公益社団法人東久留米市シルバー人材センター
自治体への請求書発行業務をデジタル化。

平成28（2016）年からは、公益財団法人東京しごと財団が派遣元となる「労働者派遣契約」も開始し、現在では東久留米市から受託している学校施設管理や選挙関連業務など、さまざまな形態で市民サービスを支えています。業務の約75％は民間の企業と家庭からの依頼で、残り約25％が東久留米市からの依頼です。市経由の年間受注件数は、360件となっています。

山口氏：直接のきっかけは、東久留米市の会計課から『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入方針を知らされたことです。説明会にも参加し、効率化の観点から前向きに利用を決めました。

山下氏：東久留米市の会計課からは、以前から将来的なデジタル化の構想などを伺っていたこともあり、当センターが率先して利用することで、他の業者さんや庁内でも同意が得られやすくなるのではという思いもありました。シンプルなしくみで、特に難しさも感じませんでした。

片桐氏：現在は、東久留米市との継続契約分の請求の大部分を『BtoBプラットフォーム 請求書』で行っており、書類の確認・承認も画面上で完結します。紙で運用していた頃は再印刷が必要だったり、日付や金額のミスで差し替えが発生したりすることもありましたが、電子上で完結するのは大きな改善です。全体の流れが見えるようになったことで、業務全体が可視化されて安心感も増しました。

川村氏：請求書をオンラインで発行・提出できるようになったことがきっかけで、市役所への物理的な訪問がほぼ不要になったのはありがたいことです。およそですが、1回の提出で往復30分、現地でのやりとりを含めると1時間くらいはかかっていました。月に10～15回程度は市役所へ行っていたので、月16～18時間、年間で200～220時間くらいの削減が見込めます。

それに加えて、従来は東久留米市から発行される紙の支払通知の受け取りも週1回、市役所に通っていました。今は『BtoBプラットフォーム 請求書』で支払通知が届くため通う必要がなくなり、月2時間、年間で24時間以上削減できています。全体で約250時間の効果は確実にあり、職員1人分の月間労働時間が減らせたのは素晴らしいです。かつては急ぎの書類をレターパックで送ることもありましたが、今はありません。請求書も月に何百件と出していたので、郵送代の削減効果も大きいと思います。

山口氏：経理担当は、今までは請求の内訳が分からず初回の契約書を探さないと内容が把握できないケースもありました。でも、『BtoBプラットフォーム 請求書』には内訳も明記されており、誰が見ても分かりやすいので、経理担当が業務の詳細を知らなくても、内容を把握できるのは大きなメリットです。

片桐氏：東久留米市からの支払い内容の通知も『BtoBプラットフォーム 請求書』で確認できるので、入金状況との照合も簡単です。市役所への往復時間の削減はもちろん、紙との照合が不要になり、デジタル化の恩恵は非常に大きいと実感しています。

山口氏：デジタル化で人の手を介する業務が減ったことで、お互いに余裕ができ、別の建設的な話もできるようになってきていると感じます。実務に忙殺されずに、時間と気持ちの余裕が生まれたのは大きいです。理想は、請求書や添付書類をすべて電子で済ませて、対面でのコミュニケーションは必要な時だけにできれば、さらにお互いの時間を有効活用できると思います。

山下氏：『BtoBプラットフォーム』は電子契約も実現できるとのことで、さらに効率化が進むことを期待しています。同じシステム上で契約・請求・支払いをすべて一元管理して運用できれば、理想的です。最近はスモールスタートがトレンドで、「まずはやってみよう」という空気も出てきています。今後も、できるところから業務効率化を進めていきたいと思います。