発注システム『TANOMU』の導入を決めました。
FAX受注の課題
①発注締め時間を過ぎている
納品2日前の午前中までと発注締め時間を決めていますが、FAXや電話では締め切り後にも注文が入って負担になっていました。
②急な納期の注文や、注文訂正が分かりにくい
FAX発注書の中に急ぎの納期や注文訂正もあるので、FAXが届けばすぐにすべてに目を通します。
③商品が変更されている
取引商品の規格などが変わっても、変更前のFAX発注書式が使われます。その場合、取引先と注文商品を確認して、受注内容を修正します。
④受注処理が属人化
FAX発注書の処理状況が把握しづらく、業務を誰かに代わってもらうことができませんでした。
⑤手書き文字が読めない
FAX発注書の文字が読めなければ、取引先に確認の電話をします。
⑥入力内容をダブルチェック
基幹システムに手入力する際、間違いがないか2名体制でダブルチェックします。
受発注システム『TANOMU』導入効果
①取引先が協力的
取引先に『TANOMU』での発注をご案内すると、「FAXに書くのが手間だった、はやくFAX送信を辞めたかった」「すごく楽になった」と好評ですんなり移行しました。
②リードタイムを確保
システム上で発注締め時間を設定し、リードタイムを確保できました。『TANOMU』での受注分は納品日ごとに自動で仕分けられるので、受注してすぐ目を通す必要もありません。
③受注処理が1日8時間から2時間に短縮
『TANOMU』から受注情報をCSVデータで取り出し、基幹システムに直接取り込めます。手入力の作業も入力内容のダブルチェックもなくなりました。
④受注の属人化が解消
『TANOMU』で受注情報をPCで共有できるようになり、誰でも業務を分担できるようになりました。従業員の教育工数も少なく済んでいます。